Сегодня 12:24:10 () – актуальная дата, на которую сведения о переходе на электронный формат трудовой книжки остаются важным вопросом для работодателей и сотрудников․

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки, в которой хранятся сведения о трудовой деятельности работника в виде электронных записей, передаваемых в Социальный фонд России (СФР) через формы СЗВ‑ТД или ЕФС‑1․ Основные преимущества ЭТК:

• Упрощённый доступ к выписке о трудовой деятельности в любой момент через портал «Госуслуги» или сайт СФР;
• Снижение риска потери или повреждения документа;
• Возможность оперативного обновления данных при изменении места работы, должности или филиала․

Как убедиться, что у кандидата есть электронная трудовая книжка?

Согласно информации из открытых источников (ГАРАНТ․РУ, справочники кадровика и разъяснения СФР), проверить наличие ЭТК можно следующими способами:

1. Запрос выписки из ЭТК – кандидат может самостоятельно получить выписку по форме СТД‑СФР на портале Госуслуг или в отделении СФР и предоставить её работодателю․
2. Проверка в системе СФР – работодатель, имея доступ к личному кабинету страхователя, может запросить сведения о сотруднике через электронный документооборот (ЭДО) и увидеть, есть ли запись о выборе электронного формата․
3. Согласие работника – по закону перевод трудовой книжки в электронный вид осуществляется только с согласия сотрудника․ Если работник ранее подал заявление о переходе на ЭТК и получил подтверждение от работодателя, это служит достаточным основанием․

Важно помнить, что в выписке СТД‑СФР отсутствуют данные о трудовой деятельности до 1 января 2020 года (приказ Минтруда от № 489н)․ Поэтому для периода до этой даты может потребоваться бумажная трудовая книжка или иные подтверждающие документы․

Порядок подачи заявления работником о переходе на ЭТК

Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде может быть оформлено в свободной форме, но рекомендуется соблюдать общие правила деловой переписки․ Ниже представлена типичная структура заявления:

Примерная форма заявления

[ФИО работника]
[Должность, подразделение]
[Дата]

Заявление
о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде

Прошу предоставить мне сведения о моей трудовой деятельности в электронном виде
(электронная трудовая книжка) в соответствии с Федеральным законом № 27‑ФЗ
«О трудовой пенсии в Российской Федерации» и нормативными актами Минтруда России․

С уважением,
[Подпись]
[Расшифровка подписи]

После получения такого заявления работодатель обязан:

• Выдать работнику на руки бумажную трудовую книжку (если она ещё не была выдана) не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления;
• Внести в бумажную трудовую книжку запись о подаче работником заявления о предоставлении сведений в электронном виде;
• Начать передачу сведений о трудовой деятельности в СФР через формы СЗВ‑ТД или ЕФС‑1․

Сроки и порядок предоставления сведений из электронной трудовой книжки

Возможность предоставлять сведения о трудовой деятельности работников в электронном виде появилась в 2020 году․ С того момента:

• Работники могли в течение 2020 года подать заявление о выборе способа учёта (электронный или бумажный);
• Если заявление не было подано, по умолчанию продолжалось ведение бумажной трудовой книжки;
• С 2021 года переход на ЭТК возможен в любой момент по инициативе сотрудника․

После подачи информации о трудоустройстве (приём, перевод, увольнение) работодатель обязан каждый раз передавать обновлённые сведения в СФР, если:

• Изменено наименование компании;
• Работник переведён на другую должность или в другой филиал;
• Произошло изменение условий труда, влияющее на запись в трудовой книжке․

Как получить выписку из электронной трудовой книжки?

Выписка по форме СТД‑СФР может быть получена следующими способами:

1. Через личный кабинет на портале «Госуслуги» (раздел «Трудовая деятельность» → «Выписка из электронной трудовой книжки»);
2. В отделении Социального фонда России (СФР) по месту жительства или регистрации;
3. Через работодателя, если у него есть доступ к системе ЭДО и он может запросить выписку от имени сотрудника․

В выписке содержатся:

• Сведения о всех кадровых событиях (приём, перевод, увольнение, изменения должности) от компаний, которые подавали отчёты СЗВ‑ТД или ЕФС‑1;
• Информация о том, подавал ли сотрудник заявление о выборе электронного формата трудовой книжки;
• Отметка о отсутствии данных за период до (при необходимости запрашиваются бумажные документы)․

Особенности работы с ЭТК в 2026 году

По данным на 2026 год:

• СФР разъяснил, что электронная трудовая книжка и пенсионный счёт содержат разные наборы сведения, необходимые для назначения пенсии․ Поэтому при планировании пенсии важно проверять оба источника;
• Минтруд подтвердил возможность подачи бумажных заявлений работодателю, который уже перешёл на электронный документооборот (ЭКДО)․ Это означает, что даже если компания использует ЭКДО для внутреннего документооборота, сотрудник всё равно может подать традиционное бумажное заявление;
• Отдел кадров остаётся ответственным за ведение трудовой книжки (бумажной или электронной)․ Сотруднику следует обращаться именно в этот отдел с заявлением о переходе на ЭТК․

Рекомендации для работодателей и сотрудников

Для работодателей:

• Обеспечить доступ сотрудников к инструкциям по получению выписки из ЭТК (разместить на внутреннем портале или в информационных стендах);
• Вести журнал регистрации заявлений о переходе на ЭТК и контролировать соблюдение трёхдневного срока выдачи бумажной трудовой книжки;
• Регулярно обновлять внутренние нормативные акты в соответствии с последними приказами Минтруда и разъяснениями СФР․

Для сотрудников:

• Перед подачей заявления уточнить у отдела кадров, принимает ли компания электронные заявления или предпочитает бумажный формат;
• Сохранять копию поданного заявления и подтверждение о его получении (например, входящий номер или электронное подтверждение);
• При необходимости получать выписку из ЭТК заранее, особенно при планировании перехода на новую работу или оформлении пенсии․

Электронная трудовая книжка стала неотъемлемой частью современной системы учёта трудовой деятельности в России․ Правильное оформление заявления работником, своевременная выдача бумажной трудовой книжки работодателем и регулярная передача сведений в СФР обеспечивают прозрачность и надёжность трудовых отношений․ Следуя рекомендациям, изложенным в данной статье, zarówno работники, так и работодатели смогут избежать распространённых ошибок и эффективно пользоваться всеми преимуществами ЭТК в 2026 году и далее․