С момента введения электронной трудовой книжки (ЭТК) в России (2020 г․) и аналогичных реформ в Украине, вопрос оформления и ведения трудовых записей стал актуальным не только для наёмных работников, но и для индивидуальных предпринимателей (ИП)․ Ниже представлен подробный обзор правовых основ, практических шагов и преимуществ использования ЭТК для предпринимателей․

Нормативная база

• Федеральный закон № 439‑ФЗ от «О трудовой книжке» – ввёл обязательный электронный формат для всех работодателей с ․
• Постановление Правительства РФ № 1406 от – уточнило порядок подачи сведений в ЭТК через систему «Госуслуги» и ПФР․
• Приказ Минтруда России № 12н от – утвердил форму электронной выписки из трудовой книжки․
• В Украине аналогичные положения содержатся в Законе «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины по вопросам трудовой занятости» (вступил в силу ) и последующих нормативных актах, регулирующих оцифровку трудовых книжек к ․

Согласно данным из сети (см․ фрагмент от 20 янв․ 2026 г․): «В 2025 году все компании и ИП обязаны вести электронные трудовые книжки»․ Это означает, что с  г․ переходный период завершён, и отсутствие ЭТК может повлечь штрафы․

Кто считается работодателем для ИП?

Индивидуальный предприниматель становится работодателем в следующих случаях:

1. При заключении трудового договора с физическим лицом (не самозанятым)․
2. При оформлении гражданско‑правового договора, если по факту возникают трудовые отношения (контроль, подчинение, регулярная оплата)․
3. При найме сотрудников на удалённую или вахтовую работу․

Если ИП работает исключительно сам на себя (без наёмных работников), ведение трудовой книжки не требуется․ Однако, как только появляется хотя бы один наёмный сотрудник, обязанность по ЭТК возникает․

Как оформить электронную трудовую книжку для сотрудников ИП?

Регистрация в системе «Госуслуги» и ПФР

Для подачи сведений необходимо:

• Иметь подтверждённую учётную запись на портале Госуслуги (или через личный кабинет ПФР)․
• Получить электронную подпись (КЭП) ИП – обязательный элемент для подписания электронных документов․
• Зарегистрировать свою организацию в качестве работодателя в разделе «Сведения о трудовой деятельности» (форма ЕФС‑1)․

Внесение данных о сотруднике

При приёме на работу ИП должен заполнить электронную форму, содержащую:

• ФИО сотрудника;
• Дата рождения;
• СНИЛС;
• Дата приёма и увольнения;
• Должность, подразделение, оклад;
• Коды ОКЗ (профессия) и ОКВЭД (вид деятельности)․

Как отмечено в источнике от 29 янв․ 2022 г․: «Формат подачи документа зависит от количества людей в штате: если у компании или ИП числится не больше 10 человек, можно отчитатся в бумажном…» – однако с  г․ бумажный вариант больше не допускается, независимо от численности․

Выдача выписки сотруднику

После каждого кадрового события (приём, перевод, увольнение) ИП формирует электронную выписку из трудовой книжки и направляет её сотруднику через:

• Личный кабинет на портале «Госуслуги»;
• Электронную почту с квалифицированной подписью;
• Личное вручение на бумажном носителе (по соглашению сторон, но только как дубликат)․

Согласно материалу от 17 мар․ 2026 г․: «Электронная трудовая книжка – это единая база данных․ В ней хранится история карьерного пути человека: где, когда и кем он работал․»

Преимущества ЭТК для предпринимателей

• Снижение риска потери данных – электронный формат исключает возможность повреждения или утери бумажного документа․
• Упрощённая отчётность – все сведения автоматически передаются в ПФР, что уменьшает необходимость отдельной подачи форм СЗВ‑М и СЗВ‑Стаж․
• Повышение прозрачности – сотрудники могут в любое время проверить свой трудовой стаж и выявить ошибки․
• Экономия времени и ресурсов – нет необходимости вести и хранить бумажные журналы, архивировать их в течение 75 лет․
• Интеграция с 1С:ЗУП и другими бухгалтерскими системами – как указано в источнике: «Как настроить в 1С:ЗУП трудовые функции и коды ОКЗ для электронной трудовой книжки, ЕФС‑1 1С не любит работать с незнакомой для нее информацией, она любит справочники, классификаторы․» Правильная настройка справочников позволяет автоматически формировать ЕФС‑1․

