Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки, в котором хранятся сведения о трудовой деятельности работника. С 2021 года в России переход на ЭТК стал обязательным для всех работодателей, а ведение и хранение данных осуществляется в информационной системе Пенсионного фонда РФ (ПФР) / Социального фонда РФ (СФР). В данной статье подробно рассмотрим, кто и как заводит электронную трудовую книжку, какие этапы необходимо пройти работодателю и работнику, а также какие документы и сервисы задействованы в этом процессе.

Нормативная база

Федеральный закон от № 90‑ФЗ «О трудовой книжке» (в редакции, учитывающей переход на электронный формат);
Постановление Правительства РФ от № 1496 «О порядке ведения электронных трудовых книжек»;
Приказ Минтруда России от № 842н «Об утверждении формы электронной трудовой книжки и порядка её ведения».

Кто инициирует открытие ЭТК?

Ответственность за создание и ведение электронной трудовой книжки распределена следующим образом:

Работодатель – при приёме на работу нового сотрудника (впервые трудоустроившегося) или при переходе уже работающего сотрудника с бумажной на электронную форму. Работодатель формирует запрос в информационную систему ПФР/СФР и вносит первые сведения о приёме, должности, дате начала работы.
Сотрудник – может самостоятельно инициировать открытие ЭТК через личный кабинет на портале «Госуслуги», в МФЦ или непосредственно в отделении ПФР/СФР, если работодатель не выполнил свои обязанности (например, при приёме на работу по договору ГПХ или при самозанятости).
Пенсионный фонд РФ / Социальный фонд РФ – обеспечивает техническую платформу, где хранятся все записи ЭТК, предоставляет выписки и подтверждает достоверность внесённых данных.

Этапы заведения электронной трудовой книжки

Для newly hired employees (первое трудоустройство)

Работодатель оформляет трудовой договор и издаёт приказ о приёме на работу.
В течение пяти рабочих дней после дня приёма работодатель направляет в ПФР/СФР электронное уведомление о приёме (форма ЕФС-1).
ПФР/СФР автоматически создаёт запись в ЭТК сотрудника и присваивает ей уникальный номер.
Сотрудник получает уведомление о создании ЭТК в личном кабинете «Госуслуг» (или может запросить выписку в МФЦ).

Для сотрудников, переходящих с бумажной на электронную форму

Работник подаёт заявление работодателю о желании вести трудовую книжку в электронном виде (можно оформить в свободной форме).
Работодатель вносит в бумажную трудовую книжку последнюю запись о переходе на ЭТК (например, «Переход на электронную трудовую книжку с »).
После этого работодатель направляет в ПФР/СФР уведомление о переходе (форма ЕФС-1 с указанием причины «переход на электронный формат»).
ПФР/СФР закрывает бумажную книжку (в системе отмечается, что дальнейшие сведения будут вноситься только в ЭТК) и открывает электронную запись.
Сотрудник получает выписку из ЭТК и может продолжать работу без бумажного документа.

Для самозанятых и работников по договорам ГПХ

Если трудовые отношения не оформляются по трудовому договору, инициатива открытия ЭТК лежит на самом работнике.
Работник подаёт заявление в ПФР/СФР (через «Госуслуги», МФЦ или личное посещение) о создании электронной трудовой книжки.
После подтверждения личности и предоставления необходимых данных (паспорт, СНИЛС) фонд создаёт пустую ЭТК, в которую работник самостоятельно вносит сведения о выполненных работах (через личный кабинет или заявление в фонд).

Кто отвечает за внесение сведений в ЭТК?

Внесение записей в электронную трудовую книжку осуществляется исключительно работодателем (или уполномоченным им лицом – кадровой службой, бухгалтерией). Сотрудник не может самостоятельно добавить запись о приёме, переводе или увольнении; он может только:

просматривать свои данные;
запрашивать выписки;
сообщать о неточностях (через заявление в ПФР/СФР или через работодателя).

Как выглядит процесс с точки зрения работодателя

Подготовка приказа о приёме/переводе/увольнении.
Формирование электронного документа ЕФС-1 (сведения о трудовой деятельности) в соответствии с утверждённым форматом.
Отправка ЕФС-1 в ПФР/СФР через:

систему «СБИС»/«1С:ЗУП» и аналогичные кадровые программы;
личный кабинет работодателя на портале «Госуслуги»;
прямую передачу через защищённые каналы связи (ТКС).

Получение подтверждения от ПФР/СФР о принятии сведений (номер квитанции, дата принятия).
Хранение копии ЕФС-1 и подтверждения в течение 50 лет (как и бумажные документы).

Права и обязанности сотрудника

Право на доступ – получить выписку из ЭТК в любой момент через «Госуслуги», МФЦ или ПФР/СФР.
Обязанность информировать – сообщать работодателю о изменениях личных данных (ФИО, паспорт, СНИЛС), которые могут повлиять на корректность ведения ЭТК.
Право на исправление ошибок – при обнаружении неточностей подать заявление в ПФР/СФР (или через работодателя) с приложением подтверждающих документов.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Кто заводит ЭТК, если я устраиваюсь на работу впервые?: Работодатель заводит ЭТК автоматически при первом трудоустройстве, отправляя уведомление о приёме в ПФР/СФР.
Могу ли я сам открыть электронную трудовую книжку, если мой работодатель отказывается это делать?: Да. Вы можете подать заявление в ПФР/СФР (через «Госуслуги» или МФЦ) о создании ЭТК. После этого работодатель будет обязан вносить сведения в уже существующую запись.
Нужно ли мне сохранять бумажную трудовую книжку после перехода на электронную?: Бумажная книжка остаётся у работника как документ, подтверждающий трудовую стаж до перехода. После перехода она больше не ведётся, но хранится у сотрудника (можно сдать в архив работодателя или оставить себе).
Как часто работодатель должен отправлять сведения в ПФР/СФР?: Сведения отправляются при каждом кадровом событии: приёме, переводе, увольнении, изменении должности, оклада, а также ежегодно – сведения о среднесписочной численности (форма ЕФС-1).
Где я могу посмотреть свою электронную трудовую книжку?: В личном кабинете на портале «Госуслуги» (раздел «Трудовая деятельность»), в МФЦ (запрос выписки) или в отделении ПФР/СФР.

Преимущества и риски электронной трудовой книжки

Преимущества

Снижение риска потери или повреждения документа;
Быстрый доступ к выписке в любое время;
Упрощение взаимодействия с ПФР при назначении пенсии;
Сокращение бумажного документооборота для работодателя.

Риски и недостатки

Зависимость от работы информационных систем ПФР/СФР;
Необходимость обеспечения защиты персональных данных;
Возможность технических сбоев при передаче ЕФС-1;
Не все работники владеют навыками работы с личным кабинетом «Госуслуг».

Электронная трудовая книжка – это современный инструмент учёта трудовой деятельности, который перекладывает основную ответственность за её ведение на работодателя, но при этом предоставляет работнику широкие права на доступ и контроль над своими данными. Заведение ЭТК происходит:

автоматически при первом трудоустройстве (действие работодателя);
по инициативе работника при переходе с бумажного формата или при отсутствии действий со стороны работодателя;
через ПФР/СФР при самозанятости или работе по договорам ГПХ.

Соблюдение установленного порядка взаимодействия с Пенсионным фондом (Социальным фондом) и своевременная подача форм ЕФС-1 гарантируют корректность и законность ведения электронной трудовой книжки, а также защищают права работника на получение пенсии и социальных выплат.