С переходом к цифровой эпохе в сфере социального обеспечения появляется возможность заменить бумажную трудовую книжку её электронным эквивалентом – Электронной трудовой книжкой (ЭТК). Это упрощает ведение трудовых отношений, ускоряет расчёт пенсионных прав и избавляет от необходимости хранить бумажные документы.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)
ЭТК – это цифровой архив всех записей о трудовых отношениях работника, который хранится в Пенсионном фонде (Украина – ПФУ, Россия – ПФР). После регистрации и подачи данных работодатель создает ЭТК, а работник может просматривать её в личном кабинете на портале госуслуг.
Кому необходимо отправлять ЭТК
- Работодатели, которые хотят автоматизировать учёт трудовых отношений.
- Сотрудники, желающие ускорить расчёт пенсионных накоплений.
- Пенсионные фонды, которым нужны актуальные данные для расчёта пенсий.
Требования к скан-копии бумажной трудовой книжки
- Формат: PDF, JPG, PNG.
- Разрешение: минимум 300 dpi, чтобы текст был читаем.
- Чёткая видимость всех страниц, без искажений.
- Наличие подписи и печати (если применимо).
- Файл не должен превышать 10 МБ (проверяйте лимит портала).
Пошаговый алгоритм отправки скана в Пенсионный фонд Украины (ПФУ)
- Регистрация и авторизация
Зайдите на веб‑портал ПФУ и авторизуйтесь через квалифицированную электронную подпись (КЭП) или BankID. Это ваш ключ к цифровому архиву.
- Перейти в личный кабинет
После входа выберите раздел «Сведения о трудовых отношениях».
- Загрузить скан-копию
Нажмите «Загрузить скан-копию трудовой книжки» и выберите подготовленный файл. Подтвердите загрузку.
- Проверка оцифровки
Ответственный сотрудник ПФУ проверит качество скана. Вы сможете увидеть результаты в закладке «Сведения о трудовых отношениях» и при необходимости внести правки.
- Получение подтверждения
После успешной проверки вы получите электронное подтверждение о внесении данных в ЭТК.
Пошаговый алгоритм отправки в Пенсионный фонд России (ПФР)
- Сбор данных
Работодатель заполняет форму ЕФС‑1 с подразделом 1.1 и отправляет её в ПФР;
- Создание ЭТК
После получения формы ПФР создаёт электронную трудовую книжку.
- Получение выписки
Вы можете запросить выписку из ЭТК через Мои документы или в любом центре госуслуг (МФЦ).
Проверка и корректировка данных в ЭТК
После загрузки скана вы можете проверить данные в личном кабинете ПФУ или ПФР. Если обнаружены ошибки, обратитесь в отделение Пенсионного фонда или к работодателю для внесения правок. В Украине это можно сделать через UKR.NET – там есть подробная инструкция.
Сроки и дедлайны
В Украине действует строгий дедлайн: до 10 июня 2026 года все бумажные трудовые книжки необходимо перенести в электронный формат. После этого дата истечения срока подачи будет считаться от 10 июня. В России сроки могут отличаться – уточняйте в местном отделении ПФР.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли использовать телефон для сканирования?
Да, современные смартфоны позволяют быстро отсканировать страницы. Главное – обеспечить достаточное освещение и чёткое изображение.
- Что делать, если скан не прошёл проверку?
Проверьте качество изображения, убедитесь, что все страницы видны. При необходимости пересканируйте и загрузите заново.
- Как узнать, что данные успешно внесены?
В личном кабинете ПФУ/ПФР появится статус «Внесено» и вы получите электронное письмо‑подтверждение.
Перевод бумажной трудовой книжки в электронный формат – это шаг к более прозрачной и удобной системе расчёта пенсионных прав. Следуя простому алгоритму, вы избавитесь от бумажных документов, ускорите доступ к информации и будете уверены, что ваши трудовые записи находятся в надёжном цифровом архиве. Не откладывайте – соблюдайте дедлайн 10 июня 2026 года и воспользуйтесь всеми преимуществами ЭТК уже сегодня.