Важное уточнение на 2026 год: С 1 января 2026 года для граждан, впервые устраивающихся на работу по трудовому договору (в т․ч․ на госслужбу), оформляется исключительно электронная трудовая книжка (ЭТК)․ Бумажная трудовая книжка (БТК) больше не выдается․ Работники, уже имевшие БТК до 2026 года, могут выбрать ведение только в электронном виде или сохранить обе формы․
Что такое электронная трудовая книжка и почему это важно для госслужащих?
Электронная трудовая книжка — это официальный цифровой документ, хранящийся в информационной системе Пенсионного фонда России (СФР)․ Она имеет такую же юридическую силу, что и бумажная․
Для государственных гражданских служащих (ГГС) это означает:
- Все записи о приеме, увольнении, изменениях условий контракта (должность, класс, специальное звание) вносятся работодателем (органом власти) в ЭТК․
- Сведения автоматически передаются в СФР, что упрощает расчет пенсии и получение других социальных услуг․
- Госслужащий в любой момент может получить официальную выписку из своей ЭТК, подтверждающую стаж и опыт работы на госслужбе․
Как оформляется запись о приеме на государственную службу?
Процесс для кадровика органа власти стандартный и регулируется Трудовым кодексом РФ и законом о госслужбе․
Шаги для оформления:
- Издание акта о назначении (принятии) на должность․ Обычно это приказ руководителя органа власти․
- Внесение записи в ЭТК․ Кадровая служба на основе служебного контракта и приказа вносит первую запись в электронную трудовую книжку нового сотрудника․ Запись содержит:
- Дату заключения контракта и дату начала службы․
- Наименование органа власти (работодателя)․
- Наименование должности, класс/разряд, специальное звание (если присваивается)․
- Основание для приема (номер и дата контракта, приказа)․
- Подпись уполномоченного лица кадровой службы и усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП)․
- Информирование сотрудника; Госслужащему сообщают, что его трудовая книжка ведется в электронном виде, и объясняют, как с ней работать․
Как госслужащий может посмотреть и получить выписку из своей электронной трудовой книжки?
Существует несколько официальных способов:
Способ 1: Через портал Госуслуги (самый удобный)
- Авторизуйтесь на портале Госуслуги (требуется подтвержденная учетная запись)․
- В поиске или в разделе «Справки и выписки» найдите пункт «Выписка из электронной трудовой книжки»․
- Нажмите «Заказать»․
- Система сформирует документ в формате PDF, подписанный УКЭП СФР․ Его можно скачать или сохранить в личном кабинете․
- Срок формирования: обычно несколько минут․
Способ 2: Через личный кабинет на сайте ПФР (СФР)
- Перейдите на официальный сайт Пенсионного фонда РФ․
- Авторизуйтесь через Госуслуги или с помощью электронной подписи․
- В меню найдите раздел «Электронная трудовая книжка» или «Сведения о трудовой деятельности»․
- Просмотрите актуальные записи или закажите официальную выписку․
Способ 3: В МФЦ («Мои документы»)
Если нет доступа к интернету, можно получить бумажную заверенную выписку в многофункциональном центре․
- Необходимо иметь при себе паспорт․
- Подать заявление (бланк часто есть в МФЦ)․
- Срок получения: до 5 рабочих дней․
Способ 4: У работодателя (последнего места службы)
Кадровая служба вашего текущего органа власти обязана по вашему письменному заявлению предоставить вам:
- Выписку из ЭТК за период работы в данном органе (в форме электронного документа с УКЭП или на бумаге)․
- Справку о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД (если требуется для других целей)․
Особенности записей для государственной гражданской службы
При заполнении записей в ЭТК кадровики органов власти должны уделить особое внимание следующим реквизитам:
- Наименование должности: указывается точно согласно штатному расписанию и служебному контракту (например, «Главный специалист отдела», «Руководитель департамента»)․
- Класс должности (разряд): для ГГС это обязательный атрибут․ Указывается класс (1-й, 2-й, 3-й) и его уровень (например, «класс 2»)․
- Специальное звание: если оно присваивается (для некоторых категорий ГГС), оно также отражается в записи․
- Основание: всегда указывается номер и дата служебного контракта и/или приказа о назначении․
- При увольнении: в записи указывается основание увольнения в соответствии со ст․ 31 и 32 Закона о госслужбе (например, «Увольнение с государственной гражданской службы в связи с истечением срока действия служебного контракта» или «Увольнение по соглашению сторон»)․
Что важно помнить госслужащему?
- Две книжки не бывает․ Если вы выбрали ведение только в электронном виде (что для вновь принятых с 2026 года — норма), бумажная книжка вам не выдается․ Запись об этом в старую БТК не вносят — ее просто нет․
- Проверяйте данные․ После приема на службу в течение месяца убедитесь, что запись о вашем приеме корректно отражена в ЭТК через Госуслуги или СФР․ Ошибки нужно оперативно исправлять через кадровую службу․
- Выписка, ваш главный документ․ Для подтверждения стажа при выходе на пенсию, при смене работы или для любых других целей используйте официальную выписку из ЭТК, полученную через Госуслуги или в МФЦ․ Это единственный юридически значимый документ․
- Стаж на госслужбе учитывается․ Период работы по служебному контракту автоматически включается в страховой стаж для назначения пенсии․ Убедитесь, что все периоды отражены в выписке․
- При переходе в другую организацию (в т․ч․ на госслужбу из коммерческого сектора или наоборот) новая запись добавляеться в существующую ЭТК․ Ваш цифровой стаж не разбивается․
Часто задаваемые вопросы (ЧЗВ)
Вопрос: Если я работал на госслужбе до 2026 года и у меня была бумажная книжка, что с ней теперь?
Ответ: Вы можете:
- Продолжать вести бумажную книжку (но все новые записи после 2026 года будут также вноситься в вашу ЭТК, если вы не откажетесь от нее)․
- Перевести все сведения в электронный формат․ Для этого нужно обратиться в СФР или МФЦ с заявлением о создании ЭТК и предоставить свою БТК для внесения данных․
- Выбрать только электронную форму․ В этом случае вашу БТК сдадут в архив, а вестись будет только ЭТК․
Вопрос: Нужно ли мне что-то подписывать при приеме на госслужбу, если у меня ЭТК?
Ответ: Да․ Вы подписываете служебный контракт и, возможно, другие документы (например, о ознакомлении с локальными актами)․ Сама запись в ЭТК вносит кадровик, используя свою УКЭП․ Ваша личная подпись на самой записи в ЭТК не требуется․
Вопрос: Как подтвердить стаж на госслужбе для пенсии, если у меня только ЭТК?
Ответ: Достаточно предоставить в ПФР официальную выписку из электронной трудовой книжки, полученную через Госуслуги или заверенную в МФЦ/СФР․ Это основной документ для подтверждения страхового стажа․
Переход на электронную трудовую книжку упрощает жизнь и государственным служащим, и кадровикам․ Для госслужащего ключевое — понимать, что его служебная деятельность официально фиксируется в цифровом виде, и уметь получать к ней доступ через Госуслуги или СФР․ Все записи о должности, классе и специальном звании должны быть внесены корректно, так как от этого напрямую зависит правильный расчет пенсии и подтверждение стажа․ При малейших сомнениях в правильности данных — обращайтесь в кадровую службу своего органа власти или в отделение ПФР․
Дата актуализации информации: май 2026 года․ Обращайте внимание на возможные изменения в законодательстве․