Важное примечание: Данная статья основана на актуальном российском трудовом законодательстве (Трудовой кодекс РФ, Постановление Правительства № 225). Упоминания игровых платформ (Bungie, Destiny) в исходных данных являються случайным техническим мусором и не имеют отношения к теме. Все нижеизложенное касается исключительно трудовых правоотношений в РФ.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК) и зачем она совместителю?
Электронная трудовая книжка (ЭТК), это юридически полноценная замена бумажной трудовой книжки. Все сведения о работе (прием, увольнение, вводные данные, сведения о специальностях, награждениях) вносятся в единую государственную информационную систему (ЕГИС ТК) через работодателя.
Для совместителя (работника, выполняющего работу по совместительству) переход на ЭТК имеет ключевые преимущества:
- Удобство и безопасность: Не нужно носить с собой бумажный документ, боясь его утери или порчи. Все данные в цифровом виде, доступны через портал «Госуслуги».
- Автоматизация: При смене работы новый работодатель может оперативно получить сведения о стаже и предыдущих местах работы через систему, что ускоряет оформление.
- Соответствие современным стандартам: Цифровизация кадрового учета, общий тренд. С 2021 года работодатели вправе оформлять ЭТК вместо бумажной, а с 2025 года отчетность в ЕФС-1 (сведения о трудовой деятельности) ведется на основе данных ЕГИС ТК.
Правовая основа для перевода совместителя на ЭТК
Перевод на электронный формат регулируется:
- Трудовым кодексом РФ (ст. 66.1, 84.1).
- Постановлением Правительства РФ № 225 (от ) «Об особенностях оформления электронных трудовых книжек».
Ключевой принцип: Перевод на ЭТК возможен только с письменного согласия работника. Это правило распространяется на всех категорий работников, включая совместителей. Работодатель не может в одностороннем порядке перевести сотрудника на электронный документ.
Кто инициирует переход?
Инициатива может исходить как от работодателя (основного места работы совместителя), так и от самого работника. Чаще всего работодатель, переходя на цифровой кадровый учет, предлагает всем сотрудникам, в т.ч. совместителям, подписать соответствующее заявление.
Как правильно составить заявление совместителю
Заявление является волеизъявлением работника и должно быть составлено четко и без двусмысленностей. Вот рекомендуемая структура и шаблон.
Шаблон заявления (образец)
Директору [Название организации] [Полное наименование организации] [Адрес организации] От сотрудника: [ФИО полностью] Табельный номер: [если есть] Должность (по совместительству): [название должности] ЗАЯВЛЕНИЕ Я, [ФИО], работающий в организации по совместительству на должности [должность], прошу переоформить мою трудовую книжку с бумажного на электронный формат (Электронную трудовую книжку). Настоящим подтверждаю, что я ознакомлен(а) с порядком оформления и использования электронной трудовой книжки, а также с моими правами и обязанностями в этом случае. Согласен(на) на обработку моих персональных данных, необходимых для ведения электронной трудовой книжки, в соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных». При этом прошу: 1. Внести сведения о моей трудовой деятельности, имеющиеся в бумажной трудовой книжке, в Единую государственную информационную систему учета трудовых книжек (ЕГИС ТК). 2. После внесения сведений в ЕГИС ТК бумажную трудовую книжку считать недействительной и вернуть ее мне для хранения (или: униожить в установленном порядке). «___» __________ 20__ г. ____________________ / [ФИО] /
Ключевые пункты, которые должны быть в заявлении:
- Четкое указание на переход именно на ЭТК. Нельзя писать «на электронный документ» или «на цифровую версию».
- Подтверждение ознакомления с порядком. Это защитит работодателя от возможных претензий.
- Согласие на обработку персональных данных. Обязательный пункт для работы с ЕГИС ТК.
- Ясное указание на судьбу бумажной книжки. По закону ее после перевода возвращают работнику (она становится просто личным архивным документом) или уничтожают с составлением акта. Этот пункт исключает недопонимание.
