В 2026 году электронная трудовая книжка (ЭТК) стала обязательной для всех работодателей и сотрудников. Это цифровой аналог бумажной трудовой книжки‚ который хранится в системе «Система Федеральной регистрации кадров» (СФР) и доступен через портал росстат.ру и портал росминтруд.ру. Чтобы перейти на электронный формат‚ работник должен подать заявление работодателю. Ниже – подробный разбор процесса‚ образец заявления и полезные советы от экспертов.
Что такое электронная трудовая книжка?
- Цифровой документ‚ содержащий все сведения о трудовой деятельности работника: даты начала и окончания работы‚ должности‚ причины увольнения‚ начисления и выплаты.
- Ведётся в единой системе СФР‚ доступной как работодателю‚ так и работнику.
- Обязательна для всех организаций‚ которые зарегистрированы в системе «Платформа для цифровых услуг» (ПЦУ).
- Позволяет ускорить процесс оформления кадровых документов и снизить бумажную нагрузку.
Кому необходимо подавать заявление?
Трудовой книжкой пользуются все работники‚ включая тех‚ кто:
- Начинает работу в компании.
- Переходит на другую работу внутри одной организации.
- Получает повышение или смену должности.
- Переходит на удалённую работу.
Где посмотреть электронную трудовую книжку?
После перехода на ЭТК сотрудник может:
- Войти в личный кабинет на портале росстат.ру и открыть раздел «Трудовая книжка».
- Получить PDF‑версию выписки по запросу в системе СФР.
- Проверить наличие записей о начислениях и выплатах через портал росминтруд.ру.
Пошаговый процесс перехода на ЭТК
- Подготовка заявления. Сотрудник заполняет форму заявления‚ которую можно скачать с портала Nopaper или получить у работодателя.
- Подпись и подача. Заявление подписывается сотрудником и передаётся в отдел кадров работодателя.
- Внесение записи. Работодатель отправляет заявление в СФР через систему Контур.Экстерн или через 1С.
- Получение подтверждения. После обработки СФР высылает электронное подтверждение о создании ЭТК.
- Проверка. Сотрудник проверяет наличие записи в личном кабинете.
Образец заявления на открытие электронной трудовой книжки
Ниже приведён шаблон заявления‚ который можно скопировать‚ заполнить и отправить работодателю. Обратите внимание‚ что в 2026 году в заявлении обязательно указывается дата начала работы и ФИО руководителя‚ а также электронный адрес сотрудника.
Заявление Я‚ ФИО сотрудника‚ работник организации ООО "Название компании"‚ прошу открыть для меня электронную трудовую книжку в системе Федеральной регистрации кадров (СФР). Дата начала работы: Должность: Менеджер по продажам Номер телефона: +7 (912) -45-67-89 Электронная почта: example@mail.ru С уважением‚ Подпись: _____________________
Важно: заявление должно быть подписано сотрудником в присутствии руководителя или представителя отдела кадров. После подписания копия заявления сохраняется в личном кабинете сотрудника.
Где скачать официальный образец?
- Nopaper – официальная форма заявления
- Портал Росмина труда – шаблоны документов
- Контур.Экстерн – готовые шаблоны для 1С
Советы экспертов
- Екатерина Агаева (эксперт по кадровому учёту): «Важно проверить‚ что в заявлении указаны все необходимые реквизиты – ФИО‚ должность‚ дата начала работы. Ошибки в данных могут задержать обработку».
- Алексей Петров (HR‑консультант): «После получения подтверждения от СФР сохраните копию в личном кабинете. Это поможет быстро решить спорные вопросы в будущем».
- Ирина Смирнова (юрист по трудовому праву): «Если вы переходите на удалённую работу‚ обязательно уточните‚ как будет вести учёт рабочего времени в системе ЭТК».
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли одновременно вести бумажную и электронную трудовую книжку? Нет‚ в 2026 году обязательным является только электронный формат.
- Как получить выписку из ЭТК? Через личный кабинет на портале росстат.ру – выберите пункт «Выписка из трудовой книжки».
- Что делать‚ если запись в ЭТК не появилась? Свяжитесь с отделом кадров и уточните статус обработки заявления в СФР.
Переход на электронную трудовую книжку в 2026 году – это шаг к более прозрачному и эффективному учёту кадровой информации. Соблюдая порядок подачи заявления и используя официальные шаблоны‚ вы гарантируете своевременное создание и ведение ЭТК. Не забывайте хранить копии всех документов и регулярно проверять данные в личном кабинете.
Если у вас возникли вопросы‚ обратитесь к отделу кадров вашей организации или к специалистам по кадровому учёту.