С 2021 года в России начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к электронным (ЭТК). К 2026 году этот процесс достиг своего пика, и теперь все работодатели, включая те, кто оформляет внешних совместителей, обязаны вести учет трудовой деятельности исключительно в электронном виде. Для внешних совместителей этот переход имеет особые нюансы, которые необходимо учитывать как работодателям, так и работникам.

Что такое внешний совместитель?

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 60;1), внешний совместитель, это работник, который выполняет регулярную оплачиваемую работу по другой профессии (должности) в свободное от основной работы время у другого работодателя. Важно: у внешнего совместителя есть основное место работы, а совмещение — дополнительное.

Почему переход на ЭТК особенно важен для внешних совместителей?

Традиционно бумажная трудовая книжка была физическим документом, который передавался от одного работодателя к другому. Для совместителей это создавало серьезные проблемы:

• Невозможность хранить несколько бумажных трудовых книжек (закон запрещает это).
• Риск потери или повреждения документа при передаче между работодателями.
• Сложности при внесении записей: основной работодатель не знал о трудовой деятельности на стороне, а внешний — не мог внести запись без оригинала.

Электронные трудовые книжки решили эти проблемы: вся информация хранится в единой базе данных Пенсионного фонда РФ (ПФР), доступ к которой есть у всех работодателей, участвующих в системе.

Как проходит переход на ЭТК для внешних совместителей?

Шаг 1: Выбор формата трудовой книжки

С 2020 года каждый работник мог подать заявление о выборе: сохранить бумажную трудовую книжку или перейти на электронную. К 2026 году:

• Все новые сотрудники (включая совместителей) автоматически получают ЭТК — бумажные книжки больше не выдаются.
• Работники, выбравшие бумажный вариант до 2021 года, могут продолжать его использовать, но все новые записи о работе (включая совместительство) должны вноситься только в ЭТК.

Шаг 2: Работодатель обязан внести запись о совместительстве

Даже если внешний совместитель работает у вас на полставки и имеет основное место работы, вы как работодатель обязаны:

1. Получить согласие работника на обработку персональных данных (включая сведения о трудовой деятельности).
2. Внести в Единую информационную систему ПФР запись о приеме на работу по совместительству в течение 3 рабочих дней с даты заключения трудового договора.
3. Указать в записи: наименование организации, должность, дату приема, основание (трудовой договор), а также пометку «совместительство».

Важно! Вы не требуете от совместителя оригинал бумажной трудовой книжки — он не нужен. Все данные берутся из Единой системы ПФР по ИНН или СНИЛС работника.

Шаг 3: Работник может контролировать свою ЭТК

Каждый сотрудник может:

• Просматривать свою трудовую историю через Госуслуги или личный кабинет на сайте ПФР.
• Загружать выписку из ЭТК в формате PDF для подачи в банк, вуз, при устройстве на новую работу.
• Подавать заявление о восстановлении утерянных данных, если запись не была внесена работодателем.

Что делать, если совместитель не подавал заявление на ЭТК?

Если работник до 2021 года выбрал бумажную трудовую книжку и не подавал заявление на переход, то:

• Ваша организация обязана вести учет его работы в ЭТК — это требование закона.
• Вы не вносите записи в бумажную книжку — она остается у работника как исторический документ, но все новые трудовые события фиксируются только в электронной форме.
• Работник может в любой момент подать заявление в ПФР о переходе на ЭТК — тогда все его трудовые записи (включая совместительства) будут объединены в одном месте.

Какие документы нужны работодателю для внесения записи?

Для оформления совместителя в ЭТК вам потребуется:

• Заявление работника о приеме на работу (по форме Т-1 или аналогичной).
• Трудовой договор (оформляется в обычном порядке).
• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
• СНИЛС (обязателен для передачи в ПФР).
• ИНН (желательно, для точной идентификации).

Не требуется: оригинал бумажной трудовой книжки, справка с основного места работы, согласие основного работодателя (если только это не предусмотрено внутренними правилами организации).

Преимущества ЭТК для внешних совместителей

1. Универсальность, одна трудовая история, доступная в любой точке России.
2. Безопасность — нет риска потери, порчи, подделки.
3. Удобство, можно получить выписку онлайн в любое время.
4. Точность — все записи вносятся автоматически, исключаются ошибки и недочеты.
5. Прозрачность, ПФР корректно формирует пенсионные права, учитывая все места работы.

Что делать, если запись о совместительстве не внесена?

Если вы как работодатель не внесли запись о совместительстве в ЭТК в срок — это нарушение закона (ст. 5.27 КоАП РФ). Последствия:

• Штраф до 50 000 рублей для организации.
• Штраф до 5 000 рублей для руководителя.
• Риск претензий от работника при оформлении пенсии или при устройстве на новую работу.

Рекомендация: регулярно проверяйте в личном кабинете работника (через систему ПФР), все ли записи внесены. Если запись отсутствует — немедленно исправьте ошибку и уведомите работника.

Переход на электронные трудовые книжки для внешних совместителей — это не бюрократическая формальность, а важный шаг к цифровой трансформации трудовых отношений. Он упрощает жизнь работникам, повышает прозрачность для работодателей и обеспечивает точный учет трудового стажа для формирования будущей пенсии.

Для работодателей: внедрите внутреннюю процедуру учета совместителей через ЭТК, обучите кадровиков, настройте автоматизированную систему кадрового учета (например, 1С:Зарплата и управление персоналом).

Для совместителей: проверьте свою ЭТК на сайте ПФР или через Госуслуги — убедитесь, что все места работы отражены. При обнаружении ошибок, сразу обращайтесь к работодателю.

Электронные трудовые книжки — это будущее. И оно уже наступило. Внешние совместители — не исключение, а важная часть этой системы. Правильно оформленная ЭТК — залог спокойствия, стабильности и уверенности в будущем.

Информация актуальна на 22 мая 2026 года. Рекомендуется регулярно проверять обновления на официальном сайте Пенсионного фонда РФ: www.pfrf.ru.