С 2021 года для всех, кто впервые устроился на работу, ведётся исключительно электронная трудовая книжка (ЭТК). Работодатель как субъект кадрового учёта должен понимать, как проверить correctness сведений о трудовой деятельности своих сотрудников, переданных в Социальный фонд России (СФР). Эта статья объясняет, какие инструменты доступны работодателю и как правильно ими пользоваться.
🔍 Важно понять с самого начала
Работодатель не может «посмотреть» ЭТК сотрудника в режиме онлайн так, как это делает сам работник через Госуслуги. Работодатель имеет доступ только к тем сведениям о конкретном сотруднике, которые он сам ранее направил в СФР. Полная история трудовой деятельности сотрудника (с предыдущих мест работы) доступна только ему самому или уполномоченным органам.
📋 Что такое электронная трудовая книжка с точки зрения работодателя?
ЭТК, это не отдельный документ, а электронная выписка из единой базы данных СФР. Её содержание формируется исключительно на основе сведений, которые работодатель обязан ежемесячно передавать в СФР.
Согласно закону, работодатель обязан не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем кадрового события (приём, перевод, увольнение), направить в СФР сведения о трудовой деятельности работника с помощью формы СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности).
🛠️ Как работодатель может проверить переданные данные?
Для проверки корректности отправленных сведений у работодателя есть два основных пути:
Через Личный кабинет на портале Социального фонда России (СФР)
Это официальный и самый прямой способ.
- Авторизация: Работодатель (или уполномоченный представитель) заходит в Личный кабинет на портале СФР с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП) или учетной записи в системе.
- Поиск раздела: В интерфейсе необходимо найти раздел, связанный с отчётностью, сведениями о работниках или формированием электронных трудовых книжек. Название раздела может меняться, но искать стоит по ключевым словам: «трудовая книжка», «СЗВ-ТД», «сведения о работниках».
- Запрос выписки: В разделе обычно есть функция запроса выписки по конкретному сотруднику. Для этого потребуется ввести:
- СНИЛС сотрудника
- ФИО
- Дату рождения
- Проверка данных: Система сформирует выписку, которая и является электронной трудовой книжкой сотрудника на текущий момент. Работодатель может сверить её с данными в своей кадровой системе и с бумажными документами (при их наличии).
Доступен только тот период, данные по которому работодатель уже отправил в СФР. Данные о предыдущих местах работы в этом ЛК работодателю не отображаются.
Через сервисы электронного документооборота (ЭДО) и бухгалтерские сервисы
Многие компании используют для сдачи отчётности и обмена документами с СФР сторонние сервисы, такие как «Контур.Экстерн», «1С:Бухгалтерия» с подключенными сервисами, «Деловая среда» и другие.
- В интерфейсе такого сервиса обычно есть раздел «Отчётность в СФР» или «Кадровые сведения».
- Нужно выбрать функцию просмотра или загрузки подтверждений о приёме/увольнении, а также сформировать выписку по форме СЗВ-ТД для конкретного сотрудника.
- Сервис покажет, какие данные по сотруднику были успешно переданы в СФР и приняты.
Этот способ удобен, если вся кадровая и бухгалтерская работа уже ведётся в такой системе.
📝 Ключевые шаги для работодателя: алгоритм действий
- Убедитесь, что все кадровые события своевременно отражены в отчётности. Проверьте, что за каждый месяц, в котором были приёмы, переводы или увольнения, сведения по форме СЗВ-ТД были сданы в СФР до 15-го числа следующего месяца.
- Получите согласие сотрудника. Для доступа к полной ЭТК (включая данные с предыдущих мест работы) сотрудник должен предоставить работодателю заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности (образец утверждён Минтрудом). Без этого заявления работодатель не сможет запросить полную выписку от имени сотрудника через СФР.
- Используйте правильный канал. Для проверки собственных данных (тех, что вы отправили) — Личный кабинет СФР или ваш сервис ЭДО. Для получения полной выписки по сотруднику (с историей) — только через ЛК СФР по заявлению сотрудника.
- Сверьте данные. При обнаружении ошибок (например, неверная дата приёма, ошибка в ФИО) необходимо срочно подать корректирующую сведенья (формы СЗВ-ТД) в СФР.
⚠️ Распространённые ошибки и ограничения
- Нет доступа через Госуслуги. Работодатель не может войти в личный кабинет сотрудника на Госуслугах для просмотра его ЭТК. Это право только у самого гражданина.
- Нельзя увидеть «чужую» историю. Даже имея СНИЛС сотрудника, без его письменного заявления работодатель не получит данные о его трудоустройстве в других организациях.
- Данные появляются с задержкой. После отправки формы СЗВ-ТД информация в базе СФР обновляется не мгновенно, а в течение нескольких рабочих дней.
- Бумажная книжка всё ещё действует. Если у сотрудника есть старая (бумажная) трудовая книжка с записями до 2021 года, он может предъявить её новому работодателю. Работодатель должен сделать в ней отметку о переходе на ЭТК (образец есть у Минтруда) и приобщить копию этой отметки к кадровым документам.
Своевременно и точно передавать все кадровые данные в СФР через форму СЗВ-ТД.
2; Регулярно проверять принятые отчётности в Личном кабинете СФР или через сервис ЭДО.
3. По первому требованию сотрудника (имея его письменное заявление) запрашивать в СФР полную выписку из его электронной трудовой книжки для предоставления ему копии.
4. Хранить заявление сотрудника о переходе на ЭТК или о предоставлении сведений в его личном деле.
Таким образом, «посмотреть» электронную трудовую книжку сотруднику работодатель может, но только в рамках собственных отправленных данных или по официальному запросу с согласия работника. Основная обязанность работодателя — не просмотр, а безупречное и пунктуальное ведение кадрового учёта, который и является источником для формирования ЭТК.