С 2021 года работодатели обязаны вести трудовые книжки в электронном виде. Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) упрощает процесс оформления, ускоряет обработку данных и уменьшает нагрузку на бумажные документы. В этой статье мы расскажем, как правильно оформить ЭТК, какие шаги необходимо выполнить и какие преимущества даёт такой формат.
Почему стоит перейти на электронную форму
Электронная трудовая книжка – это современный способ документирования трудовой деятельности сотрудника. Она обеспечивает:
- Быстрый доступ к информации для работодателя и сотрудника;
- Сокращение расходов на бумагу и хранение архивов;
- Удобство обновления данных в реальном времени;
- Повышенную безопасность хранения персональных данных.
Этапы оформления электронной трудовой книжки
Регистрация на официальной платформе
Для начала необходимо зарегистрироваться на государственной электронной системе «Трудовая книжка онлайн». Регистрация включает:
- Заполнение анкетных данных (ФИО, контактные данные, ИНН);
- Подтверждение личности через электронную подпись или банковскую карту;
- Получение доступа к личному кабинету.
Заполнение основных сведений
После входа в систему нужно ввести сведения о трудовом месте:
- Наименование организации;
- Должность;
- Дата начала работы;
- Код по ОКПД2 (если применимо).
Внесение информации о трудовом стаже
Электронная книжка автоматически подсчитывает общий стаж, учитывая:
- Предыдущие места работы;
- Периоды временной занятости;
- Учёные стажировки и стажировки по специальности.
Подтверждение данных
После заполнения всех полей работодатель получает уведомление о необходимости подтвердить введённые данные. Подтверждение может быть выполнено:
- Через электронную подпись;
- С помощью одноразового кода, присланного на корпоративную почту.
Какая информация отображается в электронной книжке
В ЭТК фиксируются такие сведения, как:
- ФИО сотрудника;
- Дата рождения;
- Место и дата рождения;
- Сведения о предыдущих местах работы;
- Дата и номер приказа о приёме на работу;
- Сведения о повышении квалификации;
- Сведения о трудовом отпуске;
- Сведения о расторжении трудового договора.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли вести ЭТК без интернета? – Нет, для доступа к системе требуется подключение к Интернету.
- Какие документы требуются для подтверждения личности? – Электронная подпись, банковская карта или паспортные данные, подтверждённые через государственные сервисы.
- Можно ли изменить уже внесённые данные? – Да, но только в случае ошибки или изменения обстоятельств; изменения требуют подтверждения работодателем.
- Как хранить электронную книжку после увольнения? – ЭТК сохраняется в системе в течение 5 лет; после этого её можно запросить вручную.
Преимущества использования электронной формы
Переход на электронную трудвую книжку приносит несколько преимуществ:
- Сокращение времени оформления новых сотрудников;
- Уменьшение количества ошибок при вводе данных;
- Удобный доступ к информации в любой момент;
- Совместимость с другими HR‑системами и документами.
Завести трудовую книжку онлайн – это простой и современный способ документировать трудовую деятельность. Главное – своевременно зарегистрироваться на официальной платформе, правильно заполнить все поля и подтвердить данные. Электронный формат не только экономит ресурсы, но и упрощает работу как работодателям, так и сотрудникам.