Краткий ответ: Да, электронную трудовую книжку (ЭТК) можно «брать» с собой в любой момент – она хранится в государственном информационном ресурсе и доступна через личный кабинет на портале Госуслуг. При этом работник может одновременно иметь и бумажную трудовую книжку, если не подал заявление об отказе от неё.
Содержание
- Правовая база и сроки внедрения
- Кто обязан иметь электронную трудовую книжку
- Как оформить и получить доступ к ЭТК
- Можно ли «брать» ЭТК с собой и как это делается
- Плюсы и минусы электронного формата
- Часто задаваемые вопросы
Правовая база и сроки внедрения
Электронная трудовая книжка (ЭТК) была введена в России в 2021 году в рамках программы цифровизации трудовых отношений. Основные нормативные акты:
- Федеральный закон № 311‑ФЗ от г. «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации»;
- Приказ Минтруда России № 1н от г. – порядок ведения ЭТК;
- Постановление Правительства РФ № 1231 от г. – переходный период.
С 1 января 2021 года при приёме на работу кадровики обязаны вносить сведения в электронный реестр. Переходный период, в течение которого работодатели могли вести как бумажные, так и электронные книжки, завершился 1 января 2026 года. С этого момента:
- Для всех новых сотрудников (начавших трудовую деятельность после ) обязательным является только электронный формат;
- Существующие работники могут одновременно иметь бумажную и электронную книжку, если не заявили об отказе от бумажного варианта;
- Работодатель обязан вносить записи в ЭТК в течение 5 рабочих дней с момента изменения условий труда.
Кто обязан иметь электронную трудовую книжку
ЭТК обязана вести каждая организация, зарегистрированная в России, а именно:
- Государственные и муниципальные учреждения;
- Частные компании, в т.ч. малый бизнес;
- Индивидуальные предприниматели, нанимающие работников.
Для работников различаются два случая:
- Работники, начавшие трудовую деятельность после – их стаж фиксируется только в электронном реестре. У них нет бумажной книжки, если они специально не запросили её.
- Работники, у которых книжка была выдана до 2021 года – они могут иметь обе версии. Чтобы избавиться от бумажного варианта, необходимо подать заявление об отказе.
Как оформить и получить доступ к ЭТК
Процесс состоит из нескольких простых шагов:
- Регистрация в системе «Госуслуги». Если у вас ещё нет аккаунта – создайте его, привязав телефон и подтверждая личность через СЗИ (Система защиты информации).
- Подтверждение личности в личном кабинете. Для доступа к ЭТК потребуется ввести код, полученный в СМС, и ответить на контрольные вопросы.
- Запрос доступа к своему электронному трудовому стажу. В разделе «Трудовая книжка» нажмите кнопку «Получить доступ». Система автоматически проверит наличие записей в реестре.
- Получение подтверждения от работодателя. При первом запросе работодатель получает уведомление и обязан подтвердить, что он вёл записи в ЭТК.
- Просмотр и скачивание. После подтверждения вы сможете просматривать всю историю трудовых записей, скачивать PDF‑версии и делиться ссылкой с потенциальными работодателями.
Все операции полностью бесплатны для граждан.
Можно ли «брать» электронную трудовую книжку с собой и как это делается
Ответ – да. Поскольку ЭТК хранится в облачном реестре, «переносить» её в традиционном смысле не требуется. Главное – иметь доступ к интернету и авторизоваться в личном кабинете. Ниже перечислены способы «переноса» информации:
- Мобильное приложение «Госуслуги». Установите приложение на смартфон (Android или iOS) и войдите в свой аккаунт. В разделе «Трудовая книжка» вы увидите полную историю.
- PDF‑отчёт. На портале можно сформировать официальную выписку в формате PDF, подписанную электронной подписью. Этот документ удобно распечатать или отправить по электронной почте.
- QR‑код. При запросе выписки система генерирует QR‑код, который можно показать работодателю – он мгновенно получит доступ к вашим данным (при условии согласия).
- Электронная подпись (ЭЦП). При необходимости вы можете подписать документ ЭТК своей ЭЦП, что придаёт ему юридическую силу.
Таким образом, «брать» ЭТК означает просто иметь под рукой устройство с доступом к интернету и ваш логин/пароль.
Плюсы и минусы электронного формата
Плюсы
- Удобство. Нет необходимости хранить бумажный документ, искать его в архиве.
- Скорость обновления. Запись вносится в течение 5 дней, а работник сразу видит изменения.
- Защита от подделки. Данные защищены криптографией и хранятся в единой государственной базе.
- Доступность в любой точке страны. Можно показать запись работодателю в другом городе без пересылки бумажных документов.
- Экономия ресурсов. Сокращается расход бумаги и времени на оформление.
Минусы
- Зависимость от доступа к интернету и работоспособности государственных сервисов.
- Не все работодатели (особенно мелкие) полностью освоили работу с ЭТК, что может вызвать задержки.
- Для людей, не знакомых с цифровыми технологиями, процесс регистрации может показаться сложным.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки?
- Да. Работник имеет право подать заявление об отказе от электронного формата и получить бумажную трудовую книжку. После этого работодатель будет вести только бумажный вариант.
- Что делать, если в ЭТК отсутствуют записи о моём стаже?
- Сначала проверьте, правильно ли указаны ваши данные (ФИО, ИНН, СНИЛС). Если ошибка не в вас, обратитесь к работодателю с письменным запросом о внесении недостающих записей. При отсутствии реакции – в суд или в инспекцию труда.
- Можно ли использовать ЭТК при переезде за границу?
- ЭТК признаётся только на территории РФ. При трудоустройстве за рубежом обычно требуется бумажный документ, поэтому рекомендуется заранее распечатать выписку в PDF и заверить её у нотариуса.
- Какие документы нужны для получения доступа к ЭТК?
- Для регистрации в «Госуслугах» понадобится паспорт, СНИЛС и, при желании, ИНН. Электронную подпись можно привязать позже, но без неё доступ к полным функциям ограничен.
- Сохраняются ли данные о стаже, если работодатель закрывается?
- Да. Информация о трудовом стаже хранится в государственном реестре, а не у работодателя. При закрытии организации данные автоматически переносятся в центральную базу.
Электронная трудовая книжка – современный, надёжный и юридически значимый документ, который полностью заменил бумажный аналог для большинства работников, начавших трудовую деятельность после 2021 года. Благодаря цифровой платформе «Госуслуги» каждый гражданин может в любой момент «взять» свою ЭТК с собой, просмотреть её онлайн, скачать официальную выписку и предоставить её новому работодателю без лишних бюрократических проволочек.
Если вы только планируете оформить ЭТК, начните с регистрации в системе «Госуслуги», проверьте корректность личных данных и убедитесь, что ваш текущий работодатель вносит записи в электронный реестр. При возникновении вопросов обращайтесь в отдел кадров, в службу поддержки портала или в территориальный центр трудовой инспекции.
Помните: электронная трудовая книжка – ваш персональный, защищённый государством документ, который всегда под рукой, если у вас есть доступ к интернету.