С 1 января 2026 года в России вступили в силу ключевые изменения в порядке ведения трудовых книжек. Для работодателя, принимающего на работу дистанционного сотрудника (удалённого работника) впервые (т.е. гражданина, ранее не имевшего трудового стажа и не оформлявшего трудовую книжку), сложился однозначный и обязательный порядок: трудовая книжка открывается только в электронной форме.

Данная статья подробно разбирает, как правильно и законно оформить электронную трудовую книжку (ЭТК) для нового дистанционного сотрудника, какие шаги необходимо предпринять работодателю и на что обратить внимание самому работнику.

Правовая основа: почему только электронная книжка?

Основные нормы регулируются Трудовым кодексом РФ и законодательством о Социальном фонде:

• Статья 66.1 ТК РФ (введена Федеральным законом от № 394-ФЗ): Устанавливает, что с 1 января 2026 года трудовая книжка на бумажном носителе не оформляется для лиц, принимаемых на работу впервые. Для них сведения о трудовой деятельности вносятся исключительно в электронную трудовую книжку.
• Статья 66 ТК РФ: Определяет, что для иных работников (имеющих стаж до 2026 года) сохраняется право выбора — электронная или бумажная трудовая книжка.
• Решения Правления Социального фонда России (СФР): Утверждают порядок ведения ЭТК и формы отчётности (в частности, форма ЕФС-1 — Сведения о трудовой деятельности).

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка, это официальный цифровой аналог (замена) бумажной трудовой книжки. Это не просто PDF-файл, а юридически значимая запись в единой государственной информационной системе, которую ведёт Социальный фонд России (СФР).

Основные характеристики ЭТК:

• Хранится в СФР: Все сведения находятся в защищённой государственной базе данных.
• Неизменяемость: Внесённые записи не могут быть удалены или изменены. Ошибки исправляются только через суд.
• Доступность: Работник может в любой момент получить выписку из ЭТК через личный кабинет на портале Госуслуг или сайта СФР. Работодатель также имеет доступ для подачи сведений.
• Безопасность: Исключает риски потери, подделки или повреждения документа.

Пошаговая инструкция для работодателя при приёме на работу впервые дистанционного сотрудника

Процедура состоит из нескольких обязательных этапов.

Шаг 1: Проверка наличия у кандидата ранее оформленной трудовой книжки

На собеседовании или при подаче заявления необходимо уточнить у кандидата, был ли он ранее официально трудоустроен (даже один день). Если ответ «нет» — оформляем ЭТК. Если «да» — нужно выяснить, в какой форме ведётся его трудовая книжка (бумажная или электронная). Для новичка 2026 года — только ЭТК.

Трудовой договор с дистанционным сотрудником заключаеться в письменной форме (ст. 312.1 ТК РФ). Его можно подписать:

• Электронно с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).
• На бумажном носителе с последующим сканированием и обменом документами.

Важно: В тексте ТД обязательно должен быть указан режим дистанционной (удалённой) работы.

Шаг 3: Подготовка и подача сведений в СФР (форма ЕФС-1)

Это ключевое действие для создания записи в ЭТК. Работодатель обязан подать в СФР Сведения о трудовой деятельности (форма ЕФС-1) в отношении каждого принятого работника.

Что указывается в ЕФС-1 для новичка:

1. Данные работника (ФИО, СНИЛС, паспортные данные).
2. Данные работодателя.
3. Дата и номер приказа (распоряжения) о приёме на работу.
4. Дата начала трудовых отношений.
5. Наименование должности (профессии) в соответствии с ОКПДТР или ОКЗ.
6. Основание для внесения записи, «Приём на работу».

Срок подачи: Сведения о приёме на работу подаются в СФР не позднее следующего рабочего дня после издания акта работодателя (приказа) о приёме.

Шаг 4: Информирование работника

Работодатель обязан уведомить работника о подаче сведений в СФР. Это можно сделать:

• Через служебную записку в корпоративном мессенджере (если он используется для рабочих целей).
• Путём направления письменного уведомления на личный email.
• Включением соответствующей записи в трудовой договор или приказ о приёме.

В уведомлении стоит указать, что сведения о его трудовой деятельности внесены в ЭТК, и предложить ознакомиться с ней через Госуслуги.

