С 2020 года в России постепенно переходят от бумажных форм трудовой деятельности к электронным аналогам. Для новых работников это значит, что вместо привычной «бумажной» трудовой книжки они получают Электронную трудовую книжку (ЭТК). Ниже подробно рассматриваем, как это работает, какие документы нужны и какие шаги необходимо выполнить работодателю и самому сотруднику.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, в котором фиксируются все сведения о трудовой деятельности сотрудника: приём на работу, переводы, повышения, отпуска, увольнения и т.д. Такие сведения хранятся в единой базе данных Социального фонда России (СФР) и доступны только при наличии согласия сотрудника на их хранение в электронном виде.

Ключевые особенности ЭТК

• Безопасность – данные защищены от подделки, доступ к ним имеет только уполномоченный работодатель.
• Удобство – сотрудник может просматривать свою трудовую историю онлайн через портал Госуслуги или СФР.
• Скорость оформления – запись в ЭТК происходит сразу после подачи заявления, без необходимости сканировать бумажные документы.

Когда требуется электронная трудовая книжка?

С 1 января 2021 года для новых сотрудников, у которых нет трудового стажа до , фиксировать информацию необходимо только в электронном виде. Это значит, что для них бумажная трудовая книжка не издаётся.

Если же у сотрудника уже есть бумажная книжка, он может оставить её в архиве, но при переходе на электронный формат необходимо оформить заявление о переходе на электронную трудовую книжку и подать его в СФР.

Какие документы нужны новому сотруднику?

Для приёма на работу в 2026 году требуются следующие документы:

1. Паспорт (или иной документ, подтверждающий личность).
2. СНИЛС.
3. Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки (бумажный или электронный).
4. При необходимости – копия трудовой книжки (если она уже есть).

Если сотрудник выбирает электронный вариант, вместо бумажной трудовой книжки ему будет выдано подтверждение о регистрации в ЭТК (обычно в виде PDF‑файла или ссылки на личный кабинет СФР).

Как оформить заявление о переходе на электронную трудовую книжку?

Заявление о переходе на ЭТК подаётся в Социальный фонд России (СФР) в течение 25 дней с даты приёма сотрудника на работу. Форма заявления – ЕФС‑1. После подачи заявления работодатель получает доступ к системе и вносит сведения о трудовой деятельности сотрудника непосредственно в ЭТК.

Примерный порядок действий:

• Сотрудник заполняет и подписывает заявление о переходе на ЭТК.
• Работодатель передаёт заявление в СФР (можно через электронный документооборот или лично в отделении).
• СФР фиксирует согласие сотрудника и открывает ему доступ к ЭТК.
• Работодатель вносит сведения о приёме, должности, зарплате и других трудовых событиях.

Что делает работодатель при приёме нового сотрудника?

Для работодателя электронная трудовая книжка – важный документ, позволяющий:

• Удостовериться в реальном опыте и стаже сотрудника.
• Сократить риск подделки документов.
• Сократить административные расходы на хранение бумажных копий.

Этапы подготовки к переходу на ЭТК:

1. Внести запись в бумажную книжку (если она ещё используется).
2. Получить от сотрудника заявление о переходе на электронную форму.
3. Подать заявление в СФР (форма ЕФС‑1) не позднее 25‑го числа месяца, следующего за датой приёма.
4. Получить доступ к ЭТК и вносить сведения о трудовой деятельности сотрудника.
5. Обеспечить хранение ЭТК в СФР и предоставить сотрудником доступ к ней через личный кабинет.

Как сотрудник может пользоваться своей электронной трудовой книжкой?

После того как ЭТК зарегистрирована, сотрудник может:

• Просматривать информацию о своей трудовой истории онлайн.
• Запрашивать выписку о трудовом стаже через портал Госуслуги или СФР.
• Получать уведомления о новых записях (повышениях, переводах и т.д.).
• Передавать электронную копию ЭТК при устройстве на новую работу, отправив её по e‑mail или загрузив в личный кабинет нового работодателя.

Часто задаваемые вопросы

Нужна ли бумажная трудовая книжка в 2026 году?

Для новых сотрудников, у которых нет трудового стажа до , бумажная книжка не требуется – все сведения фиксируются в ЭТК. Если у сотрудника уже есть бумажная книжка, её можно оставить в архиве, но переход на электронный формат обязателен при оформлении новых отношений.

Как подать заявление о переходе на ЭТК?

Заявление о переходе на электронную форму (форма ЕФС‑1) подаётся в СФР в течение 25 дней с даты приёма сотрудника. Это можно сделать через электронный документооборот, личный кабинет СФР или лично в отделении.

Можно ли использовать электронную трудовую книжку при устройстве на новую работу?

Да. Электронная трудовая книжка имеет такую же юридическую силу, как и бумажная. При устройстве на новую позицию сотрудник может предоставить работодателю ссылку на свою ЭТК или выписку, полученную через Госуслуги.

Что делать, если электронная трудовая книжка потеряна?

Потеря ЭТК невозможна в полном смысле, так как она хранится в СФР. Если у сотрудника возникли трудности с доступом к ней, он может восстановить доступ через службу поддержки СФР, указав личные данные и подтвердив личность.

Переход на электронную трудовую книжку – это современный и безопасный способ ведения трудовой документации. Для новых сотрудников 2026 года электронная форма становится обязательной, а работодателям – необходимо своевременно оформить заявление о переходе на ЭТК и внести сведения в систему СФР. Это упрощает процесс контроля трудового стажа, уменьшает риск подделок и ускоряет оформление всех кадровых документов.

Если у вас возникнут дополнительные вопросы по оформлению электронной трудовой книжки, рекомендуем обратиться в отдел кадров вашей компании или в ближайшее отделение СФР.