Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий стаж работы, должности и периоды трудовой деятельности. С 1 января 2021 года в России действует обязательный переход на электронную трудовую книжку (ЭТК). Ниже подробно рассмотрим, что такое ЭТК, как её оформить, где посмотреть и как получить выписку в нужном формате.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной книжки, хранящийся в базе данных Социального фонда России (СФР). В ЭТК содержатся:
- сведения о местах работы (наименование организации, период трудоустройства);
- должности, профессии и виды деятельности;
- информация о переводах, отпусках, больничных и других трудовых периодах;
- сведения о поощрениях и наградах;
- данные о страховом стаже, необходимые для назначения пенсии и соцвыплат.
ЭТК формируется автоматически при первом трудоустройстве после 31 декабря 2020 года. Для тех, кто начал работать ранее, бумажная книжка остаётся действительной, но при необходимости можно запросить выписку из ЭТК.
Как оформить первую электронную трудовую книжку
Если человек устраивается на работу впервые и у него ещё нет трудовой книжки, процесс выглядит следующим образом:
- Сбор документов: паспорт, СНИЛС, ИНН, документы об образовании (диплом, аттестат).
- Оформление приёма: сотрудник кадрового отдела заполняет электронный трудовой договор и формирует запись в ЭТК через систему кадрового учёта (например, 1С:ЗУП).
- Подтверждение записи: после подписания договора данные автоматически передаються в Социальный фонд и становятся доступными в личном кабинете гражданина на портале Госуслуги.
- Получение выписки: при необходимости можно сразу запросить выписку СТД‑ПФР (подтверждение факта трудоустройства) через Госуслуги или обратиться в МФЦ/СФР.
Важно: бумажную трудовую книжку оформить впервые нельзя – она выдаётся только в электронном виде.
Где посмотреть электронную трудовую книжку
Сведения из ЭТК можно получить несколькими способами:
Через портал Госуслуг
Для получения выписки нужно:
- Авторизоваться на Госуслугах (логин и пароль или подтверждённая учётная запись через УКЭП).
- Перейти в раздел «Справки и выписки» → «Выписка из электронной трудовой книжки».
- Выбрать нужный период и форму выписки (СТД‑ПФР – стандартная выписка, СТД‑СФР – для обращения в Социальный фонд).
- Получить документ в электронном виде (PDF) либо распечатать его в МФЦ.
Через личный кабинет Социального фонда
На сайте СФР (sf.gov.ru) доступен сервис «Выписка из ЭТК». После входа по СНИЛС и паролю можно скачать выписку в формате PDF или запросить её отправку на почту.
У работодателя
Служба кадров предприятия обязана предоставить выписку из ЭТК по первому требованию сотрудника. Обычно выдаётся форма СТД‑ПР (выписка от работодателя) либо справка СТД‑СФР.
В Многофункциональном центре (МФЦ)
В МФЦ можно получить выписку как в электронном, так и в бумажном виде. Для этого необходимо предъявить паспорт и СНИЛС, заполнить заявление и получить документ в течение 1‑3 рабочих дней.
Как получить бумажную выписку из электронной трудовой книжки
Хотя сама трудовая книжка с 2021 года существует только в электронном формате, бумажную выписку можно получить в следующих случаях:
- По запросу у работодателя – выдаётся справка СТД‑ПР или СТД‑СФР на бланке организации.
- В Социальном фонде – после подачи заявления выдаётся выписка СТД‑СФР на бумажном носителе.
- В МФЦ – при обращении можно выбрать формат выписки (бумажный или электронный).
- Через Госуслуги – после получения электронного PDF его можно распечатать самостоятельно или заказать печать в МФЦ.
- выписку СТД‑ПФР (полученную через Госуслуги или СФР);
- справку СТД‑СФР (из Социального фонда);
- выписку, полученную непосредственно у предыдущего работодателя.
- Можно ли всё ещё получить бумажную трудовую книжку?
- Нет. С 1 января 2021 года бумажная трудовая книжка не выдаётся при первом трудоустройстве. Только электронный формат.
- Что делать, если утеряна бумажная трудовая книжка, выданная до 2021 года?
- Необходимо запросить выписку из ЭТК (она содержит всю историю работы, включая периоды до перехода на электронный формат). Выписка имеет такую же юридическую силу, как и оригинальная книжка.
- Нужно ли платить за получение выписки из ЭТК?
- Получение выписки через Госуслуги, СФР и МФЦ является бесплатным. Платные услуги могут предлагать только коммерческие организации, но они не требуются для получения официального документа.
- Как подтвердить стаж для пенсии, если я работал до 2021 года?
- Стаж, накопленный до перехода на ЭТК, сохраняется в базе СФР. При назначении пенсии фонд сам учитывает эти периоды. При необходимости можно заказать выписку из лицевого счёта в СФР, где отражён весь страховой стаж.
Обратите внимание: в МФЦ выписка выдаётся только в бумажном формате, тогда как на Госуслугах, у работодателя и в СФР доступны оба варианта.
Особенности использования ЭТК при устройстве на новую работу
При приёме на новое место работы сотрудник может предъявить:
Эти документы подтверждают стаж, должности и периоды работы, что необходимо для оформления трудового договора, расчёта отпускных и больничных, а также для последующего начисления пенсии.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Электронная трудовая книжка упрощает учёт трудовой деятельности, делает процесс получения информации быстрее и доступнее. Для получения выписки достаточно воспользоваться порталом Госуслуг, сайтом Социального фонда, обратиться к работодателю или посетить МФЦ. Помните, что бумажная трудовая книжка больше не выдаётся при первом трудоустройстве, но её функции полностью выполняются электронным документом и соответствующими выписками.
Если у вас остались вопросы – не стесняйтесь обращаться в отдел кадров вашей организации, в ближайший МФЦ или в службу поддержки Госуслуг; Удачной работы и уверенного будущего!