Шаг 5: Работа с 1С:ЗУП и отчётностью

Для автоматизации процесса подачи ЕФС-1 большинство компаний используют программные продукты (например, 1С:Зарплата и управление персоналом). В них:

• Заполняются данные о новом сотруднике.
• Формируется и отправляется в СФР электронная форма ЕФС-1.
• Контролируется статус отправки и приём.

Важно: Подача ЕФС-1 — это не просто бухгалтерская отчётность, а юридически значимое действие по созданию записи в ЭТК. Ошибки в данных (например, в ФИО или СНИЛС) могут привести к созданию «дубля» записи или её недоступности для работника.

Особенности для дистанционного (удалённого) работника

Факт работы в дистанционном формате не меняет порядка оформления ЭТК, но добавляет нюансы:

• Электронный документооборот: Весь процесс (от договора до уведомления) может и должен быть осуществлён в электронном виде с использованием ЭЦП.
• Место работы: В записи ЕФС-1 указывается адрес (место нахождения) работодателя (его юридический адрес или адрес филиала), а не адрес места фактической работы сотрудника (его дома).
• Доступ к ЭТК: Дистанционный сотрудник, как и любой другой, получает доступ к своей ЭТК через Госуслуги. Работодатель не выдает ему никакого бумажного документа.
• Хранение документов: Трудовой договор, приказы и другие кадровые документы на дистанционного работника хранятся у работодателя в электронном виде (с ЭЦП) или в бумажном виде (если был подписан на бумаге).

Частые вопросы и ответы (FAQ)

Вопрос: А что, если у работника уже есть старая бумажная трудовая книжка с записями?

Ответ: Если у гражданина уже есть бумажная трудовая книжка с записями о предыдущей работе (даже одной), то он не считается принимаемым на работу впервые. Для него сохраняется право на оформление бумажной книжки (если он этого захочет) или перевод существующих записей в электронную форму. Но с 2026 года для таких работников нельзя оформить новую бумажную книжку, только ЭТК с переносом старых записей.

Вопрос: Как работник может убедиться, что его запись появилась в ЭТК?

Ответ: Работнику необходимо:

1. Зарегистрироваться на портале Госуслуг (если ещё не зарегистрирован).
2. Подключить сервис «Электронная трудовая книжка» (он привязан к СНИЛС).
3. После подачи работодателем ЕФС-1 (обычно в течение 5-10 рабочих дней) запись появится в личном кабинете.

Вопрос: Что делать, если в записи об ошибке (ошибка в ФИО, дате, должности)?

Ответ: Работодатель подаёт в СФР исправительный документ (новую форму ЕФС-1 с признаком «Исправление»). Однако, согласно закону, нельзя удалять или изменять уже внесённую запись. Исправление создаёт новую запись с корректными данными, а старая остаётся в истории с пометкой об ошибке. Для серьёзных ошибок, влияющих на стаж, может потребоваться судебное решение.

Вопрос: Нужно ли работодателю хранить копии приказов о приёме/увольнении, если есть ЭТК?

Ответ: Да, обязательно. Электронная трудовая книжка в СФР — это выписка из кадровых документов. Работодатель обязан хранить первичные кадровые документы (трудовые договоры, приказы, личные карточки Т-2 и т.д.) в соответствии со Перечнем типовых управленческих архивных документов (сроки хранения — от 50 до 75 лет). ЭТК не отменяет эту обязанность.

Для работодателя, принимающего в 2026 году на работу впервые дистанционного сотрудника, алгоритм действий чёткий и не допускает альтернатив:

1. Заключить письменный трудовой договор (можно электронно).
2. Внести сведения о приёме в форму ЕФС-1 и своевременно подать её в Социальный фонд России.
3. Проинформировать работника о создании для него электронной трудовой книжки.

Бумажная трудовая книжка для таких сотрудников не оформляется. Все взаимодействия с СФР рекомендуется автоматизировать через сервисы 1С или аналогичные кадровые программы, чтобы минимизировать риски ошибок. Дистанционный формат работы лишь упрощает процесс обмена документами, но не отменяет строгих требований Трудового кодекса и правил ведения ЭТК.