Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Обновлено: 23 апреля 2025 г.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровая версия традиционной бумажной трудовой книжки, которая хранится не на бумаге, а в электронном виде в системе Пенсионного фонда России (ПФР) или в корпоративных информационных системах работодателей.

С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это означает, что с этой даты все трудовые отношения будут оформляться только в электронном формате, если работник не примет решение сохранить бумажную версию.

 Важно! С 2025 года все больше сотрудников работают без бумажной трудовой книжки, либо по собственному выбору, либо потому, что впервые устраиваются на работу после 2020 года, когда была введена ЭТК. 

Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?

При приеме на работу или при увольнении работодатель обязан проверить наличие у сотрудника электронной трудовой книжки. Для этого используются следующие способы:

Запрос в Пенсионный фонд России (ПФР): работодатель может направить официальный запрос в территориальное отделение ПФР для получения сведений об ЭТК сотрудника.
Проверка в личном кабинете на сайте ПФР: сотрудник может предоставить выписку из личного кабинета на сайте es.pfrf.ru.
Корпоративные системы: если работодатель использует электронный документооборот, информация об ЭТК может быть доступна в корпоративной информационной системе.
Заявление сотрудника: сотрудник может написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку, что подтверждает ее наличие.

С какого года при приеме на работу впервые гражданам оформляется электронная трудовая книжка?

С 2020 года всем гражданам, впервые устраивающимся на работу, автоматически оформляется электронная трудовая книжка. Если сотрудник работает по совместительству или переходит с бумажной на электронную, он может подать соответствующее заявление.

Отчет при увольнении: что должен сделать работодатель?

При увольнении работодатель обязан:

Внести запись об увольнении в электронную трудовую книжку: в течение 7 дней после издания приказа об увольнении работодатель должен внести соответствующую запись в ЭТК.
Сообщить об увольнении в ПФР: работодатель обязан направить сведения об увольнении в Пенсионный фонд России для обновления данных.
Выдать выписку из ЭТК: по запросу сотрудника работодатель обязан выдать выписку из электронной трудовой книжки на бумажном носителе или в электронном виде.
Уведомить сотрудника: работодатель должен уведомить сотрудника о внесенных изменениях и предоставить доступ к его электронной трудовой книжке.

 Обратите внимание! Если сотрудник работает как штатный работник и как внутренний совместитель, записи об увольнении должны быть внесены по каждому месту работы отдельно. 

Что делать сотруднику при увольнении?

Сотрудник при увольнении должен:

Получить уведомление об увольнении от работодателя.
Получить выписку из электронной трудовой книжки (по запросу).
Проверить корректность внесенных записей в личном кабинете на сайте ПФР.
При необходимости обратиться к работодателю за разъяснениями или корректировкой записей.

Если сотрудник не согласен с внесенными записями, он может обратиться в трудовую инспекцию или в суд для защиты своих прав.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли сохранить бумажную трудовую книжку при переходе на ЭТК?

Да, работник может сохранить бумажную трудовую книжку, если напишет соответствующее заявление. Однако с 2026 года бумажные трудовые книжки будут выдаваться только по запросу.

Как получить выписку из электронной трудовой книжки?

Выписку можно получить:

Через личный кабинет на сайте ПФР (es.pfrf.ru).
Через работодателя (по запросу).
Через МФЦ (многофункциональный центр).

Что делать, если работодатель не внес запись об увольнении в ЭТК?

В этом случае необходимо:

Написать работодателю письменное требование о внесении записи.
Обратиться в трудовую инспекцию или прокуратуру.
При необходимости — в суд.

Можно ли восстановить электронную трудовую книжку, если она утеряна?

Да, информацию об ЭТК можно восстановить через личный кабинет на сайте ПФР или обратившись в отделение Пенсионного фонда.

Электронная трудовая книжка — это современный и удобный инструмент учета трудового стажа. С 2026 года все трудовые отношения будут оформляться только в электронном формате, что упрощает ведение учета как для работодателей, так и для сотрудников.

При увольнении важно убедиться, что все записи внесены корректно, а сотрудник получил необходимые документы. Если возникают спорные ситуации, их можно разрешить через трудовую инспекцию или суд.

 Самое главное помнить: электронная трудовая книжка — это не только удобство, но и ответственность. Работодатель и сотрудник должны взаимодействовать, чтобы обеспечить корректность данных и избежать ошибок. 

Очень важно, чтобы при увольнении все записи были внесены своевременно, а сотрудник получил полную информацию о своих трудовых правах.

Если у вас остались вопросы по теме электронной трудовой книжки или процедуре увольнения, обращайтесь к специалистам Пенсионного фонда или трудовой инспекции.