Электронная трудовая книжка (ЭТК) становится все более распространенной в России. С 1 января 2023 года сведения о трудовой деятельности граждан ведутся только в электронном виде, если работник впервые устраивается на работу после 31 декабря 2020 года. В этой статье мы подробно рассмотрим, что нужно знать о ЭТК при приеме на работу, какие документы запрашивать, как вести и что делать, если у сотрудника уже есть бумажная трудовая книжка.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки. Она содержит информацию о вашем трудовом стаже, местах работы, датах приема и увольнения, а также основаниях для прекращения трудовых отношений. ЭТК хранится в Пенсионном фонде России (СФР) и доступна работнику через личный кабинет на сайте СФР или через портал Госуслуг.
Как убедиться, что у кандидата есть электронная трудовая книжка?
При приеме на работу важно убедиться, что у кандидата есть ЭТК. Вот несколько способов это сделать:
- Запрос документов: Вместе с паспортом и СНИЛС попросите кандидата предоставить СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности в бумажном виде) или СТД-СФР (Сведения о трудовой деятельности в электронном виде). Эти документы подтверждают наличие ЭТК.
- Проверка в СФР: Вы можете запросить информацию о трудовой деятельности кандидата в СФР через личный кабинет работодателя на сайте СФР. Для этого потребуется ИНН работодателя и сведения о сотруднике.
- Уточнение у кандидата: Просто спросите кандидата, есть ли у него электронная трудовая книжка.
Что делать, если у сотрудника уже есть бумажная трудовая книжка?
Если у кандидата есть бумажная трудовая книжка, у вас есть несколько вариантов:
Вести параллельно бумажную и электронную книжки: Это означает, что вы будете вести как бумажную, так и электронную трудовую книжку сотрудника.
Полностью отказаться от бумажной трудовой книжки: В этом случае вы прекращаете ведение бумажной трудовой книжки и переходите на ведение только электронной.
Важно! Если сотрудник выбирает вариант с отказом от бумажной трудовой книжки, необходимо внести запись в бумажную трудовую книжку о его решении.
Как оформить электронную трудовую книжку при приеме на работу?
Процесс оформления ЭТК при приеме на работу выглядит следующим образом:
Заполнение формы ЕФС-1: Работодатель заполняет форму ЕФС-1 (Сведения о трудовой деятельности), которая содержит информацию о приеме на работу, должности, заработной плате и других условиях труда.
Передача данных в СФР: Работодатель передает заполненную форму ЕФС-1 в СФР в электронном виде через личный кабинет работодателя на сайте СФР. Это необходимо сделать не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме на работу.
Создание ЭТК: СФР на основании полученных данных создает электронную трудовую книжку сотрудника.
Доступ сотрудника к ЭТК: Сотрудник получает доступ к своей ЭТК через личный кабинет на сайте СФР или через портал Госуслуг.
Какие документы нужны при приеме на работу сотрудника с электронной трудовой книжкой?
Помимо стандартного комплекта документов (паспорт, СНИЛС), при приеме на работу сотрудника с ЭТК необходимо запросить:
- СТД-Р или СТД-СФР: Подтверждение наличия ЭТК.
Что нужно делать при внесении изменений в ЭТК?
- При смене должности: Данные о смене должности необходимо внести в ЭТК в течение 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошла смена должности.
- При изменении заработной платы: Данные об изменении заработной платы необходимо внести в ЭТК в течение 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошли изменения.
- При увольнении: Работодатель обязан прекратить ведение ЭТК и передать сведения о прекращении трудового договора в СФР.
Важные моменты, которые нужно помнить:
- Сроки подачи данных: Данные о приеме на работу, смене должности, заработной плате и других изменениях необходимо подавать в СФР в установленные сроки.
- Актуальность данных: Работодатель обязан поддерживать данные ЭТК в актуальном состоянии.
- Доступность для сотрудника: Сотрудник имеет право получать доступ к своей ЭТК и проверять правильность внесенных в нее данных.
- Законодательство: Ознакомьтесь с действующим законодательством о трудовых книжках и ведении трудовой деятельности в электронном виде.
Электронная трудовая книжка – это современный и удобный способ ведения учета трудовой деятельности. Понимание основных правил и процедур, связанных с ЭТК, поможет вам избежать ошибок и обеспечить соблюдение трудового законодательства. В случае возникновения вопросов обращайтесь к специалистам по кадровому делопроизводству или в СФР.