С 1 января 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Это не просто цифровая копия бумажного документа, а официальный зашифрованный электронный документ, хранящийся в информационной системе Социального фонда России (СФР). Заполнением и передачей сведений в СФР занимается исключительно работодатель. Сам гражданин не заполняет ЭТК самостоятельно.

Юридическая основа

Регулируется Трудовым кодексом РФ (статьи 66.1, 312.1 и др.) и Федеральным законом от № 225-ФЗ. С 1 января 2021 года для всех работников, принятых на работу после этой даты и не имевших стажа до , ведение трудовой книжки осуществляется только в электронном виде.

Кто и как заполняет электронную трудовую книжку?

Обязанность работодателя

Каждый работодатель (организация или ИП) обязан:

• Вести сведения о трудовой деятельности каждого сотрудника.
• Формировать и сдавать в СФР отчёт по форме ЕФС-1 (Единая форма сведений о трудовой деятельности).
• Передавать данные в СФР в электронном виде через систему электронного документооборота (например, через сервисы «Контур.Экстерн», «1С» и др.) или напрямую на портале СФР.

Форма отчёта: ЕФС-1 и СТД-Р

Основной документ для передачи данных — отчёт ЕФС-1. В нём указываються сведения, аналогичные записям в бумажной трудовой книжке:

1. Приём на работу: дата, наименование организации, должность, подразделение, основание (приказ/договор), номер и дата приказа;
2. Увольнение: дата, наименование организации, причина увольнения (с точной формулировкой из ТК РФ), номер и дата приказа.
3. Переводы (внутри организации или к другому работодателю, если перевод с сохранением прежнего работодателя).
4. Сведения об обучении (если оно связано с работой).
5. Иные сведения (например, о вручении подлинника трудовой книжки при увольнении).

С 30 декабря 2025 года действует обновлённая форма отчёта. Образец и инструкции по заполнению публикует Социальный фонд России на своём официальном сайте.

Что попадает в ЭТК?

В электронную трудовую книжку включается практически полный перечень записей, которые были бы внесены в бумажную:

• Все периоды работы (приём, увольнение, переводы).
• Основания для каждого кадрового решения.
• Даты и номера соответствующих приказов.
• Сведения о стаже и исчислении трудового стажа.

Как работник может посмотреть свою ЭТК?

После того как работодатель передал данные в СФР, сотрудник может получить доступ к своей электронной трудовой книжке несколькими способами:

1. Через личный кабинет на портале Госуслуг (необходима подтверждённая учётная запись). В разделе «Справки» или «Трудовая деятельность» находится выписка — СТД-СФР (Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов СФР).
2. Через личный кабинет на сайте СФР (требуется регистрация).
3. В МФЦ («Мои документы») — по запросу можно получить официальную бумажную выписку с печатью СФР.
4. По запросу у работодателя. Работодатель обязан по письменному заявлению работника выдать ему заверенную выписку из ЭТК (в форме СТД-СФР) в бумажном или электронном виде.

Практические шаги для работодателя (краткая инструкция)

1. Соберите данные по каждому сотруднику: все приказы (о приёме, увольнении, переводах), табели, сведения из трудовых договоров.
2. Сформируйте отчёт ЕФС-1 в соответствии с действующей формой (актуальный бланк и инструкции — на сайте СФР). Убедитесь в точности всех реквизитов, ФИО, дат и причин увольнения.
3. Передайте отчёт в СФР через аккредитованного оператора электронного документооборота или напрямую через сервисы СФР. Сроки передачи — не реже одного раза в квартал, а при увольнении сотрудника — в течение 15 календарных дней с даты увольнения.
4. Получите подтверждение от СФР о приёме отчёта (квитанцию или электронный ответ).
5. Сообщите работнику, что сведения о его трудовой деятельности переданы в СФР, и объясните, как он может их проверить (через Госуслуги или запрос в СФР).

Важные нюансы и частые вопросы

А что с бумажной трудовой книжкой?

• Если у работника уже есть заполненная бумажная трудовая книжка на , он может продолжать её вести (дополнять новыми записями) параллельно с электронной. Но новые записи после этой даты обязательно вносятся и в бумажную, и передаются в СФР.
• Если бумажная книжка утеряна, её можно восстановить в органах труда, но все новые записи после будут формироваться только в ЭТК.
• При увольнении работник вправе получить подлинник бумажной трудовой книжки (если она велась) или заверенную выписку из ЭТК.

Что делать, если данные в ЭТК неверные?

Работник должен незамедлительно обратиться к своему последнему или предыдущему работодателю с заявлением об исправлении ошибок. Именно работодатель, допустивший ошибку при передаче сведений, обязан подать исправленный отчёт ЕФС-1 в СФР. После этого данные обновятся в системе.

Можно ли отказаться от ЭТК?

Нет. Для всех работников, принятых после , ведение трудовой книжки только в электронном виде является обязательным. Отказаться от этого нельзя. Для работников, принятых ранее, ведение может быть как в бумажной, так и в электронной форме (или обе одновременно).

• Заполняет электронную трудовую книжку не работник, а работодатель через сдачу отчёта ЕФС-1 в СФР.
• В ЭТК вносятся все кадровые события (приём, увольнение, переводы) с указанием оснований.
• Работник может проверить свои данные через Госуслуги, сайт СФР или в МФЦ, а также получить официальную выписку.
• Система заменяет бумажную трудовую книжку для новых сотрудников (с 2021 года), но не отменяет её полностью для всех.
• Ключевой документ для работодателя — правильно заполненный и вовремя сданный отчёт ЕФС-1.

Для получения самой актуальной информации всегда обращайтесь к официальным источникам: сайт Социального фонда России (СФР) и портал Госуслуг.