Порядок действий после подачи заявления
- Подача заявления: Совместитель передает заявление в отдел кадров (или бухгалтерию) основного места работы. Рекомендуется делать это в двух экземплярах: один для себя (с отметкой о принятии), второй — в отдел.
- Действия работодателя:
- Проверяет заявление, наличие бумажной трудовой книжки у сотрудника.
- Вносит все имеющиеся записи из бумажной книжки в ЕГИС ТК через свой кабинет системы.
- После успешного внесения формирует в системе электронную трудовую книжку.
- Сообщает совместителю о завершении процедуры (например, через служебную записку или SMS-уведомление, если такая услуга подключена).
- Возвращает бумажную книжку сотруднику с отметкой «Возвращена владельцу в связи с оформлением электронной трудовой книжки» и подписью ответственного лица, или уничтожает ее с составлением акта (если сотрудник не желает получить).
- Действия совместителя:
- Получает обратно свою бумажную книжку (если работодатель ее возвращает) или акт об уничтожении.
- Активирует и проверяет свою ЭТК через портал «Госуслуги» (необходима учетная запись с подтвержденной личностью).
- При выходе на новое место работы (даже по совместительству) сообщает новому работодателю, что у него есть ЭТК, и предоставляет СНИЛС для связи с ЕГИС ТК.
Важные нюансы и частые вопросы совместителей
Нужно ли согласие основного и дополнительного работодателя?
Нет. Перевод на ЭТК инициируется и оформляется только тем работодателем, у которого находится бумажная трудовая книжка на момент перевода. Обычно это основное место работы совместителя, так как именно там ведется его основная трудовая книжка. Если у совместителя есть несколько мест работы, и бумажная книжка находится у одного из них, то заявление подается туда. Другие работодатели (по совместительству) в дальнейшем будут вносить записи в ЭТК через свою систему, имея только СНИЛС сотрудника.
Что, если у совместителя уже есть ЭТК от другого работодателя?
Если совместитель уже перешел на ЭТК ранее (например, по основному месту работы), то у него уже есть электронная запись в ЕГИС ТК. В этом случае новый работодатель (по совместительству) не оформляет новую ЭТК. Он просто вносит запись о приеме на работу (и об увольнении) в уже существующую электронную книжку, используя СНИЛС сотрудника. Заявление на «переход» в такой ситуации не требуется, так как переход уже совершен.
Как проверить, что запись внесена?
Совместитель должен зайти на портал «Госуслуги» в раздел «Электронная трудовая книжка» и убедиться, что появилась запись о приеме на работу по совместительству с правильными реквизитами работодателя.
Что делать с записями, которые были в бумажной книжке?
Все записи, имевшиеся в бумажном документе на момент перевода, обязательно переносятся в ЭТК. Это право работника. Если работодатель отказывается перенести старые записи — это нарушение.
Типичные ошибки и риски
- Работодатель заставляет перейти без заявления. Это незаконно. Переход только по добровольному согласию.
- В заявлении нет пункта о судьбе бумажной книжки. Может возникнуть ситуация, когда работник не знает, где его старый документ.
- Совместитель не проверяет ЭТК после перевода. Нужно убедиться, что все записи (особенно старые) отражены корректно.
- Путаница с основным местом работы. Если бумажная книжка у основного работодателя, заявление подается туда. Не нужно подавать заявление каждому месту совместительства.
Переход совместителя на электронную трудовую книжку — стандартная и выгодная процедура в современных условиях. Ключевое условие — добровольное письменное заявление работника. Совместителю необходимо:
- Уточнить у кадровиков основного места работы, где находится его бумажная трудовая книжка.
- Составить грамотное заявление по приведенному образцу.
- После оформления проверить свою ЭТК на портале «Госуслуги».
- Хранить бумажную книжку (если она возвращена) как архивный документ, но помнить, что юридическую силу с момента перевода имеет только ЭТК.
Этот шаг упрощает кадровое администрирование для работодателя и делает документооборот более надежным и доступным для самого совместителя.
Статья подготовлена на основе действующего законодательства РФ. Для получения персональной консультации рекомендуется обратиться к юристу или в отдел кадров своей организации.