Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки, в которой хранятся сведения о трудовой деятельности сотрудника. С 2021 года при приёме на работу впервые оформляется именно электронный вариант, а с 1 января 2026 года завершается переходный период, после которого ведение трудовых книжек будет осуществляться исключительно в электронном виде.

Правовое регулирование заверения ЭТК

Согласно законодательству РФ (Трудовой кодекс РФ, Федеральный закон «О государственной социальной помощи» и нормативные акты Социального фонда РФ), право на заверение записей в электронной трудовой книжке предоставлено ограниченному кругу лиц. Основные положения:

• Уполномоченный орган государственной власти, осуществляющий контроль в сфере труда и социальной защиты населения (например, органы труда и социальной защиты субъектов РФ), может заверять книгу учёта трудовых книжек.
• Работодатель (или лицо, ответственное за ведение кадрового документооборота в организации) имеет право заверять записи в ЭТК при выдаче трудовой книжки сотруднику, при увольнении, а также при выдаче заверенной копии ЭТК по запросу работника.
• Нотариус может заверять копию электронной трудовой книжки, если требуется нотариальное удостоверение документа (например, для подачи в суд или в иностранные органы).
• Социальный фонд РФ (СФР) как оператор хранения ЭТК подтверждает достоверность сведений, содержащихся в системе, и предоставляет выписки, которые имеют юридическую силу без дополнительного заверения.

Кто именно может ставить подпись и печать на ЭТК?

На практике заверение электронной трудовой книжки выглядит следующим образом:

1. При приёме на работу – специалист отдела кадров (или уполномоченное лицо) вносит запись о приёме и ставит свою электронную подпись (ЭП) в системе СФР. Печать организации не требуется, так как запись уже защищена криптографической подписью.
2. При переводе с бумажной на электронную трудовую книжку – работник подаёт заявление о переходе. Работодатель делает в бумажной ТК запись о переходе на ЭТК, заверяет её подписью уполномоченного лица (руководитель отдела кадров, директор или иное доверенное лицо) и печатью организации. После этого данные переносятся в электронный формат и подписываются ЭП в СФР.
3. При увольнении – в ЭТК делается запись о расторжении трудового договора. Заверение осуществляется электронной подписью уполномоченного лица работодателя (например, руководителя отдела кадров). При выдаче справки о стаже или копии ЭТК работодатель может поставить свою печать и подпись на бумажном носителе.
4. При выдаче заверенной копии ЭТК по запросу сотрудника – работодатель формирует выписку из СФР, заверяет её электронной подписью и, если требуется бумажный вариант, ставит свою печать и ручную подпись.
5. При необходимости нотариального заверения – нотариус проверяет подлинность электронной подписи и ставит свою печать и подпись на бумажном носителе копии ЭТК.

Почему электронная подпись заменяет печать?

Электронная трудовая книжка хранится в защищённой информационной системе Социального фонда РФ. Каждая запись в ЭТК подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) уполномоченного лица работодателя или оператора СФР. Такая подпись обладает тем же юридическим значением, что и ручная подпись с печатью, поэтому в большинстве случаев дополнительное заверение печатью организации не требуется.

Однако в ситуациях, когда требуется бумажный документ (например, для подачи в государственные органы, которые пока не принимают электронные форматы, или для личного архива сотрудника), работодатель ставит свою печать и ручную подпись на распечатанную выписку из ЭТК.

Практический алгоритм заверения ЭТК

Ниже представлен пошаговый алгоритм, который поможет отделу кадров корректно заверять электронную трудовую книжку:

1. Определить тип действия: приём, перевод, увольнение, выдача копии.
2. Внести необходимую запись в личный кабинет работника в системе СФР (или через интегрированную кадровую систему).
3. Подписать запись квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица (руководитель отдела кадров, директор или иное доверенное лицо).
4. Если требуется бумажный вариант:
   • Сформировать выписку из СКД (система кадрового документооборота) или из личного кабинета СФР.
   • Распечатать выписку.
   • Поставить печать организации и ручную подпись уполномоченного лица.
5. Сообщить сотруднику о заверении (вручить выписку или уведомить о доступности записи в личном кабинете СФР).
6. Архивировать подтверждающие документы (заявление о переходе, приказ о приёме/увольнении, скриншот подписи в СФР) в соответствии с внутренними регламентами организации.

Ответственность за неправильное заверение

Нарушение порядка заверения электронной трудовой книжки может повлечь:

• Отказ в приёме документов государственными органами (например, Пенсионным фондом при назначении пенсии).
• Возможные споры с работником о стаже и трудовой деятельности.
• Административную ответственность должностных лиц в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства).

Поэтому важно чётко следовать инструкциям СФР и внутренним нормативным актам организации, использовать только квалифицированную электронную подпись и, при необходимости, правильно оформлять бумажные заверения.

Заверение электронной трудовой книжки осуществляется:

• Квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица работодателя (отдел кадров, руководитель) при внесении записей в систему СФР;
• Печатью организации и ручной подписью при выдаче бумажных выписок или копий ЭТК;
• Нотариусом – при необходимости нотариального удостоверения копии;
• Социальным фондом РФ – как оператором хранения, подтверждающим достоверность сведений в электронном виде.

Таким образом, выбор того, кто именно заверяет ЭТК, зависит от конкретного действия (приём, перевод, увольнение, выдача копии) и от требуемой формы документа (электронная или бумажная). Соблюдение установленного порядка обеспечивает юридическую значимость записей в трудовой книжке и защищает права как работника, так и работодателя.