С 2024 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). Работодателям важно знать‚ какие документы и какие действия требуются‚ когда новый сотрудник приходит к вам с ЭТК вместо традиционной бумажной книжки. В статье подробно разобраны все этапы: от проверки наличия ЭТК до внесения записей в государственные системы.

Что такое электронная трудовая книжка?

ЭТК – это цифровой документ‚ который хранит сведения о трудовой деятельности гражданина в единой государственной информационной системе СФР (Система Федерального Реестра). Доступ к данным осуществляется через портал Госуслуги или через приложение «Электронная трудовая книжка».

• Владелец ЭТК может просматривать свои записи онлайн‚ получать выписки‚ подписанные электронной подписью.
• Работодатель вносит сведения о приёме‚ переводе‚ повышении‚ увольнении в виде отчёта СЗВ‑ТД (сведения о заработной плате и удержаниях) и Служебных форм (СТД‑Р‚ СТД‑СФР).
• Если работник желает‚ он может одновременно иметь и бумажную книжку – в этом случае обе версии ведутся параллельно.

Как убедиться‚ что у кандидата электронная трудовая книжка?

При приёме на работу необходимо уточнить‚ в какой форме у соискателя ведётся трудовая книжка.

1. Спросите у кандидата: «У вас электронная трудовая книжка или бумажная?»
2. Попросите показать скриншот или распечатку из личного кабинета на портале Госуслуг (раздел «Электронная трудовая книжка»).
3. Если кандидат не может продемонстрировать запись‚ попросите его выслать выписку‚ заверенную электронной подписью. Такая выписка имеет юридическую силу (Минцифры России).

Какие документы нужны при приёме сотрудника с ЭТК?

Список обязательных документов одинаков для всех новых работников‚ но для обладателя ЭТК добавляются специфические формы.

Порядок оформления приёма на работу

Ниже – пошаговый алгоритм действий работодателя.

Шаг 1. Сбор и проверка документов

• Проверьте подлинность паспорта и СНИЛС.
• Убедитесь‚ что у кандидата есть ЭТК (см. пункт 2).
• Получите от кандидата СТД‑Р или СТД‑СФР (в зависимости от ситуации).

Шаг 2. Оформление заявления работника

Если кандидат переходит с бумажной книжки на электронную‚ он обязан подать письменное заявление о переходе (п. 5 ст. 2 Закона № 439‑ФЗ). В заявлении указываются:

• ФИО‚ должность‚ подразделение.
• Дата подачи заявления.
• Текст: «Прошу перевести мою трудовую книжку в электронный формат».

Шаг 3. Внесение записи о приёме в ЭТК

1. Подготовьте отчёт СЗВ‑ТД за первый месяц работы (данные о заработной плате‚ удержаниях).
2. Сформируйте служебную форму СТД‑Р/СТД‑СФР с указанием:
   • Дата приёма.
   • Должность и штатное расписание.
   • Трудовой договор (номер‚ дата).
3. Отправьте форму в территориальное отделение СФР через Личный кабинет работодателя (портал Госуслуги или специализированную программу «Электронный документооборот работодателя»).

Шаг 4. Выдача (или закрывающая запись в) бумажной трудовой книжки

Если у работника сохраняется бумажная книжка‚ необходимо:

• Сделать закрывающую запись о переходе на электронный формат (ст. 66.1 ТК РФ).
• Внести в неё дату подачи заявления и отметку «Перевод в электронный формат».
• Вернуть книжку сотруднику – она будет служить лишь справочным документом.

Шаг 5. Оповещение ПФР и ФСС

После передачи данных в СФР система автоматически формирует выписки для Пенсионного фонда России и Фонда социального страхования. Работодатель обязан убедиться‚ что:

• Все сведения корректно отобразились в личном кабинете ПФР.
• Отчёт СЗВ‑ТД отправлен в срок (не позднее 15‑го числа месяца‚ следующего за отчётным).

Что делать‚ если работник отказывается от ЭТК?

Согласно ст. 5 Закона № 439‑ФЗ‚ работник имеет право в любой момент перейти на бумажную форму. В этом случае:

1. Получите от него письменное заявление об отказе от ЭТК.
2. Сделайте в ЭТК запись об отказе (это фиксирует факт перехода).
3. Выдайте работнику бумажную трудовую книжку с записью о приёме и последующими изменениями.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Нужно ли мне лично проверять электронную запись в СФР?

Да. После отправки СТД‑Р/СТД‑СФР зайдите в личный кабинет работодателя и убедитесь‚ что статус «Принято» (или «Обработано»). При ошибке система выдаст сообщение об отклонении‚ и вам придётся исправить данные.

Вопрос: Можно ли оформить приём без бумажной трудовой книжки?

Полностью можно. Если работник отказывается от бумажной формы‚ достаточно оформить только электронные документы (заявление‚ СТД‑СФР) и передать сведения в СФР.

Вопрос: Как получить выписку из ЭТК для сотрудника?

Работник может запросить выписку через портал Госуслуги‚ а работодатель – через служебную форму СТД‑Р. Выписка заверяется электронной подписью и имеет юридическую силу.

Вопрос: Что делать‚ если в ЭТК уже есть запись о предыдущем месте работы‚ но её нет в бумажной книжке?

В таком случае необходимо:

• Сделать в бумажной книжке запись о предыдущем месте работы (по справке СТД‑Р/СТД‑СФР).
• Убедиться‚ что обе версии синхронизированы‚ чтобы избежать конфликтов при последующих проверках.

Полезные ссылки и ресурсы

• Госуслуги – портал для получения ЭТК
• Пенсионный фонд России – проверка данных
• Фонд социального страхования – инструкции по СЗВ‑ТД
• Гарант.ру – правовая база ТК РФ

Переход на электронную трудовую книжку упрощает процесс кадрового учета‚ но требует от работодателя чёткого соблюдения процедур: проверка наличия ЭТК‚ получение СТД‑Р/СТД‑СФР‚ оформление заявления о переходе‚ внесение записей в СФР и‚ при необходимости‚ закрывающая запись в бумажной книжке. Следуя описанному выше алгоритму‚ вы избежите типовых ошибок и обеспечите законность трудовых отношений в 2026‑м году.

Если у вас остались вопросы‚ обратитесь к специалисту по трудовому праву или в службу поддержки портала Госуслуги.