С 1 января 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Это важный шаг в цифровизации кадрового учета. В данной статье мы подробно рассмотрим процесс приема сотрудников с ЭТК, обязанности работодателя и особенности ведения ЭТК.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки. Она хранится в электронном виде в базе данных и доступна работнику и работодателю через портал Госуслуг или специализированные сервисы.

Обязанности работодателя при приеме сотрудника с ЭТК

При приеме сотрудника с ЭТК работодатель обязан выполнить следующие действия:

1. Завести ЭТК для сотрудника. Это необходимо сделать в установленном порядке, используя специализированное программное обеспечение или сервисы.
2. Согласовать с работником переход на ЭТК. Работодатель должен письменно уведомить сотрудника об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с введением ЭТК, и предоставить ему выбор – остаться на бумажной трудовой книжке или перейти на электронную.
3. Внести сведения о приеме на работу в ЭТК. Это делается с помощью отчетности СЗВ-ТД, которая подается в Пенсионный фонд России (ПФР) не позднее следующего рабочего дня после приема сотрудника на работу. В отчет необходимо указать кадровое мероприятие «ПРИЕМ».
4. Обеспечить доступ сотрудника к его ЭТК. Работодатель должен предоставить сотруднику информацию о том, как получить доступ к его ЭТК через портал Госуслуг или другие сервисы.

Процесс приема сотрудника с ЭТК: пошаговая инструкция

1. Получение согласия сотрудника. Перед началом процесса необходимо получить письменное согласие сотрудника на ведение его трудовой деятельности в электронном виде.
2. Заведение ЭТК. Работодатель выбирает подходящий способ создания ЭТК (например, через специализированное ПО или онлайн-сервис) и заполняет необходимые данные.
3. Внесение данных о приеме в СЗВ-ТД. Работодатель формирует и подает отчет СЗВ-ТД, указывая информацию о приеме сотрудника на работу.
4. Уведомление сотрудника. Работодатель уведомляет сотрудника о создании ЭТК и предоставляет ему информацию о том, как получить доступ к ней.

Особенности ведения ЭТК

Важно помнить, что:

• Сведения о трудовой деятельности, которые уже были занесены в бумажную трудовую книжку, автоматически переносятся в ЭТК.
• Работодатель обязан своевременно вносить в ЭТК все изменения, связанные с трудовой деятельностью сотрудника (переводы, повышения квалификации, увольнения и т.д.).
• Сведения о работе сотрудников силовых ведомств (МВД, ФСБ, Росгвардии и др.) в ЭТК могут быть ограничены и доступны только после увольнения.

Что не указываеться в ЭТК

В ЭТК не указывается общий стаж, который формируется из различных периодов работы. ЭТК содержит информацию о конкретных периодах работы, должности и причинах увольнения.

Важные моменты

• С 1 января 2020 года все новые работники автоматически получают ЭТК.
• Перевод на ЭТК может быть осуществлен в любое время по соглашению с работником.
• Работодатель несет ответственность за достоверность и полноту информации, содержащейся в ЭТК.

Ресурсы

Для получения более подробной информации о ЭТК рекомендуется обратиться к следующим ресурсам:

• Официальный сайт Пенсионного фонда России
• Портал Госуслуг
• Специализированные сервисы для ведения ЭТК

Помните: Своевременное и правильное ведение ЭТК – это залог соблюдения трудового законодательства и защиты прав работников.