Электронная трудовая книжка (ЭТК) стала неотъемлемой частью кадрового документооборота. Несмотря на то, что переход на цифровую форму учета стажа начался несколько лет назад, у сотрудников по-прежнему возникает множество вопросов, требующих подачи официальных заявлений. В этой статье мы подробно разберем, в каких случаях работнику необходимо писать заявление, как его правильно оформить и какие нюансы важно учитывать.
Что такое электронная трудовая книжка?
ЭТК — это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки. В ней отражаются сведения о трудовой деятельности и стаже работника. Важно понимать, что электронная и бумажная версии имеют равную юридическую силу, а даже самые незначительные на первый взгляд неточности в трудовой книжке, как электронной, так и бумажной, могут привести к отказу в назначении пенсии или оформлении льгот.
В каких случаях сотруднику необходимо писать заявление?
В связи с ведением электронных трудовых книжек перечень ситуаций, требующих письменного обращения работника к работодателю, расширился. Основными из них являются:
- Выбор формы ведения книжки: подача заявления о сохранении бумажной трудовой книжки или о переходе на электронный формат.
- Исправление ошибок: если работник обнаружил неточности в данных ЭТК, ему необходимо подать заявление на внесение изменений.
- Запрос сведений о стаже: получение выписки из электронной трудовой книжки у текущего работодателя;
- Переход с одного места работы на другое: в определенных случаях для подтверждения выбора формата.
Как правильно оформить заявление?
Законодательством строгий шаблон или унифицированная форма для таких заявлений не предусмотрены. Документ составляется в произвольной форме. Его можно написать от руки или набрать на персональном компьютере.
Основные правила оформления
- Формат: Как правило, документ составляется на обычном листе бумаги формата А4.
- Шапка: В правом верхнем углу указывается должность руководителя организации, название компании, ФИО руководителя (в дательном падеже), а также должность и ФИО сотрудника, подающего заявление (в родительном падеже).
- Посередине листа пишется слово «Заявление».
- Текст: Четко и без двусмысленностей излагается суть просьбы (например, «прошу предоставить сведения о трудовой деятельности за период…» или «прошу внести изменения в сведения о трудовой деятельности…»).
- Подпись и дата: На заявлении обязательно должна быть поставлена личная подпись автора с расшифровкой, далее заявление направляется работодателю.
Виды заявлений по ЭТК: разбираем ситуации
Заявление о выборе формы трудовой книжки
Работники, которые ранее не подавали никаких заявлений, по умолчанию считаются ведущими бумажную и электронную трудовые книжки одновременно; Если сотрудник хочет полностью отказаться от бумажного варианта и оставить только ЭТК, ему необходимо подать соответствующее заявление. В этом случае бумажная книжка выдается на руки с записью о том, что работник подал заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде.
Заявление об исправлении ошибок в ЭТК
Если при проверке выписки из ЭТК сотрудник обнаружил ошибку (например, неверную должность, дату приема или увольнения), он должен незамедлительно обратиться к работодателю, который допустил ошибку, с заявлением о ее исправлении. Работодатель, в свою очередь, обязан подать в Социальный фонд России (СФР) корректирующие сведения.
Заявление на выдачу сведений из ЭТК
Работодатель обязан по первому требованию работника предоставлять ему сведения о его трудовой деятельности, формируя выписку из ЭТК. Это можно сделать как в бумажном виде, так и в электронном (если у компании есть соответствующая техническая возможность).
Особенности для несовершеннолетних
В отношении несовершеннолетних граждан со дня рождения и до достижения 18-летнего возраста или гражданина, признанного недееспособным, заявление от их имени подается законным представителем (родителем, опекуном, попечителем). При этом к заявлению могут прилагаться документы, подтверждающие полномочия представителя.
Частые ошибки и рекомендации
Чтобы ваше заявление было принято и исполнено без задержек, соблюдайте следующие рекомендации:
- Не используйте двустороннюю печать, если подаете документ на бумаге.
- Пишите разборчиво, если заполняете от руки.
- Указывайте точные даты и реквизиты приказов, если речь идет об исправлении неточностей.
- Всегда сохраняйте копию заявления с отметкой о принятии (входящий номер и дата) на случай возникновения споров;
Процесс перехода и работы с электронными трудовыми книжками требует внимательности как от работодателя, так и от сотрудника. Поскольку строгих бланков не существует, главное — четко излагать свои требования и не забывать ставить подпись. Регулярная проверка своей электронной трудовой книжки через портал Госуслуг или выписку от работодателя поможет избежать проблем с будущим оформлением пенсии и подтверждением стажа.