Возможные сложности и способы их преодоления

Технические трудности

Некоторые ИП сталкиваются с проблемами при настройке обмена с ПФР через 1С:ЗУП или другие программы․ Решение:

• Обновить конфигурацию до версии, поддерживающей формат ЕФС‑1 (релиз 2025․2 и выше)․
• Воспользоваться готовыми обработками от фирмы «1С» или сторонних разработчиков, специализирующихся на ЭТК․
• При отсутствии собственного IT‑отдела – обратиться к аутсорсинговой компании, предоставляющей услуги по ведению кадрового учёта․

Юридические риски

Основные риски связаны с несвоевременной или неполной подачей сведений:

• Штрафы от 5 000 до 50 000 руб․ за каждое непредставленное сведение (ст․ 5․27 КоАП РФ)․
• Возможные трудовые споры, если сотрудник не сможет подтвердить свой стаж при обращении за пенсией или пособием по безработице․

Для минимизации рисков рекомендуется вести внутренний журнал контроля подачи ЕФС‑1 и ежемесячно сверять данные с выписками из личного кабинета ПФР․

Обучение персонала

Даже если у ИП всего один‑два сотрудника, необходимо обеспечить их базовые знания о работе с ЭТК:

• Провести краткий инструктаж (можно в формате онлайн‑вебинара)․
• Выдать памятку с пошаговым алгоритмом подачи сведений․
• Назначить ответственное лицо (часто сам предприниматель или бухгалтер) за своевременную отправку данных․

Пошаговая инструкция для ИП (минимальный набор действий)

1. Получить квалифицированную электронную подпись (если её ещё нет)․
2. Зарегистрироваться в личном кабинете ПФР как работодатель (раздел «Сведения о трудовой деятельности»)․
3. Настроить программное обеспечение (1С:ЗУП, Бухгалтерия для ИП или онлайн‑сервис) – загрузить справочники ОКЗ и ОКВЭД, настроить обмен ЕФС‑1․
4. При приёме сотрудника заполнить электронную форму приёма (ФИО, СНИЛС, дата приёма, должность, оклад)․
5. Отправить сведения в ПФР через настроенный канал обмена (обычно автоматически при проведении документа «Приём на работу»)․
6. Получить подтверждение от ПРФ (квитанцию о принятии) и сохранить её в электронном архиве․
7. Выдать сотруднику выписку из ЭТК (через личный кабинет Госуслуг или email с подписью)․
8. При увольнении или переводе повторить шаги 4‑6, указав дату события и причину․
9. Ежемесячно сверять отправленные данные с выписками из ПФР и исправлять возможные несоответствия․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли ИП вести трудовую книжку в бумажном виде, если у него менее 10 сотрудников?

Нет․ С  г․ обязательный электронный формат применяется ко всем работодателям независимо от численности штата․

Нужно ли ИП подавать сведения о себе самом в ЭТК?

Трудовая книжка оформляется только наёмным работникам․ Если ИП не заключает с собой трудовой договор, сведения о своей предпринимательской деятельности в ЭТК не вносятся․

Как проверить, оцифрована ли трудовая книжка сотрудника?

Сотрудник может зайти в личный кабинет на портале «Госуслуги» → «Пенсионный фонд» → «Выписка из трудовой книжки» и увидеть статус оцифровки․

Какие штрафы грозят за несвоевременную подачу ЕФС‑1?

Согласно ст․ 5․27 КоАП РФ – штраф от 5 000 до 50 000 руб․ за каждое непредставленное или недостоверное сведение․

Нужно ли хранить бумажные копии после перехода на ЭТК?

Бумажные копии могут храниться как внутренний резерв, но они не имеют юридической силы для подтверждения трудового стажа после  г․

Электронная трудовая книжка стала неотъемлемой частью современной системы трудовых отношений в России и, начиная с 2026 г․, также в Украине․ Для индивидуальных предпринимателей это означает новые обязанности, но и значительные преимущества: снижение риска потери данных, упрощение отчётности, повышение прозрачности взаимодействия с сотрудниками и государственными органами․

Соблюдение простых шагов – получение ЭЦП, регистрация в ПФР, настройка программного обеспечения и своевременная подача сведений – позволит ИП избежать штрафов и обеспечить своим работникам надёжное подтверждение трудового стажа․ В условиях ускоренной цифровизации трудовой сферы раннее освоение ЭТК становится конкурентным преимуществом для любого бизнеса, независимо от его масштаба․