В последние годы цифровизация охватывает все сферы нашей жизни‚ и трудовые отношения не стали исключением. В России введена электронная трудовая книжка (ЭТК)‚ которая заменяет традиционный бумажный вариант. Но какой именно статья Трудового кодекса (ТК РФ) регулирует ведение ЭТК? Ответ — статья 42. Ниже разберём‚ что именно в ней прописано‚ как работает система‚ какие требования к работодателям и работникам‚ а также какие формы и документы участвуют в процессе.

Статья 42 Трудового кодекса РФ

Статья 42 ТК РФ называется «Трудовая книжка». В ней содержится общая информация о том‚ что такое трудовая книжка‚ как она оформляется и какие сведения в неё включаются. Важный момент: в пункте 2 статьи 42 говорится‚ что трудовая книжка может быть в бумажной или в электронном виде. Это и есть юридическое основание для использования ЭТК.

• Пункт 1 – определяет трудовую книжку как документ‚ содержащий сведения о трудовой деятельности работника.
• Пункт 2 – уточняет‚ что трудовая книжка может быть в бумажном или электронном виде.
• Пункт 3 – регламентирует порядок выдачи‚ хранения и передачи трудовой книжки.

Таким образом‚ статья 42 ТК РФ является «правовым каркасом» для всех вопросов‚ связанных с ЭТК.

Федеральный закон № 439-ФЗ от

В дополнение к статье 42 ТК РФ действует Федеральный закон «Об электронных документах‚ электронных подписях и электронных сертификатах» (№ 439-ФЗ). В частности‚ в пункте 8 статьи 2 этого закона прописано:

Формирование сведений о трудовой деятельности работника‚ а также о его трудовом стаже‚ осуществляется в электронном виде и хранится в системе электронного документооборота.

Таким образом‚ закон 439-ФЗ уточняет технические и организационные аспекты хранения данных о трудовой книжке в электронном виде.

Переход на электронную трудовую книжку с 2021 года

С 2021 года при приёме на работу специалисты по кадрам обязаны заполнять только электронные трудовые книжки. Однако в некоторых случаях возможно одновременное ведение бумажного и электронного вариантов‚ если работник не подал заявление об отказе от бумажной книжки.

1. При приёме на работу сотрудник получает электронную трудовую книжку.
2. Если работник ранее отказался от бумажной книжки‚ ему выдаётся форма СТД‑Р (Свидетельство о трудовом стаже).
3. При увольнении работник получает электронный документ‚ подтверждающий завершение трудового договора.

Как выглядит электронная трудовая книжка?

ЭТК представляет собой электронный файл‚ подписанный квалифицированной электронной подписью работодателя. Он содержит те же сведения‚ что и бумажная книжка: даты начала и окончания трудового договора‚ должность‚ место работы‚ причины увольнения и т.д. В системе электронного документооборота (например‚ «Электронный документооборот» – ЕДО) данные хранятся в защищённом виде и доступны для проверки работодателем‚ работником и контролирующими органами.

Преимущества ЭТК

• Удобный контроль трудового стажа.
• Сокращение бумажных расходов.
• Быстрый доступ к документу.
• Низкая вероятность потери или повреждения.

Недостатки ЭТК

• Требуется наличие квалифицированной электронной подписи.
• Необходимость доступа к интернету и специализированному программному обеспечению.
• Потенциальные проблемы с сохранением данных при отказе от системы.

Формы и документы‚ связанные с ЭТК

При работе с ЭТК важно знать основные формы:

• СТД‑Р – форма‚ выдаваемая при отказе от бумажной трудовой книжки.
• Форма «Сведения о трудовой деятельности» – используется при приёме на работу.
• Форма «Сведения о трудовом стаже» – выдаётся при увольнении.

Все эти формы могут быть как в бумажном‚ так и в электронном виде‚ но при переходе на ЭТК они обычно генерируются автоматически в системе ЕДО.

Как работодателю вести ЭТК?

1. Обеспечить наличие квалифицированной электронной подписи.
2. Подключить систему электронного документооборота (например‚ «ЭДО»).
3. При приёме нового сотрудника заполнить форму «Сведения о трудовой деятельности» в системе;
4. При увольнении заполнить форму «Сведения о трудовом стаже» и передать её работнику.
5. Проверять корректность данных и хранить их в течение минимум 5 лет.

Как работнику вести ЭТК?

1. Получить доступ к системе ЕДО от работодателя.
2. Проверять‚ что все сведения о трудовой деятельности корректны.
3. В случае ошибок сообщить работодателю для исправления.
4. Сохранять копию электронного документа для личных нужд.

Что делать‚ если работник хочет отказаться от бумажной трудовой книжки?

Для отказа работник должен подать заявление работодателю. После этого работодатель оформит электронную трудовую книжку и выдаст работнику форму СТД‑Р. В дальнейшем все сведения будут храниться только в электронном виде.

Ведение электронной трудовой книжки регулируется в основном статьей 42 Трудового кодекса РФ‚ а также Федеральным законом № 439-ФЗ от . С 2021 года переход на электронный формат стал обязательным при приёме на работу‚ но допускается одновременное ведение бумажной и электронной книжки при отсутствии заявления об отказе. ЭТК упрощает контроль трудового стажа‚ снижает бумажные расходы и повышает прозрачность трудовых отношений.

Для работодателей и работников важно соблюдать требования законодательства‚ правильно оформлять документы и хранить данные в электронном виде. Это гарантирует законность и удобство работы с трудовыми документами в цифровую эпоху.