Электронная трудовая книжка (ЭТК) стала неотъемлемой частью кадрового документооборота в России. В 2026 году правила ведения и оформления ЭТК обновились, и работодателям важно строго соблюдать актуальные требования законодательства, чтобы избежать штрафов и ошибок при приеме новых сотрудников. В этой статье мы подробно разберем весь процесс оформления работника с использованием электронной трудовой книжки.

Что такое ЭТК и кто на нее переходит

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, данные о стаже и трудовой деятельности в которой хранятся на серверах Социального фонда России (СФР). Переход на ЭТК происходит по заявлению работника, однако для лиц, впервые устраивающихся на работу после 1 января 2021 года, оформление электронной трудовой книжки является обязательным (бумажный вариант им больше не выдается).

В 2026 году руководитель организации по-прежнему самостоятельно определяет и назначает ответственного сотрудника, который будет заниматься ведением электронных трудовых книжек и представлением отчетности в СФР по форме ЕФС-1.

Пошаговая инструкция по оформлению сотрудника с ЭТК

Процесс приема на работу сотрудника, выбравшего электронный формат, имеет четкий алгоритм. Разберем каждый шаг в соответствии с правилами 2026 года.

Шаг 1: Получение заявления от работника

Если ваш новый сотрудник ранее уже где-то работал и подавал заявление о переходе на ЭТК по предыдущему основному месту работы, повторно подавать заявление ему не нужно. Если же он впервые в жизни устраивается на работу, заявление не требуется — данные о нем изначально будут формироваться в электронном виде.

В том случае, если работник ранее не подавал заявление на переход к электронному формату, но желает сделать это сейчас при трудоустройстве к вам, ему необходимо написать заявление. Работодатель обязан его принять и начать вести сведения в электронном виде.

На этом этапе оформление стандартное:

• Работник предоставляет пакет документов (паспорт, СНИЛС, документы об образовании и т.д.).
• Заключается трудовой договор в двух экземплярах.
• Работодатель издает приказ о приеме на работу.

Шаг 3: Заполнение личной карточки

Согласно порядку оформления в 2026 году, первичные данные о новом сотруднике вносятся в личную карточку (при необходимости ее ведения работодателем). Это важный этап систематизации данных о работнике.

Шаг 4: Передача сведений в СФР

Именно этот шаг заменяет ручное заполнение бумажной трудовой книжки. Работодатель не вносит записи в ЭТК вручную — он передает информацию в Социальный фонд России, а фонд самостоятельно вносит запись в электронный ресурс работника.

Для этого необходимо:

1. Сформировать отчет по форме ЕФС-1.
2. В разделе, касающемся трудовой деятельности, указать сведения о приеме на работу (дата начала работы, должность, структурное подразделение, основание приказа).
3. Подать отчет в СФР в установленный срок: не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме на работу.

Особенности ведения ЭТК в 2026 году

В 2026 году действуют обновленные правила ведения и хранения трудовых книжек (согласно приказу Минтруда). Работодателям следует обратить внимание на следующие нюансы:

• Внесение записей: Все кадровые события (перевод, увольнение, присвоение квалификации) должны оперативно отражаться в отчетах ЕФС-1.
• Совместительство и вахтовый метод: В 2026 году уточнены правила внесения записей о работе по совместительству и при вахтовом методе работы. Сведения подаются как по основному месту работы, так и по совместительству (если работник просит об этом работодателя по совместительству).
• Ответственность: За несвоевременную или неверную подачу сведений в СФР работодатель несет административную ответственность.

Как заверить копию электронной трудовой книжки

Часто сотрудникам требуются документы для подтверждения стажа (например, для получения кредита или визы); Если работник перешел на ЭТК, он может самостоятельно заказать выписку через Госуслуги или портал СФР.

Однако, если дополнительно требуется подтвердить факт работы сотрудника в вашей организации на бумажном носителе, порядок действий в 2026 году следующий:

1. Работодатель предоставляет распечатанную выписку из ЭТК или справку о стаже.
2. На последнем листе копии (выписки) ниже всех записей вносится текущая дата и запись: «Работает по настоящее время».
3. Под данной записью ставят подпись и печать руководитель организации и уполномоченный сотрудник (кадровик или бухгалтер).

Важно: С 18 августа 2026 года вступает в силу новый ГОСТ Р 7.0.9, который регламентирует правила заверения документов. Убедитесь, что ваши ответственные сотрудники ознакомлены с требованиями нового стандарта при оформлении копий и выписок.

Где работник может посмотреть свою ЭТК?

После того как работодатель успешно сдает отчет ЕФС-1, данные появляются в личном кабинете работника. Ознакомиться со своей электронной трудовой книжкой в 2026 году можно несколькими способами:

• Через портал Госуслуг (в разделе «Работа и занятость»).
• Через личный кабинет на сайте Социального фонда России (СФР).
• Через приложения кредитных организаций, интегрированных с базой СФР.

Для получения официальной выписки сотруднику достаточно сделать пару кликов в системе, и документ будет сформирован автоматически.

Оформление сотрудника по электронной трудовой книжке в 2026 году значительно упрощает жизнь кадровым специалистам: не нужно заботиться о покупке чистых бланков, следить за нумерацией страниц или бояться сделать помарку. Главная задача работодателя — корректно заключить трудовой договор и своевременно передать сведения в СФР по форме ЕФС-1. Соблюдение сроков и актуальных правил заполнения гарантирует, что трудовой стаж вашего сотрудника будет учтен без потерь и искажений.