Обновлено: 23 мая 2026 года, 20:07

Вопрос о том, электронная трудовая книжка добровольно или нет, остается одним из самых обсуждаемых в сфере трудового права и кадрового учета. С момента внедрения электронной трудовой книжки в 2020 году и до 2026 года система претерпела значительные изменения. Сегодня она стала не просто альтернативой, а основным стандартом для большинства работников и работодателей.

Однако до сих пор сохраняются вопросы: обязательно ли переходить на ЭТК, можно ли сохранить бумажную книжку и как правильно оформить выбор между форматами. В этой статье мы разберем все нюансы на основе действующего законодательства и практики 2026 года.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка — это цифровая версия традиционной бумажной трудовой книжки, которая храниться в информационной системе Пенсионного фонда Российской Федерации (ПФР) или в государственной информационной системе «Электронный паспорт».

В ней содержатся:

• Сведения о трудовой деятельности (места работы, должности, периоды, причины увольнения);
• Сведения о награждениях и поощрениях;
• Информация о профессиональном обучении;
• Другие данные, предусмотренные трудовым законодательством.

Важно: ЭТК не отменяет бумажную трудовую книжку, а является альтернативой, которую можно использовать по выбору работника.

Когда переход на ЭТК обязателен, а когда доброволен?

Обязательный переход на ЭТК

Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ, с 1 января 2021 года:

• Все новые сотрудники, принятые на работу после 1 января 2021 года, автоматически получают учет своей трудовой деятельности в электронном формате. Работодатель не вправе требовать у них бумажную трудовую книжку.
• Работники, у которых нет бумажной трудовой книжки (например, потеряли или не заводили), также получают учет в ЭТК.
• С 2026 года все работодатели обязаны вести учет в электронном виде. Это означает, что даже если у сотрудника есть бумажная книжка, все новые записи должны вноситься в ЭТК.

Добровольный переход на ЭТК

Для сотрудников, которые были приняты на работу до 1 января 2021 года и имеют бумажную трудовую книжку, переход на ЭТК доброволен. Они могут:

• Оставить бумажную трудовую книжку и продолжать ее использовать;
• Перейти на ЭТК по личному заявлению;
• Совмещать оба формата (например, основные записи в ЭТК, а копии или исторические данные, в бумажном варианте).

При этом работодатель не вправе требовать от работника перехода на ЭТК. Это решение остается за сотрудником.

Как оформить переход на электронную трудовую книжку?

Шаг 1: Подача заявления

Для перехода на ЭТК работник должен подать письменное заявление на имя работодателя. В заявлении указывается:

• Желание перейти на электронную трудовую книжку;
• Согласие на обработку персональных данных;
• Подтверждение, что бумажная трудовая книжка сохраняется (если она есть).

Образец заявления:

Шаг 2: Подтверждение от работодателя

Работодатель обязан:

• Принять заявление и зарегистрировать его;
• Внести соответствующую запись в трудовую книжку (если она бумажная) или в систему учета;
• Направить сведения в Пенсионный фонд для формирования ЭТК.

Срок обработки заявления, не более 15 рабочих дней с момента подачи.

Шаг 3: Получение доступа к ЭТК

После оформления ЭТК работник может:

• Получить доступ к своей электронной трудовой книжке через:
• Личный кабинет на сайте Пенсионного фонда РФ;
• Портал Госуслуги;
• Мобильное приложение ПФР;
• Через работодателя (по запросу).
• Заказать выписку из ЭТК (бесплатно, не чаще 1 раза в год);
• Получить бумажную копию ЭТК при необходимости.

Можно ли сохранить бумажную трудовую книжку?

Да, работники вправе сохранить бумажную трудовую книжку, если она у них уже есть. Однако:

• Все новые записи о трудовой деятельности должны вноситься в ЭТК с 2026 года. Работодатель не вправе делать записи только в бумажном варианте.
• Если работник хочет, чтобы записи делались и в бумажной, и в электронной книжке, он должен подать соответствующее заявление.
• Работодатель не обязан хранить бумажную трудовую книжку, если сотрудник перешел на ЭТК. В этом случае бумажная книжка может быть возвращена работнику.

