С 1 января 2020 года в России стартовал переход на новый формат учета трудового стажа. На сегодняшний день‚ 23 мая 2026 года‚ электронная трудовая книжка (ЭТК) стала основным и безальтернативным инструментом фиксации трудовой деятельности. Бумажные книжки сохранились лишь у тех‚ кто ранее отказался от перехода‚ но даже они постепенно уходят в архив.

В этой статье мы подробно разберем‚ что такое ЭТК‚ как правильно оформить документы‚ какие отчеты сдавать в Социальный фонд России (СФР) и как избежать типичных ошибок.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка — это формат представления сведений о трудовой деятельности и стаже работника. Вся информация хранится в информационной системе Пенсионного фонда России (ныне СФР) и доступна в электронном виде.

Какие данные хранятся в ЭТК?

• ФИО работника‚ дата рождения‚ СНИЛС;
• Информация о периодах работы (даты приема‚ перевода‚ увольнения);
• Наименования работодателей (с указанием ИНН);
• Должности‚ профессии‚ специальности;
• Основания для внесения записей (приказы‚ распоряжения);
• Информация о переименовании компании или смене наименования должности.

Важно! Поскольку внедрение ЭТК началось с 2020 года‚ сведения о стаже до 31 декабря 2019 года включительно в электронную книжку автоматически не переносятся. Они остаются в бумажном архиве‚ если работник не предоставил бумажную книжку для сканирования и внесения данных при первом трудоустройстве после 2020 года.

Кто должен вести ЭТК?

Вести электронные трудовые обязаны все работодатели‚ которые заключают трудовые договоры с работниками. Это касается:

1. Юридических лиц всех форм собственности;
2. Индивидуальных предпринимателей;
3. Физических лиц‚ нанимающих работников для личных нужд (хотя на практике это встречается реже).

Сведения формируются на каждого сотрудника‚ включая внешних и внутренних совместителей‚ а также удаленных работников.

Порядок оформления ЭТК для нового сотрудника

Процедура зависит от того‚ впервые ли человек устраивается на работу или уже имеет трудовой стаж.

Сценарий 1: Сотрудник устраивается на работу впервые

Если работник принят на работу после 1 января 2020 года и ранее нигде не работал:

1. Работодатель не заводит бумажную трудовую книжку.
2. Работодатель подает в СФР отчет ЕФС-1 (подраздел 1.1) о приеме на работу.
3. На основании этих данных СФР автоматически создает электронную трудовую книжку.

Сценарий 2: Сотрудник уже работал ранее

Если у сотрудника есть стаж до 2020 года или он работал в этот период:

• Электронная трудовая уже должна существовать в базе СФР.
• Работодатель при приеме на работу обязан подать отчет ЕФС-1 о приеме.
• СФР дополнит существующую ЭТК новой записью.

Внимание! Если сотрудник ранее выбрал ведение бумажной трудовой книжки (подав заявление до конца 2020 года)‚ новый работодатель не имеет права переводить его на ЭТК по собственной инициативе. Переход возможен только по письменному заявлению самого работника.

Правила ведения и внесения изменений

Работодатель обязан вносить сведения в ЭТК при следующих кадровых событиях:

• Прием на работу;
• Перевод на другую постоянную работу;
• Переименование должности или самой организации;
• Увольнение;
• Подача работником заявления о выборе формы трудовой книжки (бумажная или электронная).

Сроки подачи отчетности

С 2026 года действуют строгие сроки подачи формы ЕФС-1:

• При приеме и увольнении: не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
• При переименовании компании или должности: не позднее 15-го числа месяца‚ следующего за месяцем‚ в котором издан соответствующий приказ.
• Остальные случаи (переводы‚ выбор формы книжки): также в срок до 15-го числа следующего месяца.

Бумажная трудовая книжка: выдача на руки

Ситуация‚ когда сотрудник‚ имевший бумажную трудовую‚ пишет заявление о переходе на электронный формат‚ требует особых действий от работодателя:

1. Работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку работнику на руки.
2. В бумажной книжке в графе «Подпись работника» делается запись о выдаче со ссылкой на статью 66.1 ТК РФ.
3. Факт выдачи фиксируется в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей.
4. После этого работодатель продолжает вести учет стажа только в электронном виде.

Примечание: С 2026 года разрешено использовать собственные формы журналов учета‚ а также вносить записи в бумажные книжки (до момента их выдачи) с помощью принтера или штампа (факсимиле)‚ если это предусмотрено локальными актами.

Где работнику посмотреть свою ЭТК?

Работник может в любой момент проверить актуальность данных‚ заказав выписку. Это может понадобиться для оформления кредита‚ визы или подтверждения стажа.

• Портал «Госуслуги»: заказ выписки в формате PDF (заверен усиленной электронной подписью).
• Личный кабинет на сайте СФР: аналогичный функционал.
• МФЦ: получение бумажной справки‚ заверенной печатью центра.
• У работодателя: работник может запросить копию сведений‚ которые работодатель передавал в СФР.

Частые ошибки и юридические аспекты

Несмотря на цифровизацию‚ ошибки при заполнении по-прежнему случаются. Вот основные из них:

1. Нарушение сроков: опоздание с подачей ЕФС-1 грозит штрафами для должностных лиц и организации.
2. Неверный код мероприятия (прием‚ перевод‚ увольнение) в отчете.
3. Отсутствие приказа-основания: любая запись в ЭТК должна базироваться на реальном кадровом документе.
4. Попытка внести в ЭТК данные о стаже до 2020 года без подтверждающих документов (это делает СФР только на основании архивных данных или предоставленных работником документов при первичном оформлении).

Как исправить ошибку?

Если работодатель обнаружил ошибку в поданных сведениях‚ необходимо сформировать новый отчет ЕФС-1 с признаком «исходная» (если отчет еще не принят) или «корректирующая» (если ошибка уже зафиксирована в базе СФР)‚ указав верные данные.

Электронная трудовая книжка в 2026 году — это прозрачный и удобный инструмент‚ который минимизирует бумажную волокиту и риск потери стажа. Для работодателей главное, соблюдать сроки подачи формы ЕФС-1 и внимательно проверять данные перед отправкой в СФР. Для работников, регулярно проверять свою выписку на портале Госуслуг‚ чтобы быть уверенным в правильности начисления будущей пенсии.

Помните: своевременность и точность данных в ЭТК, залог социальных гарантий каждого гражданина.