Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это современный способ ведения учета трудовой деятельности работника. С 1 января 2020 года в России действует Федеральный закон‚ предусматривающий переход на электронные трудовые книжки. В этой статье мы подробно рассмотрим‚ как вести записи в электронной трудовой книжке‚ какие действия необходимо предпринимать работодателю и работнику‚ а также какие преимущества это дает.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой документ‚ содержащий информацию о трудовой деятельности работника: о местах работы‚ должностях‚ стаже‚ причинах увольнения и других важных событиях. Информация формируется работодателем и передается в Пенсионный фонд России (ПФР) для хранения.
Как работнику перейти на электронную трудовую книжку?
Переход на электронную трудовую книжку – это добровольное право работника. Он может подать заявление работодателю в любое время.
Действия работника:
Подать заявление: Необходимо написать заявление работодателю о желании вести трудовую книжку в электронном виде. В заявлении укажите дату подачи и подпишите его.
Получить подтверждение: Работодатель обязан внести запись в бумажную трудовую книжку о том‚ что работник выбрал электронный формат ведения. Запись заверяется подписью руководителя или лица‚ ответственного за ведение трудовых книжек‚ и печатью организации (если есть).
Получить бумажную трудовую книжку: Работодатель выдает работнику бумажную трудовую книжку с внесенной записью.
Как работодателю вести записи в электронной трудовой книжке?
Работодатель несет ответственность за правильное и своевременное внесение записей в электронную трудовую книжку.
Действия работодателя:
Получение заявления: При получении заявления работника о переходе на ЭТК‚ необходимо внести запись в бумажную трудовую книжку о данном факте.
Сообщение в СФР: В течение одного рабочего дня необходимо сообщить в Социальный фонд России (СФР) о приеме на работу нового сотрудника и его отказе от бумажной трудовой книжки. Укажите дату подачи заявления.
Внесение записей: Все основные сведения о работнике‚ его трудовой деятельности и стаже работы формируются работодателем в электронном виде и передаются для хранения в ПФР. Записи в ЭТК делаются оперативно (не позднее следующего рабочего дня) о всех изменениях в трудовой деятельности работника: приеме на работу‚ увольнении‚ переводе на другую должность и т.д.
Ведение и обновление: Работодатель обязан регулярно обновлять информацию в ЭТК.
Где посмотреть электронную трудовую книжку?
Ранее для просмотра ЭТК требовалось специальное приложение или сайт. Сейчас доступ к ЭТК предоставляется через портал Госуслуг или через сайты‚ предоставляющие доступ к ЭТК (например‚ сайт ПФР). Для доступа к ЭТК необходимо иметь подтвержденную учетную запись на портале Госуслуг.
Преимущества электронной трудовой книжки
- Удобство: Легкий доступ к информации о трудовой деятельности в любое время и в любом месте.
- Безопасность: Снижается риск потери или повреждения документа.
- Прозрачность: Сотрудник может самостоятельно проверять сведения о своей трудовой деятельности.
- Экономия: Сокращение затрат на хранение и ведение бумажных трудовых книжек.
- Удобство для работодателя: Упрощение учета и анализа данных о сотрудниках.
- Снижение риска ошибок: При записи в ЭТК снижается риск ошибок в данных.
Важные моменты
- Сроки подачи заявления: Сроки подачи заявления на переход на электронную трудовую книжку не установлены. Гражданин вправе подать заявление в любое время.
- Дубликат: Оформить дубликат электронной трудовой книжки невозможно.
- Согласие: Получить информацию в электронном виде можно только при наличии письменного согласия на ведение ЭТК.
Электронная трудовая книжка – это современный и удобный способ ведения учета трудовой деятельности. Переход на ЭТК – это шаг в будущее‚ который упрощает жизнь как работникам‚ так и работодателям. Важно помнить о правилах ведения и заполнения ЭТК‚ чтобы избежать ошибок и проблем.