В 2026 году электронная трудовая книжка (ЭТК) стала безальтернативным стандартом учета стажа для новых сотрудников. Для индивидуальных предпринимателей (ИП), нанимающих работников, переход на «цифру» перестал быть опцией и превратился в строгую обязанность. Ошибки в ведении ЭТК грозят серьезными штрафами, поэтому важно четко понимать алгоритм действий.
В этой статье мы разберем, что делать ИП, если к нему устраивается сотрудник, у которого еще нет электронной трудовой, как правильно передавать данные в Социальный фонд России (СФР) и какие отчеты сдавать.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК) и кто ее ведет?
Электронная трудовая книжка, это цифровой аналог бумажного документа, содержащий сведения о трудовой деятельности работника, его стаже, должностях, причинах увольнения и награждениях. Данные хранятся в информационной системе Социального фонда России (СФР).
Кто обязан вести ЭТК?
Вести электронные трудовые обязаны все работодатели, включая:
- Юридические лица всех форм собственности;
- Индивидуальных предпринимателей (ИП);
- Физических лиц, нанимающих работников по трудовому договору.
Важно помнить: сам ИП не заводит электронную трудовую книжку «на себя». Стаж предпринимательской деятельности фиксируется в системе ПФР/СФР автоматически на основе уплаченных страховых взносов. ЭТК ИП ведет только для своих наемных сотрудников.
Ситуация 2026 года: новые сотрудники и «первичное» оформление
С 1 января 2020 года в России действует правило: для работников, впервые поступающих на работу после этой даты, бумажные трудовые книжки не заводятся вообще. Вся информация о их стаже формируется исключительно в электронном виде.
Если в 2026 году к вам приходит сотрудник, у которого нет бумажной трудовой (он начал карьеру после 2020 года или потерял документ и не восстанавливал его), вы, как ИП-работодатель, должны:
- Принять работника по трудовому договору.
- Издать приказ о приеме на работу.
- Сформировать отчетность (форма ЕФС-1) для передачи данных в СФР.
- После обработки данных фондом у сотрудника появится запись в его электронной трудовой.
Важно: ИП не имеет права «заводить» электронную книжку самостоятельно в личном кабинете; Вы лишь передаете данные о событии (приеме на работу), а систему формирует сам фонд на основе этих сведений.
Пошаговая инструкция: как ИП оформить данные об ЭТК
Процесс оформления электронной трудовой для нового сотрудника состоит из следующих этапов:
Как и прежде, вы заключаете с работником трудовой договор. В договоре не нужно делать специальных пометок об ЭТК, если это первый опыт работы сотрудника. На основании договора издается приказ о приеме на работу, с которым сотрудник должен быть ознакомлен под роспись.
Шаг 2. Подготовка отчетности (Форма ЕФС-1)
Для регистрации сведений в электронной трудовой необходимо подать отчетность в СФР. В 2026 году используется единая форма ЕФС-1 (раздел 1.1 «Сведения о трудовой деятельности»). Этот отчет заменяет собой старую форму СЗВ-ТД.
В отчете указываются:
- ФИО работника, СНИЛС, дата рождения;
- Дата приема на работу;
- Должность, профессия, специальность;
- Подразделение (если есть);
- Основание для приема (номер и дата приказа).
Шаг 3. Сроки подачи отчета
Соблюдение сроков критически важно для избежания штрафов:
- При приеме на работу: отчет ЕФС-1 подается не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа о приеме.
- При увольнении: отчет подается в день увольнения (или на следующий рабочий день, если технически невозможно в день увольнения).
- При переводе на другую должность или изменении условий труда: также до 25-го числа следующего месяца.
Шаг 4. Способ подачи: бумага или электронно?
Здесь действует правило численности штата ИП:
- Если у ИП работает 25 и более человек: отчетность ЕФС-1 должна подаваться исключительно в электронном виде, заверенная усиленной квалифицированной электронной подписью (ЭЦП).
- Если у ИП работает менее 25 человек: допускается подача отчета на бумажном носителе (лично в клиентскую службу СФР или по почте). Однако электронный формат рекомендуется как более быстрый и надежный.
Что делать, если у сотрудника есть бумажная трудовая?
Если в 2026 году к ИП приходит работник, у которого есть бумажная трудовая книжка (заведенная до 2020 года), но он еще не перешел на электронную:
- Работодатель обязан сделать запись о приеме в бумажную трудовую книжку.
- Параллельно ИП подает отчет ЕФС-1 в СФР для дублирования этой записи в электронном виде.
- Сотрудник может в любой момент написать заявление о переходе на ЭТК. После этого записи в бумажную книжку вносить перестают (за исключением случаев увольнения), вся история ведется только в электронном виде.
Где посмотреть электронную трудовую и как получить выписку?
Часто работники спрашивают ИП: «Где моя электронная трудовая?». Работодатель не выдает на руки никаких документов, подтверждающих ведение ЭТК. Сотрудник может самостоятельно:
- Войти в личный кабинет на портале Госуслуги и заказать выписку о трудовой деятельности;
- Обратиться в клиентскую службу СФР;
- Попросить выписку у текущего или предыдущего работодателя (работодатель обязан предоставить выписку из ЭТК в день увольнения или по заявлению работника в течение 3 рабочих дней).
Штрафы за нарушения при ведении ЭТК
Нарушение порядка ведения, хранения и передачи сведений в электронную трудовую книжку влечет ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. Штрафы могут составлять:
- Для ИП: от 1 000 до 5 000 рублей за каждого пострадавшего работника.
- При повторном нарушении сумма штрафа для ИП возрастает до 10 000 – 20 000 рублей.
Также возможна ответственность за несвоевременную подачу отчетности (ЕФС-1) — 500 рублей за каждого застрахованного лица, по которому не поданы сведения.
Оформление электронной трудовой книжки для ИП в 2026 году — это процесс передачи корректных данных о сотруднике в Социальный фонд через отчет ЕФС-1. Главное для предпринимателя — не пропустить сроки подачи отчета (до 25 числа следующего месяца при приеме) и выбрать правильный формат сдачи (электронный для штата от 25 человек). Соблюдение этих правил гарантирует отсутствие проблем с проверяющими органами и правильный учет стажа ваших сотрудников.