Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки, в которой фиксируются сведения о трудовом стаже, заработной плате, отпусках и других условиях труда. С 10 июня 2026 года в Украине учет трудового стажа будет полностью осуществляться в электронном виде, а бумажные трудовые книжки постепенно выводятся из обращения.

Законодательная база

Закон Украины «О внесении изменений в Трудовой кодекс Украины» от 10 июня 2021 года (вводит обязательную электронную форму трудовой книжки).
Постановление Кабинета Министров Украины № 1125 от 30 апреля 2024 года «Об утверждении Положения о порядке ведения и использования электронных трудовых книжек».
Приказ Государственной службы занятости Украины № 215‑2025 «Об организации электронного реестра трудовых книжек».

Кому необходимо вести электронную трудовую книжку?

ЭТК обязана вести каждая организация, в т.ч. индивидуальный предприниматель (ИП), который:

Имеет на балансе хотя бы одного работника.
Осуществляет выплату заработной платы, отпускных, социальных отчислений.
Ведёт учёт рабочего времени (по графику, сменному, гибкому и т.д.).

Если ИП работает без наёмных работников (например, оказывает услуги в качестве самозанятого), вести ЭТК не требуется, однако при найме первого сотрудника обязательство появляется.

Преимущества электронного формата

Удобство. Доступ к данным о трудовом стаже можно получить в любой момент через портал «Мой труд» или мобильное приложение.
Сокращение бумажной волокиты. Нет необходимости хранить бумажные копии, оформлять подписи в нескольких экземплярах.
Автоматизация. Интеграция с бухгалтерскими программами позволяет автоматически передавать сведения о начислениях, отпусках и увольнениях.
Снижение риска ошибок. Система проверяет корректность вводимых данных и предупреждает о возможных нарушениях.
Прозрачность для пенсионного фонда. Данные о стаже сразу поступают в ПФУ, что ускоряет расчёт будущих пенсионных выплат.

Как ИП получить электронную трудовую книжку?

Процедура получения ЭТК у индивидуального предпринимателя состоит из нескольких шагов:

Регистрация в системе «Мой труд». Перейдите на портал https://portal.mintrud.gov.ua и создайте учетную запись, используя ЕНП (единую налоговую позицию) и электронную подпись (ЭЦП).
Подтверждение статуса ИП. В личном кабинете загрузите скан или фото свидетельства о государственной регистрации ИП, а также ИНН.
Получение доступа к модулю «Электронные трудовые книжки». После проверки документов система автоматически предоставит доступ к разделу «ЭТК».
Создание первой ЭТК. Нажмите кнопку «Создать новую трудовую книжку», укажите реквизиты ИП (название, ОКПО, адрес) и подтвердите действие ЭЦП.
Назначение ответственного лица. По закону в ИП обязан назначить ответственного за ведение ЭТК (обычно это сам предприниматель или бухгалтер). Укажите ФИО и реквизиты ЭЦП ответственного.
Подключение к бухгалтерской системе. При наличии бухгалтерского программного обеспечения (1С:Бухгалтерия, МойСклад, iiko и др.) настройте интеграцию через API, указав логин и пароль от портала «Мой труд». После этого все операции (приём, перевод, увольнение) будут автоматически заноситься в ЭТК.

Оформление записей в электронную трудовую книжку

Записи в ЭТК делятся на три основные категории:

Приём на работу

Дата и номер приказа о приёме.
Должность, тарифный разряд, ставку.
Трудовой график (полный/неполный день, сменный, гибкий).
Сведения о предшествующем трудовом стаже (если есть).

Изменения условий труда

Повышение/понижение ставки.
Перевод на другую должность.
Изменение графика работы.
Продление срока контракта (для временных работников).

Увольнение и завершение трудовых отношений

Дата увольнения.
Основание (по инициативе работника, по инициативе ИП, по соглашению сторон).
Ссылка на приказ об увольнении.
Сведения о расчёте компенсаций, отпускных, выходных.

Все записи подписываются электронной подписью ответственного лица и автоматически отправляются в реестр ПФУ и в базу данных Департамента труда.

Ответственность и контроль

За своевременное и корректное ведение ЭТК ИП несёт:

Гражданскую ответственность – в случае ошибок работник может потребовать исправления, а в суде это будет учитываться как доказательство трудовых отношений.
Административную – штрафы за несвоевременное оформление записей (до 5 000 грн за каждый случай) и за отсутствие ЭТК у работников (до 10 000 грн).
Уголовную – в редких случаях, если умышленно скрывается трудовой стаж с целью уклонения от уплаты налогов или социальных отчислений.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку?: С 10 июня 2026 года обязательным считается только электронный формат. Вести бумажную книжку допускается лишь в случае технических проблем, но такие случаи должны быть документально обоснованы и согласованы с инспектором по труду.
Что делать, если у работника уже есть электронная трудовая книжка, а ИП только начинает её использовать?: При первом вводе данных в систему необходимо указать номер уже существующей ЭТК (получаемый в личном кабинете работника); Система автоматически «привяжет» запись о приёме к уже существующей книжке.
Как проверить, оцифрована ли моя трудовая книжка?: Войдите в портал «Мой труд» под своей ЭЦП, откройте раздел «Мои трудовые книжки». Если запись присутствует, книжка оцифрована.
Можно ли передать ЭТК другому ИП?: ЭТК привязывается к конкретному юридическому лицу (ИНН). Передача невозможна, но при смене формы собственности (например, переход ИП в ООО) необходимо оформить новую электронную книжку для нового субъекта.
Какие программы поддерживают автоматическую передачу данных в ЭТК?: Наиболее популярные решения: 1С:Бухгалтерия (модуль «Электронные трудовые книжки»), МойСклад, Битрикс24, SAP Business One, а также специализированные сервисы «ЭТК‑Онлайн» и «Трудовой Портал».

Пошаговое руководство для ИП (пример)

Ниже представлена типовая последовательность действий, которую может выполнить любой ИП без привлечения сторонних специалистов.

Подготовка документов: скан свидетельства о регистрации ИП, ИНН, копия договора аренды (для подтверждения адреса), ЭЦП.
Регистрация в портале «Мой труд» – вводим данные, подтверждаем через SMS и ЭЦП.
Создание ЭТК – в разделе «Электронные трудовые книжки» нажимаем «Создать», заполняем реквизиты ИП.
Назначаем ответственного – указываем ФИО и загружаем сертификат ЭЦП.
Подключаем бухгалтерскую программу – в настройках программы вводим логин/пароль от портала, выбираем «Автосинхронизация записей».
Оформляем первого сотрудника:
- Заполняем приказ о приёме (в системе «Документы»).
- Система генерирует запись в ЭТК и отправляет её в реестр ПФУ.
- Работнику отправляется уведомление на электронную почту/мобильный телефон.
Контроль и аудит – раз в месяц проверяйте журнал изменений в ЭТК, сравнивайте с бухгалтерскими отчётами.
Увольнение – создаём приказ об увольнении, система автоматически закрывает запись в ЭТК и формирует справку о трудовом стаже.

Электронная трудовая книжка – это не просто модный тренд, а обязательный элемент современного трудового законодательства Украины. Для индивидуального предпринимателя, который нанимает работников, внедрение ЭТК позволяет упростить документооборот, снизить риск ошибок и обеспечить прозрачность отношений с сотрудниками и государственными органами. С учётом того, что к 10 июню 2026 года система будет полностью цифровой, раннее внедрение и отладка процесса поможет избежать штрафов и сэкономить время.