Что делать, если работник не определился с выбором?

Если сотрудник, принятый до 2021 года, не подал заявление о переходе на ЭТК или об отказе от нее, работодатель обязан вести учет в обоих форматах:

• Новые записи вносятся в ЭТК;
• Бумажная трудовая книжка продолжает храниться и обновляться.

Однако с 2026 года работодатели вправе перейти на ведение только электронного учета, если сотрудник не подал заявление об отказе от ЭТК.

Преимущества и недостатки ЭТК

Преимущества электронной трудовой книжки:

• Защита от потери или повреждения, данные хранятся в государственной системе;
• Удобный доступ — можно получить выписку в любой момент через интернет;
• Автоматическое обновление, записи вносятся оперативно;
• Отсутствие необходимости хранить бумажный документ;
• Возможность быстрого получения сведений для оформления пенсии, кредита, иных целей.

Недостатки электронной трудовой книжки:

• Зависимость от интернета — доступ возможен только при наличии связи;
• Риск взлома или утечки данных (хотя система защищена законодательно);
• Невозможность физического предъявления при устройстве на работу (требуется выписка);
• Необходимость разбираться в цифровых сервисах для пожилых сотрудников.

Часто задаваемые вопросы (FAQ) в 2026 году

Обязательно ли переходить на ЭТК, если у меня есть бумажная трудовая книжка?

Нет, не обязательно. Переход доброволен. Вы можете продолжать использовать бумажную трудовую книжку, но все новые записи с 2026 года должны вноситься в ЭТК.

Могу ли я вернуть бумажную трудовую книжку, если перешел на ЭТК?

Да, можете. Для этого нужно подать заявление об отказе от ЭТК. Работодатель обязан вернуть вам бумажную трудовую книжку и продолжить делать записи в ней.

Что будет, если я не подам заявление ни о переходе на ЭТК, ни об отказе от нее?

Работодатель обязан вести учет в обоих форматах до тех пор, пока вы не определитесь. С 2026 года работодатели вправе перейти на ведение только электронного учета.

Как получить выписку из ЭТК?

Выписку можно получить:

• Через личный кабинет на сайте ПФР;
• Через портал Госуслуги;
• Через мобильное приложение ПФР;
• Через работодателя (по запросу).

Выписка предоставляется бесплатно 1 раз в год.

Могут ли уволить за отказ от ЭТК?

Нет, не могут. Отказ от ЭТК не является основанием для увольнения или дискриминации. Это право работника, закрепленное законодательно.

В 2026 году электронная трудовая книжка стала основным стандартом учета трудовой деятельности, но переход на нее остается добровольным для тех, кто уже имеет бумажную книжку.

Рекомендации:

1. Если вы новый сотрудник (принят после 2021 года), у вас автоматически будет ЭТК. Дополнительные действия не требуются.
2. Если у вас есть бумажная трудовая книжка — решите, хотите ли вы перейти на ЭТК. Если да, подайте заявление. Если нет, продолжайте использовать бумажный вариант, но помните, что новые записи должны вноситься в ЭТК.
3. Если вы не определились — работодатель обязан вести учет в обоих форматах, но с 2026 года может перейти на ведение только электронного учета.
4. Если вы хотите сохранить бумажную книжку, подайте заявление об отказе от ЭТК. Работодатель обязан исполнять ваше решение.

Электронная трудовая книжка — это шаг к цифровизации и удобству, но ваше право выбрать формат учета остается за вами.

Полезные ресурсы и контакты

• Официальный сайт Пенсионного фонда РФ — для доступа к ЭТК;
• Портал Госуслуги — для получения выписок;
• Официальный сайт Минтруда РФ, разъяснения по трудовому законодательству;
• Телефон горячей линии ПФР: 8 800 302 2 302 (бесплатно по России).

Источники информации:
Данная статья подготовлена на основе данных из открытых источников, включая:
Материалы Пенсионного фонда РФ, Министерства труда и социальной защиты РФ, портала Госуслуги, а также аналитических статей от РБК, КонсультантПлюс и других авторитетных изданий.