С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). С этого момента все трудовые отношения оформляются исключительно в электронном виде‚ а бумажные варианты сохраняются только по желанию сотрудника. Ниже подробно рассмотрено‚ какую информацию может увидеть работодатель в электронной трудовой книжке своего подчинённого.

Где хранится ЭТК и как к ней получить доступ

Электронная трудовая книжка хранится в Социальном фонде России (СФР). Доступ к ней осуществляется через:

• Личный кабинет на портале Госуслуги (раздел «Трудовая деятельность»);
• Специализированные сервисы работодателя‚ подключённые к API СФР (например‚ 1С:ЗУП‚ «Контур.Фокус» и аналогичные системы);
• Запрос выписки через МФЦ или непосредственно в отделении СФР.

Для получения выписки работодатель должен иметь согласие сотрудника (или действовать в рамках трудового договора‚ где такое согласие предусмотрено). После подтверждения согласия система выдаёт выписку в формате PDF или XML‚ которую можно импортировать в внутренние кадровые системы.

Какие данные содержатся в ЭТК

Электронная трудовая книжка включает следующие блоки информации:

Личные данные сотрудника

• Фамилия‚ имя‚ отчество;
• СНИЛС;
• Дата и место рождения;
• Гражданство;
• Контактная информация (по желанию – телефон‚ e‑mail).

Сведения о трудовой деятельности

• Наименование организации (ИНН‚ КПП‚ ОГРН);
• Дата приёма и увольнения;
• Трудовая функция (должность‚ профессия‚ specialty);
• Вид трудового договора (срочный‚ бессрочный‚ по совместительству);
• Основания для приёма/увольнения (по соглашению сторон‚ по инициативе работника‚ сокращение штата и т.д.);
• Информация о переводах внутри организации (изменение должности‚ структурного подразделения);
• Сведения о периодах нетрудоспособности (больничные‚ отпуска по уходу за ребёнком‚ декретный отпуск) – если они отражены в трудовой книжке по запросу сотрудника.

Информация о страховых взносах и стаже

• Периоды‚ за которые уплачивались страховые взносы в ПФР/ФСС (теперь – в СФР);
• Наличие периодов‚ не учитываемых в страховом стаже (например‚ неоплачиваемый отпуск);
• Общий трудовой стаж и стаж‚ дающий право на пенсию.

Дополнительные сведения (по желанию сотрудника)

• Информация о повышении квалификации‚ профессиональной переподготовке;
• Сведения о наградах и поощрениях;
• Данные о совместительстве и внешнем совмещении.

Что именно видит работодатель в выписке

Когда работодатель запрашивает выписку из ЭТК‚ он получает документ‚ содержащий:

1. Заголовок – реквизиты запроса (ФИО сотрудника‚ СНИЛС‚ дата формирования выписки).
2. Таблицу с трудовыми записями – каждая строка соответствует одному периоду работы в конкретной организации с указанием дат‚ должности и основания увольнения.
3. Сводку по стажу – общий трудовой стаж‚ стаж‚ засчитываемый для пенсии‚ и периоды‚ не включённые в стаж.
4. Примечания – информация о согласии на обработку данных‚ дату подачи заявления о переходе на ЭТК (если переход был recent) и т.п.
5. QR‑код или электронную подпись – для проверки подлинности документа через сервис СФР.

Важно отметить‚ что работодатель не видит следующие данные‚ если сотрудник не предоставил своё согласие:

• Подробную информацию о больничных листах и отпусках (если они не внесены в трудовую книжку по инициативе работника);
• Сведения о доходах (заработная плата‚ премии) – они находятся в налоговой и пенсионной системах‚ а не в ЭТК;
• Личные данные‚ не связанные с трудовой деятельностью (например‚ семейное положение‚ образование – если сотрудник не указал их добровольно).

Права и обязанности сторон

Обязанности работодателя

• Своевременно передавать сведения о приёме‚ переводе и увольнении сотрудника в Социальный фонд (через ЕГРЗ или напрямую через личный кабинет работодателя);
• Обеспечивать конфиденциальность получаемых данных и использовать их исключительно для кадрового учёта и исполнения трудового законодательства;
• Информировать сотрудника о порядке получения выписки из ЭТК и о его праве отказаться от бумажного варианта.

Права сотрудника

• Получать бесплатную выписку из своей электронной трудовой книжки неограниченное количество раз;
• Запрещать работодателю запрашивать выписку без его согласия (за исключением случаев‚ предусмотренных ТК РФ‚ например‚ при приёме на работу);
• Требовать исправления ошибочных записей в ЭТК через обращение в Социальный фонд.

Практические рекомендации для работодателей

1. Интегрировать кадровую систему с API СФР – это позволит автоматически получать обновления о трудовой деятельности сотрудников и снизит риск ошибок при ручном вводе.
2. Оформить внутренний регламент по работе с ЭТК: порядок получения согласия‚ хранение выписок‚ сроки предоставления информации сотрудникам.
3. Обучить кадровый персонал работе с личным кабинетом на Госуслугах и с сервисами СФР‚ чтобы избежать задержек при оформлении документов.
4. Регулярно проверять корректность передаваемых данных (СНИЛС‚ даты‚ наименования организаций) – неточности могут привести к штрафам со стороны трудовой инспекции.
5. Хранить электронные выписки в защищённом корпоративном хранилище с контролем доступа‚ соблюдая требования ФЗ‑152 «О персональных данных».

Электронная трудовая книжка – это современный инструмент‚ который делает процесс учёта трудовой деятельности прозрачным и безопасным как для работника‚ так и для работодателя. Работодатель‚ получив доступ к ЭТК‚ видит полную и проверенную информацию о трудовом пути сотрудника: личные данные‚ периоды работы‚ должности‚ основания увольнения и сведения о страховом стаже. При этом конфиденциальность личной информации‚ не связанной с трудовой деятельностью‚ сохраняется благодаря необходимости получения согласия сотрудника и строгому регулированию доступа к данным.

С учётом завершения переходного периода с 1 января 2026 года‚ рекомендуется уже сейчас настроить внутренние процессы взаимодействия с Социальным фондом‚ обучить персонал и обеспечить защиту получаемых данных. Это позволит избежать штрафов‚ повысить доверие сотрудников и сделать кадровое администрирование более эффективным.