С 2024 года в Республике Беларусь введена электронная трудовая книжка (ЭТК). Это цифровой аналог традиционной бумажной книжки, который хранится в единой государственной информационной системе и доступен как работодателям, так и сотрудникам через личный кабинет на портале e‑gov.by. Ниже подробно рассмотрены основные нововведения, порядок оформления и практические рекомендации для работников и работодателей.

Почему появилась электронная трудовая книжка?

• Цифровизация государственных услуг. Переход на электронный формат упрощает учёт трудовой деятельности, снижает риск потери или повреждения документа.
• Повышение прозрачности. Все записи о приёме, переводе, увольнении и повышении квалификации фиксируются в реальном времени и доступны для проверки государственными органами.
• Удобство для граждан. Сотрудник может в любой момент выписать выписку из своей ЭТК, не обращаясь в отдел кадров.
• Сокращение бюрократических издержек. Работодатели экономят время на ведении бумажных журналов и сдаче отчётов в соцстрах.

Основные положения законодательства

Нормативная база электронной трудовой книжки закреплена в следующих документах:

1. Закон Республики Беларусь «О трудовой книжке» (с изменениями и дополнениями от 2023 года).
2. Постановление Совета Министров № 123 от «О внедрении электронной трудовой книжки».
3. Инструкция Министерства труда и социальной защиты № 45/2024 «Порядок ведения и использования электронной трудовой книжки».

Согласно этим актам, с 1 января 2024 года все newly hired сотрудники должны оформляться исключительно в электронном виде. Для работников, принятых до этой даты, сохраняется право вести бумажную трудовую книжку параллельно с ЭТК, однако при первом кадровом действии (перевод, увольнение, повышение) запись делается только в электронном формате.

Как оформить электронную трудовую книжку?

Для работника

• Регистрация на портале e‑gov.by. Необходимо иметь подтверждённую учётную запись (логин и пароль) либо вход через ЕСИА.
• Заполнение личных данных. В разделе «Моя трудовая книжка» указываются ФИО, дата рождения, номер паспорта, ИНН и контактная информация.
• Согласие на обработку персональных данных. Пользователь даёт электронное согласие на хранение и передачу данных в системе трудовой занятости.
• Получение выписки. После первого трудоустройства работодатель делает запись о приёме, и выписка становится доступной в личном кабинете.

Для работодателя

• Подключение к системе «Трудовая занятость». Организация должна иметь действующий электронный цифровой подпись (ЭЦП) и доступ к корпоративному кабинету на e‑gov.by.
• Внесение записи о приёме. При оформлении трудового договора в системе создаётся запись: дата приёма, должность, подразделение, номер трудового договора.
• Обновление данных при кадровых изменениях. Перевод, повышение, увольнение, отпуск по уходу за ребёнком и другие события фиксируются в течение трёх рабочих дней.
• Формирование справок и выписок. По запросу сотрудника или государственных органов работодатель может выдать электронную выписку из ЭТК с подтверждающей ЭЦП.
• Архивирование. Все записи хранятся в системе не менее 50 лет после последней записи о трудовой деятельности.

Преимущества электронной трудовой книжки

• Доступность 24/7. Сотрудник может получить выписку в любой момент, не завися от графика отдела кадров.
• Снижение риска подделки. Защита ЭЦП и журнал изменений делают подделку практически невозможной.
• Экономия времени и бумаги. Отпадает необходимость в ведении и хранении бумажных журналов.
• Интеграция с другими госуслугами. Данные ЭТК автоматически используются при назначении пенсии, получении социальных выплат и оформлении кредитов.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли сдавать бумажную трудовую книжку при переходе на электронную?

Нет. Если у вас уже есть бумажная книжка, вы можете хранить её как резервный документ. При первом кадровом действии после запись делается только в ЭТК.

Что делать, если я потерял доступ к личному кабинету e‑gov.by?

Необходимо восстановить доступ через службу поддержки портала (по телефону или в МФЦ), предоставив документы, подтверждающие личность (паспорт, ИНН). После восстановления все записи ЭТК останутся intact.

Можно ли сделать выписку из ЭТК на бумаге?

Да. В личном кабинете есть функция «Скачать выписку в PDF», которую можно распечатать и заверять электронной подписью работодателя.

Как быть с работниками, принятыми до 2024 года, но продолжающими работу после этой даты?

Для них ведётся двойное учётирование: бумажная книжка продолжает заполняться до первого кадрового действия после , после чего все дальнейшие записи вносятся только в ЭТК.

Есть ли штрафы за неправильное ведение электронной трудовой книжки?

Да. Нарушение сроков внесения записей (более трёх рабочих дней) или предоставление недостоверной информации может повлечь административные штрафы от 5 до 20 базовых величин в соответствии с Кодексом об административных правонарушениях РБ.

Внедрение электронной трудовой книжки в Беларуси – важный шаг на пути к полной цифровизации трудовых отношений. Она упрощает взаимодействие между работником, работодателем и государственными органами, повышает надёжность хранения данных и снижает административную нагрузку. Для успешного перехода рекомендуется своевременно зарегистрироваться на портале e‑gov.by, обучить кадровый персонал работе с системой и информировать сотрудников о новых возможностях и обязанностях.

Следуя изложенным рекомендациям, вы сможете без труда оформить и использовать новую трудовую книжку, получая все преимущества современного электронного документооборота.