Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это официальный цифровой документ, который фиксирует сведения о трудовой деятельности гражданина РФ. С 1 января 2020 г. государство ввело ЭТК как замену бумажной трудовой книжке. В 2026 г. переход на ЭТК стал обязательным для всех новых сотрудников, а для существующих – добровольным, но крайне рекомендованным.

Что входит в ЭТК и чем она отличается от бумажной?

• Сведения о трудовом стаже – даты начала и окончания работы, должности, организации.
• Сведения о начислениях – зарплата, отчисления в пенсионный фонд.
• Сведения о стаже по отработанным дням – для расчёта пенсии.
• Подпись работодателя – цифровая подпись, подтверждающая достоверность данных.
• В отличие от бумажной версии, ЭТК хранится в СФР (Служба Фонда Ресурсов) и доступна через портал Госуслуги и ПФР.

Когда необходимо оформить ЭТК?

ЭТК обязана быть оформлена:

• Для всех новых сотрудников, трудоустроенных после 1 января 2020 г.
• Для тех, кто уже имеет бумажную трудовую книжку, но желает перейти на электронный формат.
• Для стажеров, если они проходят стажировку в рамках трудового договора.

Если работник отказался от ведения бумажной трудовой книжки, работодатель обязан выдать ЭТК.

Как оформить ЭТК: пошаговая инструкция для работодателя

1. Подготовка данных – собрать сведения о сотруднике: ФИО, дата рождения, дата начала работы, должность, начисления.
2. Подача заявления в СФР – через личный кабинет работодателя на портале Госуслуг. Выберите раздел «Электронный трудовой документ».
3. Заполнение формы ЕФС-1 – это обязательный документ для регистрации ЭТК. Укажите сведения о компании и сотруднике.
4. Проверка и подтверждение – СФР проверит данные, после чего вы получите электронный документ с цифровой подписью.
5. Передача данных сотруднику – сотрудник получает доступ к ЭТК через портал Госуслуг. Он может скачать PDF‑выписку с электронной печатью.
6. Сохранение копии – работодателю необходимо хранить копию ЕФС-1 и подтверждения от СФР в течение 10 лет.

Ключевые сроки и штрафы

• Срок подачи заявления – до 30 дней после начала работы.
• Если заявление не подано в срок, работодатель может быть оштрафован в размере до 10 000 ₽ за нарушение.
• При отсутствии ЭТК при приёме нового сотрудника – штраф до 15 000 ₽.

Как оформить ЭТК: пошаговая инструкция для работника

1. Вход в личный кабинет на портале Госуслуг – gosuslugi.ru.
2. Раздел «Работа и занятость» – выберите «Подача заявления на ведение ЭТК».
3. Заполнение формы заявления – укажите ФИО, дату рождения, место работы, дату начала работы.
4. Отправка заявления – после проверки работодатель получит подтверждение о регистрации.
5. Получение выписки – в разделе «Справки и выписки» выберите «Выписка из электронной трудовой книжки».
6. Скачивание PDF‑выписки – документ будет подписан цифровой подписью работодателя.

Как получить выписку из ЭТК

Выписка может быть получена через:

• Госуслуги – в личном кабинете в разделе «Справки и выписки».
• МФЦ – подать заявление в отдел «Труд и занятость».
• ПФР – через портал pfr.gov.ru.
• СФР – через личный кабинет работодателя.

Выписка выдаётся в формате PDF с электронной печатью, что обеспечивает юридическую силу документа.

Как исправить ошибки в ЭТК

1. Обратитесь к работодателю – он должен внести исправления в системе СФР.
2. Подача корректировочного заявления – в личном кабинете Госуслуг в разделе «Электронный трудовой документ».
3. Проверка и подтверждение – СФР проверит корректировку, после чего обновлённый документ будет доступен.
4. Получение новой выписки – скачайте обновлённую PDF‑выписку.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли использовать бумажную трудовую книжку вместе с ЭТК? – Да, но при приёме нового сотрудника бумажная книжка не требуется.
• Как проверить свой стаж через Госуслуги? – В разделе «Труд и занятость» выберите «Проверка стажа».
• Что делать, если работодатель не оформил ЭТК? – Обратитесь в СФР с заявлением о нарушении.
• Можно ли получить ЭТК без работы? – Нет, ЭТК оформляется только при трудовой деятельности.

Переход на электронные трудовые книжки в 2026 г. облегчает доступ к данным о стаже, ускоряет процессы найма и сокращает бумажную нагрузку. Следуя приведённой пошаговой инструкции, работодатели и работники смогут быстро и без ошибок оформить ЭТК, получить выписки и исправить ошибки. Помните, что своевременное оформление и соблюдение сроков – ключ к избежанию штрафов и юридических рисков.

Для более подробной информации и актуальных обновлений всегда обращайтесь к официальным источникам: Госуслуги, ПФР и СФР.