С 1 января 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что с этого времени информация о трудовой деятельности граждан, впервые устраивающихся на работу, формируется исключительно в электронном виде в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР, теперь — СФР). Если у кандидата уже есть бумажная трудовая книжка (ТК), выданная до 2021 года, он может выбрать, как вести учет: оставить бумажную или перевести ее в электронный формат.
Данная статья подробно разбирает, какие документы необходимо запросить у соискателя при приеме на работу, если он имеет (или собирается иметь) электронную трудовую книжку, и как правильно оформить прием такого сотрудника.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Электронная трудовая книжка — это официальный электронный документ, который содержит всю информацию о трудовой деятельности гражданина: места работы, должности, даты приема, перевода и увольнения. Он хранится в базе данных Социального фонда России (СФР) и имеет юридическую силу, равную бумажному документу.
Ключевые особенности:
- Оформляется с 1 января 2021 года для впервые устраивающихся на работу.
- Работодатель не выдает физическую книжку. Все сведения вносятся в СФР в электронном виде.
- Сотрудник может в любой момент получить выписку из своей ЭТК через личный кабинет на сайте СФР или Госуслуг.
- Если у гражданина уже есть бумажная ТК, он может подать заявление о ее переводе в электронный вид. После этого бумажный документ становится недействительным.
Общий перечень документов при приеме на работу
Независимо от вида трудовой книжки, Трудовым кодексом РФ (ст. 65) установлен обязательный минимальный набор документов, которые работодатель вправе запросить у соискателя:
- Паспорт гражданина РФ или иной документ, удостоверяющий личность.
- Трудовая книжка (в бумажном виде) или сведения о трудовой деятельности (для ЭТК).
- СНИЛС (страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования).
- ИНН (идентификационный номер налогоплательщика).
- Документы об образовании и квалификации (если работа требует специальной подготовки).
- Медицинская книжка (если это предусмотрено отраслевыми нормативами, например, для работы с питанием, детьми, в медицине).
- Военный билет (для военнообязанных).
Как быть с самой трудовой книжкой (бумажной или электронной)?
Здесь важен принцип: работодатель не имеет права требовать предъявления «бумажного» документа, если вся информация о предыдущем опыте работы хранится в ЭТК.
- Если у соискателя только ЭТК (он трудился впервые после 2021 года или перевел свою бумажную ТК в электронный вид): Он не обязан предоставлять физический документ. Работодатель должен самостоятельно запросить сведения о трудовой деятельности в СФР через межведомственное электронное взаимодействие (через систему «СБИС», «Контур» и т.д.) или попросить соискателя предоставить выписку из ЭТК (она может быть распечатана с сайта СФР/Госуслуг).
- Если у соискателя бумажная ТК (выданная до 2021 года, и он не переводил ее): Он обязан предъявить ее при приеме на работу. В этом случае работодатель вносит записи в бумажный документ, а также обязан направить информацию о приеме, переводе, увольнении в СФР для формирования электронной версии (если сотрудник не против).
- Если у соискателя есть и то, и другое: Приоритет имеет бумажная ТК, выданная до 2021 года, до момента ее официального перевода в ЭТК. После перевода бумажный документ возвращается в СФР и становится недействительным.
Пошаговый алгоритм действий работодателя при приеме сотрудника с ЭТК
- Запросите у кандидата:
- Паспорт.
- СНИЛС и ИНН.
- Документы об образовании (если требуется).
- Уточните, есть ли у него бумажная трудовая книжка. Если нет (или он ее перевел в ЭТК), попросите предоставить выписку из электронной трудовой книжки (распечатку с сайта СФР).
- Проверьте предоставленные документы: подлинность, сроки действия, соответствие должности (образование, медкнижка).
- Запросите сведения в СФР самостоятельно: через сервисы электронного документооборота (ЭДО) или личный кабинет работодателя на сайте СФР. Это подтвердит наличие/отсутствие ЭТК и ее актуальное содержание.
- Оформите приказ о приеме на работу (форма Т-1 или внутренняя форма организации).
- Внесите запись в трудовую книжку:
- Если есть бумажная ТК, вносите запись в нее.
- Если только ЭТК — не вносите запись в бумажный документ, так как его нет. Запись автоматически формируется в СФР после отправки сведений работодателем.
- Направьте сведения о приеме на работу в СФР: Это обязанность работодателя; Данные (ФИО, СНИЛС, дата приема, должность, подразделение, основание) передаются в электронном виде в течение 15 дней. Именно после этой отправки запись появится в ЭТК сотрудника.
- Сообщите сотруднику о том, что информация о его приеме будет отражена в электронной трудовой книжке.
Важные нюансы и частые вопросы
А что, если у сотрудника нет ни бумажной, ни электронной ТК?
Если человек впервые устраивается на работу после 1 января 2021 года, у него по закону должна быть электронная трудовая книжка. Она создается автоматически в СФР на основании первого приема на работу. Если в базе СФР его ЭТК еще нет, это не препятствие. Вы оформляете прием, направляете сведения в СФР, и его ЭТК создается в момент первой отправки данных работодателем.
Может ли работник отказаться от ЭТК и потребовать бумажную книжку?
Нет, не может. С 1 января 2021 года для впервые устраивающихся на работу бумажная трудовая книжка не выдается. Перевод уже имеющейся бумажной ТК в электронный вид, это право работника, но не обязанность. Если он не подает заявление на перевод, у него остается бумажный документ, а работодатель ведет двойную отчетность (вносит записи в бумажную ТК и отправляет их в СФР).
Какие данные о сотруднике хранятся в ЭТК?
В электронной трудовой книжке содержатся те же сведения, что и в бумажной:
- ФИО, дата рождения, СНИЛС.
- Наименования всех работодателей (с изменениями).
- Даты приема, перевода, увольнения.
- Должности, профессии, специальности, структурные подразделения.
- Основания для трудовых отношений (номер и дата приказа/трудового договора).
- Сведения об обучении и повышении квалификации (если вносились работодателем).
Как сотрудник может проверить свою ЭТК?
Через личный кабинет на сайте СФР (sfr.gov.ru) или через портал Госуслуг. Для этого нужен подтвержденный аккаунт и СНИЛС.
Прием на работу сотрудника с электронной трудовой книжкой не требует от работодателя каких-либо особых, дополнительных документов по сравнению с традиционным порядком. Ключевое отличие — отсутствие необходимости в физическом документе «Трудовая книжка» у работника, если он не сохранил бумажный вариант.
Главное правило для работодателя:
- Запросите стандартный набор документов (паспорт, СНИЛС, ИНН, диплом и т.д.).
- Уточните статус трудовой книжки у сотрудника.
- Обязательно направьте сведения о приеме (и всех последующих кадровых событиях) в СФР в установленные законом сроки.
Соблюдение этих простых правил обеспечит законность кадрового учета и защитит как работника, так и работодателя.
Статья подготовлена на основе анализа актуального законодательства РФ (Трудовой кодекс, Постановление Правительства № 526 от (условно), нормативных материалов ПФР/СФР) и практики применения системы ЭТК. Дата актуализации информации: 23 мая 2026 года.