Дата актуализации: г. 09:14:13
Правовая база
С 1 января 2020 года в действие вступил Федеральный закон № ТК‑ФЗ‑2020, который ввёл электронные трудовые книжки (ЭТК). В Трудовой кодекс РФ внесены поправки, согласно которым:
- работодатель обязан вести запись о трудовой деятельности сотрудника в электронном виде и передавать её в ПФР;
- работник имеет право в любой момент перейти с бумажной ТК на ЭТК;
- для удалённых (дистанционных) сотрудников порядок оформления не отличается от обычных, однако допускаются дистанционные способы подписания и передачи документов.
Кто может стать владельцем ЭТК?
ЭТК может получить любой работник, заключивший трудовой договор, в т.ч.:
- офисные сотрудники;
- внутренние и внешние совместители;
- удалённые (дистанционные) работники, работающие из любого города России.
Основные этапы перехода на электронную трудовую книжку
Действия со стороны работника
- Подать заявление о переходе на электронную трудовую книжку (образец заявления можно взять у работодателя или скачать с сайта Госуслуг);
- Удостоверить личность (паспорт, СНИЛС) – данные будут занесены в ЭТК.
- Подписать бумажную трудовую книжку в качестве подтверждения перехода (если у него уже есть бумажный вариант).
Действия со стороны работодателя
- Подготовка документации:
- Заявление работника о переходе;
- Запись в бумажной ТК о выборе ЭТК (стр. 1‑2, подпись работодателя и печать, если она предусмотрена);
- Согласие работодателя (при необходимости – приказ о переходе).
- Ввод данных в систему:
Для большинства компаний используется облачная конфигурация 1С:Бухгалтерия или 1С:ЗУП. В этих системах предусмотрены:
- модуль «Электронные трудовые книжки»;
- автоматическая генерация XML‑сообщения в соответствии с требованиями ПФР;
- бесплатный тестовый период 14 дней, техподдержка 24/7 и регулярные обновления без доплат.
- Отправка сведений в СФР:
Для передачи данных в Социальный фонд России (СФР) используется сервис 1С‑Отчетность. На 2025 год предусмотрен специальный тариф «СФР бесплатно», позволяющий отправлять отчёты без оплаты в течение трёх месяцев.
- Получение подтверждения:
После загрузки данных в СФР работнику высылается уведомление о формировании ЭТК. Выписку из ЭТК можно получить через Госуслуги или на личном кабинете СФР.
Как оформить запись в электронную трудовую книжку дистанционного работника
Техническая часть
Для дистанционного сотрудника все действия могут быть выполнены онлайн:
- Работник отправляет заявление в электронном виде (PDF, DOCX) через корпоративный портал или по e‑mail.
- HR‑специалист в системе 1С вносит запись о переходе (поле «Тип трудовой книжки – электронная»).
- Система автоматически формирует XML‑сообщение и отправляет его в СФР через сервис 1С‑Отчетность.
- Подтверждение о регистрации ЭТК приходит на электронную почту работника и в личный кабинет ПФР.
Подпись и печать
Если у работодателя есть печать, запись в бумажной ТК заверяется подписью руководителя (или лица, ответственного за ведение ТК) и печатью. При полностью электронном процессе подпись может быть заменена квалифицированной электронной подписью (КЭП), признанной в РФ.
Особенности для дистанционных сотрудников
- Не требуется физическое присутствие в офисе – все документы передаются в электронном виде.
- Для подтверждения личности можно использовать Госуслуги (видеоверификация) либо сервисы удалённого нотариата.
- Работодатель обязан обеспечить безопасное хранение персональных данных в соответствии с ФЗ‑152 «О персональных данных».
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
| Вопрос | Ответ |
|---|---|
| Можно ли отказаться от записи в ЭТК? | Да. Работник имеет право отказаться, но в этом случае он сохраняет только бумажную ТК. Отказ фиксируется в заявлении и в бумажной ТК. |
| Что делать, если у работника уже есть электронная ТК, а он переходит на удалённый режим? | Никаких дополнительных действий не требуется – запись о смене места работы вносится в уже существующую ЭТК через 1С. |
| Можно ли вести одновременно бумажную и электронную ТК? | Да. По закону работник может сохранять бумажный документ в дополнение к ЭТК. Работодатель обязан вносить записи в оба варианта. |
| Какие сроки передачи данных в СФР? | Запись должна быть передана в течение 5 рабочих дней с момента её внесения в систему работодателя. |
| Нужна ли печать работодателя при электронном оформлении? | Если используется квалифицированная электронная подпись, печать не требуется. При традиционном способе – печать ставится в бумажной ТК. |
Практические рекомендации работодателю
- Внедрить в компанию облачную конфигурацию 1С:ЗУП/Бухгалтерия – это упростит формирование и отправку данных.
- Обучить HR‑персонал работе с модулем «ЭТК» и сервисом 1С‑Отчетность.
- Разработать внутренний регламент: порядок подачи заявлений, сроки ввода данных, контроль качества.
- Обеспечить сотрудников инструкциями по использованию Госуслуг и получению выписки из ЭТК.
- Регулярно проверять актуальность сертификатов КЭП и соответствие требованиям ФЗ‑152.
Переход на электронную трудовую книжку для дистанционного работника – это простая и полностью законодательно поддерживаемая процедура. При правильном использовании современных ИТ‑решений (1С, 1С‑Отчетность, Госуслуги) запись в ЭТК занимает минимум времени, исключает необходимость личного присутствия в офисе и гарантирует надёжное хранение данных в системе ПФР.
Следуя описанному алгоритму, работодатели могут обеспечить корректное оформление и быструю передачу сведений о трудовой деятельности удалённых сотрудников, а работники получат удобный цифровой документ, доступный в любой момент через личный кабинет на портале Госуслуг.
Автор статьи: Ваш помощник. Все материалы актуальны на дату публикации – 21 мая 2026 г.