В 2019 году в России был принят Федеральный закон № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде». С момента его вступления в силу работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности сотрудников как в бумажной, так и в электронной форме. При переходе сотрудника на электронную трудовую книжку (ЭТК) необходимо сделать определённые записи в бумажной трудовой книжке, чтобы соблюсти требования законодательства.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК – это электронный документ, содержащий те же сведения, что и бумажная трудовая книжка, но в цифровом виде. Он хранится в системе «Электронный документооборот» (ЭДО) и доступен как работодателю, так и работнику через портал «Мой персональный кабинет».

Преимущества ЭТК

• Упрощённый доступ к сведениям о трудовой деятельности.
• Сокращение бумажных расходов.
• Быстрый обмен данными с контролирующими органами.

Законодательные основы

Основные нормативные акты, регулирующие переход на ЭТК:

1. Федеральный закон № 439-ФЗ от г. «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
2. Порядок ведения и хранения трудовых книжек (Порядок № 35, утверждённый приказом Минтруда РФ от г.).
3. Статья 66.1 Трудового кодекса РФ – о записи о переходе на ЭТК.

Кому и когда необходимо делать запись

Запись о переходе на ЭТК в бумажной трудовой книжке должна быть внесена работодателем в течение 3 календарных дней после получения письменного заявления сотрудника о переходе на электронный вариант.

Если сотрудник не подал заявление, но работодатель решил перейти на ЭТК, запись всё равно обязана быть внесена, но в этом случае она оформляется как «переход на ЭТК по инициативе работодателя».

Шаги по внесению записи

1. Получение заявления сотрудника.

   Сотрудник оформляет письменное заявление о переходе на ЭТК. В заявлении указываются:

   • ФИО сотрудника.
   • Дата рождения.
   • Дата начала работы.
   • Дата перехода на ЭТК (если отличается от даты начала работы).
   • Подпись сотрудника.
2. Выпуск бумажной трудовой книжки.

   После получения заявления работодатель выдает сотруднику бумажную трудовую книжку в течение 3 дней. Внутри книжки в первой свободной строке делается запись о переходе.

3. Внесение записи в книгу.

   Запись оформляется в соответствии с пунктом 35 Порядка ведения и хранения трудовых книжек. В таблице ниже приведён образец записи.

4. Проверка и подпись.

   После внесения записи сотрудник подписывает её, а руководитель отдела кадров (или уполномоченный сотрудник) ставит печать и подпись.

5. Публикация в ЭТК.

   Внутренний ИТ-отдел или специализированный сервис автоматически синхронизирует данные с ЭТК. В электронном документе появится запись о переходе.

Образец записи в трудовой книжке

Пункт 35 Порядка ведения и хранения трудовых книжек

№ | Дата выдачи | ФИО сотрудника | Должность | Переход на ЭТК
---|-------------|-----------------|-----------|---------------
1 | | Иванов И.И. | Оператор | Переход на ЭТК по инициативе работника

В записи указываются:

• Порядковый номер записи (№).
• Дата выдачи бумажной трудовой книжки.
• ФИО сотрудника.
• Должность на момент перехода.
• Краткое описание перехода (например, «Переход на ЭТК по инициативе работника»).

Что делать, если запись не внесена

В случае, если работодатель не внес запись в бумажную трудовую книжку, работник может потребовать её внесения. Если работодатель отказывается, работник имеет право обратиться в Трудовую инспекцию с заявлением о нарушении законодательства.

Важно помнить, что отсутствие записи может привести к:

• Проблемам при проверке работодателя.
• Сложностям при оформлении документов, связанных с трудовой деятельностью (например, при получении пенсии).
• Невозможностью доказать факт перехода на ЭТК в случае споров.

Возможность возврата к бумажной трудовой книжке

Согласно пункту 35 Порядка, возврат к бумажной трудовой книжке возможен, но только при наличии письменного заявления сотрудника и согласия работодателя. В таком случае запись о переходе на ЭТК в бумажной книжке должна быть удалена (с пометкой «Удалено по инициативе работодателя»), а в ЭТК должна быть внесена запись о возврате.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли перейти на ЭТК без записи в бумажной книжке?

   Нет. Закон обязывает работодателя сделать запись в бумажной трудовой книжке.

2. Сколько времени занимает синхронизация данных с ЭТК?

   В большинстве случаев синхронизация происходит автоматически в течение 24 часов после внесения записи в бумажной книжке.

3. Что делать, если сотрудник не подписал заявление?

   Без подписи заявление считается недействительным. Работодатель может предложить сотруднику подписать заявление в присутствии свидетеля.

4. Можно ли изменить запись после её внесения?

   Изменения допускаются только в случае ошибки, но они должны быть оформлены в соответствии с пунктом 35 Порядка и сопровождаться подписью руководителя.

Переход на электронную трудовую книжку – это важный шаг к цифровизации кадровой работы. Однако для соблюдения законодательства необходимо:

• Получать письменное заявление от сотрудника.
• Выдавать бумажную трудовую книжку в течение 3 дней.
• Вносить запись о переходе в соответствии с пунктом 35 Порядка.
• Проверять корректность данных в ЭТК после синхронизации.
• Сохранять копии всех документов (заявления, записи, подтверждения синхронизации).

Следуя этим рекомендациям, вы избежите юридических рисков и обеспечите надёжность кадровой документации.