С переходом России на цифровизацию кадрового документооборота процедура трудоустройства претерпела значительные изменения. Если вы или ваш сотрудник устраиваетесь на работу впервые, вопрос оформления трудовой книжки решается теперь совершенно иначе. Бумажные бланки уходят в прошлое, и на смену им приходит электронная трудовая книжка (ЭТК).

В этой статье мы подробно разберем, как именно заводится ЭТК для новых сотрудников, какие действия должен предпринять работодатель и что нужно знать самому работнику.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка, это оцифрованные данные о трудовом стаже, приемах на работу, переводах, увольнениях и награждениях сотрудника. В отличие от бумажного аналога, ЭТК не может потеряться, испортится или быть случайно залита кофе. Вся информация хранится на защищенных серверах Социального фонда России (СФР).

Главное правило для тех, кто устраивается впервые

Самое главное помнить: если человек впервые устраивается на работу (начиная с 1 января 2021 года), бумажная трудовая книжка ему больше не заводится. Для него сразу оформляется исключительно электронная трудовая книжка. Переход на ЭТК для таких сотрудников является обязательным, выбор между бумагой и цифрой в данном случае не предоставляется.

История трудовой деятельности такого работника с самого первого дня будет храниться только в цифровом формате. Работодателю категорически запрещено приобретать бумажный бланк трудовой книжки для лица, поступающего на работу впервые в 2021 году и позднее.

Как завести ЭТК впервые: алгоритм для работодателя

Процесс оформления электронной трудовой книжки для новичка полностью лежит на плечах работодателя. Именно компания формирует цифровую запись и отчитывается перед государством. Пошаговый процесс выглядит следующим образом:

1. Прием документов от работника. При первичном трудоустройстве работник не может предоставить никакую трудовую книжку (ни бумажную, ни выписку из ЭТК), так как ее у него еще нет.
2. Формирование ЭТК. Электронная трудовая книжка при первичном приеме на работу формируется с даты трудоустройства сотрудника. Работодатель вносит данные о приеме в свою кадровую учетную систему.
3. Отправка отчета в СФР. Работодатель обязан передавать сведения о трудовой деятельности в Социальный фонд России. Для этого сдаются отчеты формы ЕФС-1. Именно через эти отчеты СФР узнает о появлении нового работника и начинает вести его электронную трудовую книжку.
4. Дальнейшее ведение. Впоследствии компания оформляет сотруднику трудовую книжку в электронном виде и регулярно отчитывается в СФР обо всех кадровых изменениях (переводы, увольнения, награждения).

Сроки подачи сведений

Важно соблюдать сроки: данные о приеме на работу или увольнении необходимо передать в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа. Сведения о переводах подаются в сроки, установленные для сдачи ежемесячной отчетности (не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным).

Что делать работнику, который устроился впервые?

Хотя технически ЭТК заводит работодатель, сам сотрудник не должен оставаться пассивным. Чтобы убедиться, что ваши права защищены, а стаж учтен, следует:

• Убедиться, что работодатель сдал отчетность в СФР. Вы имеете право запросить у кадровика подтверждение отправки сведений.
• Проверить свою выписку из ЭТК. Это можно сделать через портал «Госуслуги», в личном кабинете на сайте СФР или через приложение «Работа в России».
• Запросить выписку у работодателя. По письменному заявлению сотрудника работодатель обязан бесплатно предоставить ему выписку из электронной трудовой книжки за период работы в данной компании. Выписка выдается в течение 3 рабочих дней.

Преимущества ЭТК при первичном трудоустройстве

Для тех, кто только начинает свой карьерный путь, переход на ЭТК имеет ряд неоспоримых плюсов:

• Безопасность данных: невозможно потерять документ, и он не может быть испорчен недобросовестным работодателем.
• Прозрачность: работник в любой момент может отследить свой стаж и записи в режиме онлайн.
• Удобство при смене работы: не нужно носить с собой бумажный бланк и переживать за его сохранность, новому работодателю достаточно будет запросить сведения из базы СФР.
• Ускорение оформления пенсии: СФР уже имеет все данные о стаже, отпадает необходимость собирать справки и восстанавливать утерянные периоды работы.

Частые вопросы

Можно ли новому сотруднику завести бумажную трудовую по старинке?

Нет. Если сотрудник впервые устраивается на работу в период с 2021 года и позднее, оформить для него можно исключительно электронную трудовую книжку. Заводить бумажную трудовую в этом случае работодатель не имеет права, и это правило строго контролируется законодательством.

Что если сотрудник захочет иметь бумажную копию?

Полноценную бумажную трудовую книжку со всеми печатями и подписями ему не заведут. Однако, по желанию работника, работодатель может выдавать ему бумажные выписки из электронной трудовой книжки, заверенные подписью и печатью организации, для личного архива или предъявления по месту требования.

Электронная трудовая книжка для тех, кто устраивается на работу впервые — это не просто современный тренд, а обязательное требование законодательства. Бумажный формат для новых кадров полностью упразднен. Работодателю важно своевременно и корректно подавать отчеты в СФР, а работнику — знать свои права и уметь проверять свой цифровой стаж через государственные порталы. Переход на ЭТК делает процесс учета стажа более надежным, прозрачным и удобным для обеих сторон трудовых отношений.