С 1 января 2020 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой аналог привычного бумажного документа. Для того чтобы работник мог пользоваться всеми преимуществами ЭТК, ему необходимо подать работодателю заявление о переходе на электронный формат. Но что происходит, если заявление не подано? В этой статье разберём все нюансы, последствия и способы решения проблемы.

Правовой контекст

• С 1 января 2020 года – введена ЭТК. Работники, которые получили первую официальную работу после 2021 года, имеют только электронный формат.
• До 31 декабря 2020 года работники могли выбрать:
  • Ведение бумажной трудовой книжки.
  • Переход на ЭТК.
• Отказ от бумажной трудовой книжки невозможен, но переход на ЭТК добровольный.
• Если заявление не подано, информация о трудовой деятельности до подтверждается только бумажной трудовой книжкой.

Что происходит без заявления?

Если работник не подал заявление о переходе на ЭТК, то:

• Его сведения о трудовой деятельности в системе «ЭТК» отсутствуют.
• При необходимости получить выписку из ЭТК (формы СТД‑Р, PDF, XML) работник не сможет получить её через портал Госуслуг.
• Пенсионный фонд и другие органы могут подтвердить стаж только на основании бумажной трудовой книжки.
• При отсутствии бумажной книжки работник рискует не иметь доказательства трудового стажа, что может повлиять на получение пенсионных выплат, кредитов, визы и т.д.

Как исправить ситуацию?

Ниже приведены пошаговые инструкции для работника и работодателя.

Для работника

1. Подготовьте заявление в произвольной форме. В тексте укажите:
   • ФИО, дата рождения, номер ИНН.
   • Наименование работодателя и его ИНН.
   • Сведения о периодах работы (начало и конец каждого контракта).
   • Пожелание перейти на ЭТК (или сохранить бумажную).
2. Подпишите заявление и дайте копию работодателю.
3. Отправьте заявление работодателю в течение 3 рабочих дней до увольнения, если вы планируете уходить.
4. Если заявление подано позже, работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку не позднее дня увольнения.

Для работодателя

1. Получите заявление от сотрудника и проверьте его полноту.
2. Отправьте заявление в Пенсионный фонд через портал Госуслуг или лично в отделение.
3. Обновите данные в системе ЭТК – внесите сведения о периодах работы.
4. Выдайте сотруднику электронную выписку (формы PDF и XML) через портал Госуслуг.

Что делать, если у работника нет бумажной трудовой книжки?

В этом случае необходимо:

• Подать заявление в Пенсионный фонд о подтверждении стажа.
• Получить выписку из ЭТК (если работник уже имеет электронный формат).
• Если выписка недоступна, запросить у работодателя копию трудовой книжки в бумажном виде (если она была сохранена).
• В случае отсутствия обеих форм – обратиться в Пенсионный фонд с просьбой о восстановлении трудовой книжки.

Как получить выписку из ЭТК без заявления?

Если заявление не было подано, то:

• Выписка из ЭТК в формате PDF и XML недоступна через портал Госуслуг.
• Можно запросить выписку в бумажном виде у работодателя.
• Если бумажной трудовой книжки нет, обратитесь в Пенсионный фонд с заявлением о восстановлении.

Штрафы и последствия для работодателя

Согласно Порядку ведения и хранения трудовых книжек:

• Непредоставление заявления о переходе на ЭТК может привести к штрафу.
• Работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку не позднее дня увольнения, если заявление подано менее чем за 3 рабочих дня.
• Невыполнение требований может повлечь за собой юридические последствия и ответственность за нарушение трудового законодательства.

Плюсы и минусы электронного формата

• Преимущества:
  • Удобный доступ к данным через портал Госуслуг.
  • Возможность получения выписки в PDF и XML.
  • Сокращение бумажной работы и экономия времени.
• Недостатки:
  • Проблемы при отсутствии заявления.
  • Необходимость наличия учетной записи в системе Госуслуг.
  • Требуется подтверждение статуса работника.

Как быстро оформить заявление?

1. Скачайте шаблон заявления (если есть в сети) или напишите его самостоятельно.
2. Заполните все поля, убедитесь, что указаны даты начала и окончания работы.
3. Подпишите заявление и передайте его работодателю.
4. Сохраните копию для личных целей.

Если вы не подали заявление о переходе на электронную трудовую книжку, то:

• Вы рискуете потерять доступ к официальной выписке из ЭТК.
• Вам понадобится бумажная трудовая книжка для подтверждения стажа.
• Если бумажной нет – обратитесь в Пенсионный фонд с заявлением о восстановлении.

Чтобы избежать проблем, рекомендуется:

• Подать заявление о переходе на ЭТК как можно раньше.
• Проверить наличие учетной записи в системе Госуслуг.
• Сохранять копии всех заявлений и выписок.
• Своевременно обновлять данные в системе ЭТК.

Электронная трудовая книжка – это не просто нововведение, а важный инструмент, который упрощает жизнь работника и работодателя. Не забывайте о своевременном оформлении заявлений, чтобы ваш трудовой стаж был официально подтверждён и доступен в любой момент.