С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Работодатели обязаны регулярно передавать в Социальный фонд России (СФР, ранее ПФР) сведения о трудовой деятельности сотрудников․ Ниже подробно рассмотрим, какие формы отчетности необходимо сдавать, в какие сроки и как их формировать․

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка – это сведения о трудовой деятельности работников, хранящиеся в электронном виде в информационных ресурсах Социального фонда России․ Доступ к ним имеют как работник (через личный кабинет на портале «Госуслуги»), так и работодатель (через специализированные сервисы отчетности)․

Основные преимущества ЭТК:

• отказ от бумажных носителей;
• упрощение обмена данными между работодателем и фондом;
• возможность оперативного получения выписки для сотрудника․

Какие формы отчетности используются

В зависимости от периода и типа кадровых событий работодатель сдаёт одну из следующих форм:

СЗВ‑ТД (Сведения о трудовой деятельности)

Форма, действовавшая до конца 2022 года․ Её подавали:

• при приёме на работу;
• при увольнении;
• при переводе на другую должность (если это привело к изменению трудовой функции);
• при выборе сотрудником формы трудовой книжки (бумажная ↔ электронная)․

Срок подачи – не позднее 15‑го числа месяца, следующего за отчетным, за исключением срочных случаев (например, при приёме/увольнении с 1 по 26 апреля 2020 года – отчёт направляли в течение трёх рабочих дней)․

ЕФС‑1 (Единая форма отчётности по страховым взносам)

С 2023 года сведения о трудовой деятельности включаются в состав отчёта ЕФС‑1․ Внутри этой формы предусмотрены подразделы:

• Раздел 1, подраздел 1․1 – «Сведения о трудовой деятельности» (аналог СЗВ‑ТД);
• Раздел 1, подраздел 1․2 – сведения о застрахованных лицах (для страховых взносов)․

Отчёт ЕФС‑1 подаётся ежемесячно, не позднее 15‑го числа месяца, следующего за отчётным периодом․ Если в отчётном месяце не было кадровых событий, в подразделе 1․1 ставится нулевая отметка (отчёт всё равно сдаётся)․

Сроки подачи отчетности

Важно: если организация использует электронный документооборот (ЭДО) с фондом, сроки считаются с момента отправки файла в ЭДО‑систему․

Как сформировать и отправить отчёт

Для подготовки отчёта можно воспользоваться различными бухгалтерскими и кадровыми программами․ Ниже приведены основные шаги для самых популярных решений․

В 1С:Зарплата и управление персоналом (ред․ 3․1 и выше)

1. Перейти в раздел Кадры → Отчётность, справки → Журнал Электронные трудовые книжки․
2. Нажать кнопку Создать → выбрать тип отчёта (СЗВ‑ТД или ЕФС‑1)․
3. Установить отчётный период, проверить список сотрудников с кадровыми событиями․
4. Нажать Формировать → проверить данные в preview․
5. Отправить через встроенный сервис 1С‑Отчётность (выбрать получателя – Социальный фонд России, указать способ передачи – ЭДО)․

В сервисе СБИС (СБИС‑Онлайн)

1. Войти в личный кабинет СБИС, выбрать модуль Отчётность → ПФР/СФР․
2. Добавить новый отчёт: ЕФС‑1 (или СЗВ‑ТД для архивных периодов)․
3. Заполнить подраздел 1․1 – сведения о трудовой деятельности (приём, увольнение, перевод, выбор формы книжки)․
4. Проверить контрольные суммы, нажать Отправить․
5. Получить квитанцию о принятии от фонда․

Через Контур․Экстерн

1. Открыть раздел Отчётность → ПФР/СФР → ЕФС‑1․
2. Выбрать период, заполнить Сведения о трудовой деятельности (подраздел 1․1)․
3. При необходимости загрузить XML‑файл, сформированный в 1С или другой системе․
4. Отправить через ЭДО, сохранить подтверждение․

Во всех случаях после отправки рекомендуется сохранить:

• XML‑файл отчёта;
• квитанцию о принятии (PDF или электронное подтверждение);
• журнал регистрации отправленных отчётов (внутренний контроль)․

---

Особенности для обособленных подразделений

Если организация имеет обособленные подразделения (ОП) с отдельным балансом, отчётность по трудовым книжкам сдаётся:

• по месту регистрации юридического лица (главного офиса) – это общее правило для всех налоговых и страховых отчётов;
• однако в самом отчёте необходимо указывать КПП обособленного подразделения, к которому относится каждый сотрудник․

Пример: в подразделе 1․1 ЕФС‑1 поле «КПП» заполняется кодом ОП, где работает сотрудник․ Это позволяет фонду корректно распределить сведения по территориальным органам․

---

Пример заполнения подраздела 1․1 ЕФС‑1

<СведТрудДеят>
 <Сотр>
 <СНИЛС>123-456-789 00</СНИЛС>
 <ФИО>Иванов Иван Иванович</ФИО>
 <ДатаПриёма>2026-04-10</ДатаПриёма>
 <ВидДок>Приём на работу</ВидДок>
 <КПП>770101001</КПП>
 </Сотр>
 <Сотр>
 <СНИЛС>987-654-321 00</СНИЛС>
 <ФИО>Петрова Мария Сергеевна</ФИО>
 <ДатаУвольнения>2026-04-25</ДатаУвольнения>
 <ВидДок>Увольнение по собственному желанию</ВидДок>
 <КПП>770101001</КПП>
 </Сотр>
</СведТрудДеят>

После формирования XML‑файла его загружают в выбранную систему (1С, СБИС, Контур) и отправляют в Социальный фонд․

---

Таким образом, отчётность по трудовым книжкам сегодня сводится к ежемесячной подаче формы ЕФС‑1 с заполненным подразделом 1․1 «Сведения о трудовой деятельности»․ В случае отсутствия кадровых событий в отчётном месяце подаётся нулевой отчёт, но срок подачи остаётся тем же – не позднее 15‑го числа следующего месяца․ При использовании электронного документооборота важно правильно указывать СНИЛС, ФИО, даты событий и КПП обособленного подразделения, а также сохранять подтверждения отправки для возможных проверок со стороны фонда․

Соблюдение этих требований позволит избежать штрафов и обеспечит корректный учёт трудовой деятельности сотрудников в электронном виде;