Вопрос оформления трудовых отношений с работниками у индивидуального предпринимателя (ИП) часто вызывает путаницу. Главное, что нужно помнить: ИП, как и любое юридическое лицо, обязан соблюдать Трудовой кодекс РФ при приеме на работу по трудовому договору. Однако есть важные нюансы, связанные с ведением трудовой документации, в частности — с трудовой книжкой в условиях перехода на электронный документооборот.

С 1 января 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Все сведения о трудовой деятельности (прием, увольнение, вводные данные) ведутся в единой информационной системе в Социальном фонде России (СФР).

Ключевые особенности ЭТК:

• Обязательность для работодателей: Все работодатели (юрлица, ИП, организации) с 2021 года обязаны вносить сведения о принятых на работу сотрудниках в ЭТК. Бумажная трудовая книжка (ТК) больше не выдается при первом приеме на работу.
• Добровольность для работника: Сам работник может выбрать, будет ли он пользоваться электронной или бумажной трудовой книжкой. Если он не подал заявление о выдаче бумажной ТК, информация вносится только в ЭТК.
• Хранение: Все данные хранятся в защищенной базе СФР. Работник может в любой момент получить выписку из ЭТК через портал Госуслуг или лично в МФЦ/отделении СФР.
• Необнуление стажа: Важно помнить: переход на ЭТК не обнуляет уже накопленный стаж. Все предыдущие записи из бумажной ТК (если она была) переносятся в электронный формат. Бумажная ТК, выданная ранее, остается главным доказательством трудового стажа.

Прием на работу для ИП: особенности и обязанности

Индивидуальный предприниматель, принимающий работника по трудовому договору, наделяется теми же обязанностями, что и юридическое лицо. Однако есть специфика:

Обязанности ИП-работодателя:

1. Оформление приказа (распоряжения) о приеме на работу.
2. Внесение сведений в ЭТК через личный кабинет на сайте СФР или через сервисы бухгалтерских программ. Это делается в течение 3 рабочих дней со дня приема на работу.
3. Оформление и выдача трудовой книжки:
   • Если работник ранее не имел ТК (первое место работы) и не подал заявление о выдаче бумажной — ИП не выдает физический объект. Вся информация будет только в ЭТК.
   • Если работник уже имеет бумажную ТК (например, с предыдущего места работы) и хочет продолжить ее вести, ИП обязан оформить в ней запись о приеме. При этом сведения также вносятся в ЭТК.
   • Если работник подал заявление о выдаче новой бумажной ТК (в случае утраты старой или первого выбора бумажного формата), ИП обязан ее оформить и выдать, а также внести сведения в ЭТК.
4. Оформление других документов: заполнение штатного расписания (если есть), ознакомление с локальными нормативными актами (при их наличии), инструкциями по охране труда.
5. Начисление и выплата заработной платы не реже двух раз в месяц, с отчислениями страховых взносов (в т.ч. в СФР, который и ведет ЭТК).

Альтернатива трудовому договору для ИП:

ИП может привлекать помощь не только через трудовой договор, но и через:

• Гражданско-правовой договор (ГПХ): на выполнение работ (оказание услуг). Не создает трудовых отношений. Трудовая книжка не ведется. Но такой договор нельзя использовать для выполнения постоянной, основной работы, аналогичной деятельности ИП. Иначе суд может переквалифицировать его в трудовой.
• Договор гражданско-правового характера на оказание услуг (для самозанятых): Если привлекаемый человек имеет статус самозанятого (и платит налог на профессиональный доход), то договор заключается по закону 422-ФЗ. Трудовая книжка также не ведется.

Пошаговая инструкция для ИП при приеме на работу

1. Проверьте документы соискателя: паспорт, СНИЛС, ИНН (если есть), документ об образовании (если требуется), документы о воинском учете (для мужчин).
2. Уточните у работника его выбор: хочет ли он вести электронную или бумажную трудовую книжку? Если бумажную, нужно иметь ее при себе или оформить новую.
3. Подготовьте и подпишите трудовой договор в двух экземплярах. Дайте один экземпляр работнику.
4. Оформите приказ о приеме на работу (форма Т-1 или своя).
5. Внесите сведения в ЭТК:
   • Войдите в личный кабинет СФР (или используйте сервис вашего бухгалтера).
   • Найдите раздел «Электронная трудовая книжка» или «Внесение сведений о трудовой деятельности».
   • Заполните данные о работнике (ФИО, СНИЛС, дата рождения), данные о трудовом договоре (дата заключения, должность, условия), данные об ИП как работодателе (ОГРНИП, ИНН).
   • Отправьте сведения. Система сформирует электронную запись.
6. Если работник ведет бумажную ТК: сделайте в ней соответствующую запись о приеме на работу, заверьте подписью и печатью ИП (если используете).
7. Зарегистрируйте работника в качестве застрахованного лица в СФР (это делается автоматически при первом взносе, но лучше убедиться).
8. Начните начислять зарплату и уплачивать страховые взносы (в ПФР, ФФОМС, ФСС).

Частые вопросы (FAQ)

В: Обязан ли ИП вести бумажную трудовую книжку у себя в офисе?

Ответ: Нет. С 2021 года не выдается новая бумажная ТК при первом приеме. Все сведения ведутся в ЭТК. Бумажная ТК хранится только у работника, если он уже имел ее ранее и продолжает вести. ИП обязан лишь вносить данные в ЭТК и, при необходимости, делать записи в имеющуюся у работника бумажную книжку.

В: Что, если работник уволился, а у ИП нет его бумажной ТК?

Ответ: Ничего страшного. Вся информация о приеме и увольнении будет в ЭТК. Для подтверждения стажа работнику достаточно получить выписку из ЭТК через СФР; Бумажная ТК не требуется.

В: Можно ли ИП нанять родственника без оформления?

Ответ: Нет. Если человек реально работает по трудовому договору (выполняет функции, подчиняется внутренним правилам, получает зарплату), его обязательно нужно оформлять по всем правилам (договор, ЭТК, взносы). «Неофициальная» работа, нарушение, за которое грозит крупный штраф, задолженность по взносам и даже уголовная ответственность в особых случаях.

Для индивидуального предпринимателя прием на работу по трудовому договору, это серьезная ответственность. Главное правило: при наличии реальных трудовых отношений необходимо:

1. Заключить письменный трудовой договор.
2. Обязательно внести сведения о работнике в Электронную трудовую книжку через СФР в течение 3 дней.
3. Соблюдать все нормы Трудового кодекса (охрана труда, оплата, время работы и т.д.).
4. Своевременно платить страховые взносы.

Использование ГПХ или привлечение самозанятых допустимо только для разовой, непостоянной работы, не связанной с основной деятельностью ИП. В остальном — только официальное оформление через ЭТК.

Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ (Трудовой кодекс, законы № 422-ФЗ, № 125-ФЗ и др.). Для получения персональной консультации по вашему случаю рекомендуется обратиться к юристу или бухгалтеру.