Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это современный формат учета трудовой деятельности работника, который постепенно вытесняет бумажные трудовые книжки․ С 1 января 2020 года все работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки․ В этой статье мы подробно расскажем, как завести электронную трудовую книжку новому сотруднику в 2026 году․

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, содержащий информацию о трудовой деятельности работника: местах работы, должностях, периодах работы, основаниях увольнения и других событиях․ Она хранится в базе данных Пенсионного фонда России (СФР) и доступна как работнику, так и работодателю․

Кто должен вести электронные трудовые книжки?

Все работодатели, независимо от формы собственности и организационно-правовой формы, обязаны вести электронные трудовые книжки своих сотрудников․

Как завести электронную трудовую книжку новому сотруднику?

Процесс создания ЭТК для нового сотрудника довольно прост и автоматизирован․ Вот пошаговая инструкция:

Прием на работу и сбор необходимых данных

• При приеме на работу необходимо собрать у сотрудника необходимые сведения для создания ЭТК․ Это включает в себя:
• ФИО
• Дата рождения
• Паспортные данные
• Сведения об образовании
• Сведения о стаже работы (если есть)
• Сведения о службе в армии (если применимо)

Передача сведений в СФР

• Работодатель обязан передать сведения о приеме на работу в СФР в электронном виде через отчет ЕФС-1․ Это можно сделать через личный кабинет работодателя на сайте СФР или через специализированные сервисы;
• В отчете ЕФС-1 указываются все необходимые данные о новом сотруднике․

Автоматическое создание ЭТК

• После получения отчета ЕФС-1 СФР автоматически создает электронную трудовую книжку для нового сотрудника․
• Сотрудник получает доступ к своей ЭТК через личный кабинет на сайте Госуслуг или через портал СФР․

Подтверждение согласия сотрудника

• Важно, чтобы сотрудник дал согласие на ведение его трудовой книжки в электронном виде․ Это согласие оформляется отдельно;

Как внести сведения в существующую ЭТК?

• Сведения о трудовой деятельности сотрудников, начиная с момента приема на работу, должны регулярно передаваться в СФР через отчет ЕФС-1․
• Работодатель обязан своевременно вносить все изменения в ЭТК, такие как перевод на другую должность, изменение заработной платы, увольнение и т․д․

Доступ к ЭТК для сотрудника

• Сотрудник может получить доступ к своей ЭТК через личный кабинет на портале Госуслуг ([https://www․gosuslugi․ru/](https://www․gosuslugi․ru/)) или через портал СФР ([https://www․pfr․gov․ru/](https://www․pfr․gov․ru/))․
• В личном кабинете сотрудник может просмотреть всю историю своей трудовой деятельности, а также получить выписку из ЭТК․

Юридические аспекты и частые ошибки

• Переход на электронную трудовую книжку регулируется Трудовым кодексом РФ и другими нормативными правовыми актами․
• Работодатель несет ответственность за достоверность и полноту сведений, содержащихся в ЭТК․
• Частые ошибки при ведении ЭТК:
• Несвоевременная передача сведений в СФР․
• Неправильное заполнение отчета ЕФС-1․
• Некорректные данные о сотруднике․

Подача отчетности

• Отчет ЕФС-1 подается в СФР не позднее 6 месяцев со дня прекращения трудовых отношений с сотрудником․
• Отчет подается в электронном виде с использованием электронной подписи․

Где посмотреть электронную трудовую книжку?

• Портал Госуслуг: [https://www․gosuslugi․ru/](https://www․gosuslugi․ru/)
• Портал СФР: [https://www․pfr․gov․ru/](https://www․pfr․gov․ru/)

Часто задаваемые вопросы

• Нужна ли бумажная трудовая книжка при наличии ЭТК? Нет, бумажная трудовая книжка больше не выдается․
• Что делать, если в ЭТК есть ошибки? Необходимо обратиться в СФР с заявлением об исправлениях․
• Как получить выписку из ЭТК? Выписку можно получить через личный кабинет на портале Госуслуг или портале СФР․

Переход на электронную трудовую книжку – это важный шаг в развитии цифровизации в сфере труда․ Соблюдение правил ведения ЭТК и своевременная передача сведений в СФР поможет избежать проблем и обеспечить сохранность трудовой истории ваших сотрудников․
Важно помнить: Информация в данной статье носит ознакомительный характер и не является юридической консультацией․ Для получения квалифицированной помощи рекомендуется обратиться к специалистам в области кадрового делопроизводства․