В России трудовая книжка остаёться одним из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность работника. С 2024 г. в систему введены электронные трудовые книжки (ЭТК), которые заменяют бумажные записи в большинстве случаев. В этой статье разберёмся, какие отчеты необходимо сдавать работодателю, какие формы использовать, как правильно вести ЭТК и какие штрафы могут возникнуть при нарушении правил.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)

Электронная трудовая книжка – это цифровая версия традиционной бумажной трудовой книжки. В законе она не упоминается как отдельный документ, но фактически представляет собой электронную выписку из сведений, которые работодатель подаёт в Социальный фонд России (СФР). Основные сведения о трудовой деятельности (работодатель, должность, дата начала работы, причины увольнения и т.д.) фиксируются в форме ЕФС‑1 и отправляются в ПФР.

Ключевые особенности ЭТК

• Сохраняет всю историю трудовой деятельности работника.
• Обеспечивает быстрый доступ к выпискам и справкам.
• Упрощает контроль со стороны работодателя и государственных органов.
• При ведении в бумажном формате работодатель обязан дублировать сведения в электронном виде.

Формы отчётности по ЭТК

Для сдачи сведений о трудовой деятельности используются следующие формы:

1. ЕФС‑1 – сведения о трудовой деятельности. Это основная форма, которую подаёт работодатель в СФР. В ней фиксируются все изменения: приём на работу, перевод, увольнение, повышение и т.д.
2. СЗВ‑ТД – отчёт о трудовой деятельности в электронном виде. Подаётся в Пенсионный фонд в рамках обязательной отчётности по пенсионному страхованию.
3. ЗПЭД – заявление на подключение страхователя к ЭДО ПФР. Подаётся до начала работы сотрудника.

Как правильно заполнить ЕФС‑1

Форма ЕФС‑1 содержит несколько подразделов. Важно заполнить каждый из них корректно:

• Первая часть – общие сведения о работодателе (наименование, ИНН, ОГРН).
• Вторая часть – сведения о сотруднике (ФИО, дата рождения, СНИЛС).
• Третья часть – сведения о трудовой деятельности (дата начала работы, должность, оклад, причины увольнения).

После заполнения формы её можно отправить в СФР через электронный сервис (1С‑Отчетность, Астрал Отчет 5.0, СБИС и т.д.).

Сроки сдачи отчётности

Сроки сдачи отчётов по ЭТК зависят от календарного периода и конкретной формы. Ниже приведены основные правила:

• ЕФС‑1 сдаётся раз в год, обычно в феврале. Если в течение года не произошло изменений, отчёт подаётся в феврале следующего года.
• СЗВ‑ТД подаётся в рамках ежемесячной отчётности по пенсионному страхованию. Сроки могут смещаться в зависимости от выходных и праздничных дней.
• ЗПЭД подаётся до начала работы сотрудника, обычно в течение 10 рабочих дней после приёма на работу.

Важно помнить, что в 2020‑году из‑за выходных даты сдачи смещались: в январе и июле отчёт приходился на 17‑е, в феврале и октябре – на 16‑е.

Как вести ЭТК в системе

Ведение ЭТК осуществляется через специальные сервисы, интегрированные с ПФР и СФР. Наиболее популярные решения:

• 1С‑Отчетность – позволяет автоматически формировать и отправлять отчёты.
• Астрал Отчет 5.0 – быстрый и надёжный сервис для сдачи отчётности.
• СБИС – сервис, который позволяет перейти в раздел «Трудовые книжки», нажать «Отчет» и выбрать ЕФС‑1.
• Контур.Экстерн – открывает раздел «Трудовые книжки (ЭТК)» и позволяет управлять всеми мероприятиями.

При работе с этими сервисами важно:

1. Проверять корректность данных перед отправкой.
2. Отслеживать статус отправки и подтверждения получения.
3. Хранить резервные копии отчётов в течение 5 лет.

Штрафы и последствия несоблюдения правил

Несоблюдение требований к ведению ЭТК и сдаче отчётности может привести к штрафам и другим санкциям:

• Штраф за несвоевременную сдачу ЕФС‑1 – до 30 000 ₽ за каждый день просрочки.
• Штраф за нарушение правил ведения бумажной трудовой книжки – до 20 000 ₽.
• Приказ о прекращении работы сотрудника без надлежащего оформления – возможен отказ в выплате пенсии.

Для избежания штрафов работодателю необходимо:

1. Вести отчётность в электронном виде своевременно.
2. Проверять данные перед отправкой.
3. Сохранять копии всех документов.

Как получить выписку из ЭТК

Работник может запросить выписку из своей электронной трудовой книжки в любой момент. Для этого:

• Обратиться в кадровую службу работодателя.
• Запросить электронную выписку через сервис СБИС или Контур.Экстерн.
• Получить PDF‑файл с подтверждением всех трудовых отношений.

Практические рекомендации для работодателя

1. Автоматизация – внедрить систему 1С‑Отчетность или аналогичный сервис.
2. Обучение персонала – провести инструктаж по работе с ЭТК.
3. Контроль – назначить ответственного за сдачу отчётности.
4. Проверка – регулярно проверять статус отправки в ПФР и СФР.
5. Документирование – хранить копии всех форм в течение 5 лет.

Электронные трудовые книжки упрощают ведение кадровой документации и позволяют быстро получать необходимые выписки. Однако для их успешного использования необходимо:

• Соблюдать сроки сдачи отчётности.
• Использовать правильные формы (ЕФС‑1, СЗВ‑ТД, ЗПЭД).
• Вести данные в электронном виде через надёжные сервисы.
• Контролировать корректность данных и своевременность отправки.

Следуя этим рекомендациям, работодатели могут избежать штрафов, обеспечить надёжную защиту прав работников и повысить эффективность кадрового управления.