Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника в Российской Федерации․ С 2020 года в России начался переход на электронную трудовую книжку (ЭТК), но бумажный вариант до сих пор остаётся актуальным для многих сотрудников․ Важно понимать, где именно работник должен получить свой документ — будь то бумажная или электронная форма, и как это происходит в зависимости от обстоятельств․
Кто выдаёт трудовую книжку?
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка выдаётся работнику работодателем — то есть организацией, в которую он был принят на работу․
- При первом трудоустройстве — работодатель обязан оформить и выдать трудовую книжку․
- При приёме на работу человека, у которого уже есть трудовая книжка — работодатель не выдаёт новую, а вносит сведения в существующую․
- Если трудовая книжка утеряна — работодатель по заявлению работника обязан выдать дубликат;
Где получить трудовую книжку при первом трудоустройстве?
С 1 января 2026 года в России завершён переходный период к электронной трудовой книжке․ Это означает, что:
- Для лиц, впервые устраивающихся на работу в 2026 году и позже — трудовая книжка оформляется только в электронной форме․ Бумажная книжка не выдаётся, если работник не подал заявление о желании сохранить бумажный вариант (но с 2026 года это возможно только в исключительных случаях, например, при отсутствии доступа к цифровым сервисам)․
- Электронная трудовая книжка формируется автоматически в информационной системе Социального фонда России (СФР) на основании данных, которые работодатель передаёт в СФР в форме Сведений о трудовой деятельности (форма ЕФС-1)․
Таким образом, работник не получает физический документ при первом трудоустройстве в 2026 году — вместо этого он получает доступ к своей ЭТК через:
- Личный кабинет на портале Госуслуги
- Портал Социального фонда России
- Мобильное приложение «СФР»
Работодатель обязан сообщить работнику, что ЭТК сформирована, и предоставить инструкции по доступу к ней․
Что делать, если у работника уже есть бумажная трудовая книжка?
Работники, которые уже имели трудовую книжку до 2020 года, имеют право выбрать:
- Продолжить использовать бумажную трудовую книжку — работодатель продолжает вносить в неё записи․
- Перейти на электронную трудовую книжку — для этого нужно подать в отдел кадров заявление о переходе․ После этого работодатель перестаёт вносить записи в бумажную книжку, а все сведения передаются в СФР․
Важно: бумажная трудовая книжка не изымается․ Она остаётся у работника как подтверждение стажа до перехода на ЭТК․
Где получить дубликат трудовой книжки?
Если трудовая книжка утеряна, повреждена или испорчена, работник должен:
- Написать заявление в отдел кадров по месту последнего места работы․
- Предоставить документы, подтверждающие трудовой стаж: трудовые договоры, справки с предыдущих мест работы, выписки из архивов, приказы о приёме и увольнении․
- Работодатель в течение 15 рабочих дней обязан выдать дубликат — либо бумажный, либо подтвердить наличие ЭТК․
Если последний работодатель ликвидирован, заявление подаётся в архив или в территориальный орган СФР․
Что делать иностранным гражданам без трудовой книжки?
Иностранные граждане, в т․ч․ из стран СНГ (например, Республики Узбекистан), которые работают в России по трудовому договору, также подпадают под действие ТК РФ:
- Если у них нет бумажной трудовой книжки — работодатель обязан оформить электронную трудовую книжку (если они работают с 2026 года)․
- Если они ранее работали в России и имели бумажную книжку — она сохраняется, и в неё вносятся новые записи․
Как проверить наличие электронной трудовой книжки?
Работник может самостоятельно проверить, есть ли у него ЭТК, через:
- Личный кабинет на Госуслугах → раздел «Трудовая книжка»
- Сайт СФР: https://es․fss․ru
- Приложение «Социальный фонд России»
- Обратившись в любое отделение СФР с паспортом и СНИЛС
В ЭТК содержатся все сведения о:
- Местах работы
- Должностях
- Датах приёма и увольнения
- Причинах увольнения
- Наградах и поощрениях (по желанию работодателя)
Почему важно знать, где получить трудовую книжку?
Правильное оформление трудовой книжки — это не просто формальность․ От неё зависит:
- Начисление пенсии — стаж, зафиксированный в книжке, напрямую влияет на размер выплат․
- Приём на новую работу — работодатели проверяют стаж и опыт через трудовую книжку․
- Решение споров — в случае конфликтов с работодателем, суды опираются на записи в трудовой книжке․
- Доступ к государственным льготам, например, при оформлении пособий, субсидий, компенсаций․
Работник получает трудовую книжку (бумажную или электронную) от работодателя, того, кто его официально трудоустроил․
- При первом трудоустройстве в 2026 году и позже — ЭТК формируется автоматически в СФР, работник получает доступ к ней через Госуслуги или портал СФР․
- Если у работника уже есть бумажная книжка, она остаётся у него, и работодатель вносит в неё записи, если он не подал заявление на переход на ЭТК․
- При утере — дубликат выдаётся последним работодателем или СФР․
- Иностранные граждане — также получают ЭТК при первом трудоустройстве в РФ, если не имеют бумажной книжки․
Важно! Ни один работодатель не имеет права требовать от работника приносить трудовую книжку «с собой» при приёме на работу — он обязан её оформить․ Если вам отказывают в трудоустройстве из-за отсутствия книжки — это нарушение ТК РФ․
Следите за своими данными в ЭТК — регулярно проверяйте их на Госуслугах․ Это ваша финансовая и социальная безопасность на будущее․
Контакты для справок:
Социальный фонд России: https://es․fss․ru
Госуслуги: https://www․gosuslugi․ru
Телефон горячей линии СФР: ###-###-####