В 2026 году рынок труда России окончательно закрепился в цифровом формате, однако вопросы оформления трудовых отношений остаются актуальными для миллионов граждан. С 1 января 2021 года в России произошел фундаментальный сдвиг: для всех работников, впервые поступающих на работу, стали вестись исключительно электронные трудовые книжки (ЭТК). Но что делать тем, кто потерял документ, хочет восстановить стаж или впервые выходит на работу? Где именно «создают» этот важный документ сегодня?
Самый важный факт, который нужно помнить: электронную трудовую книжку не нужно нигде заказывать, покупать или физически создавать самостоятельно. Она формируется автоматически в информационных системах Пенсионного фонда России (ныне в составе Социального фонда России — СФР).
Процесс создания ЭТК выглядит следующим образом:
- Для впервые устраивающихся на работу: С 2021 года бумажный вариант для этой категории граждан не ведется. Как только работодатель подает отчетность (форма ЕФС-1) о приеме сотрудника, в базе данных СФР автоматически создается его электронный профиль трудовой книжки.
- Для действующих работников: Если вы работали до 2021 года и не писали заявление о переходе на ЭТК, ваша бумажная книжка продолжает вестись параллельно с электронной. Записи в электронную базу вносит работодатель.
Чтобы убедиться в наличии электронной трудовой книжки или получить выписку из нее, гражданин может воспользоваться следующими ресурсами:
- Портал «Госуслуги» (раздел «Выписка из трудовой книжки»).
- Личный кабинет на сайте Социального фонда России (СФР).
- Многофункциональные центры (МФЦ) «Мои документы».
- Территориальные органы СФР.
Бумажная трудовая книжка: актуальна ли она в 2026 году?
Несмотря на активную цифровизацию, бумажная трудовая книжка не исчезла полностью. Она сохраняется у тех работников, которые вели ее до 2021 года и не изъявили желания перейти на электронный формат. Однако создать новую бумажную трудовую книжку с нуля в 2026 году практически невозможно, за исключением особых случаев восстановления.
Важные нюансы работы с бумажным форматом:
- Новые сотрудники: Для тех, кто впервые трудоустраивается после 1 января 2021 года, бумажные книжки не заводятся вообще;
- Восстановление утерянной: Если работник потерял бумажную трудовую, он обязан немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает справку о стаже, но новую бумажную книжку не покупает и не заводит. Стаж восстанавливается на основе архивных данных и справок от предыдущих работодателей, после чего вносится в электронную базу или (если велась) в сохранившийся дубликат.
- Где купить бланк? Ранее бланки можно было приобрести в канцелярских магазинах или у работодателя. Сейчас, в условиях перехода на ЭТК, оборот новых бланков сведен к минимуму, и их создание (оформление) возможно только как дубликат взамен утерянной старой книжки.
Что делать, если трудовой книжки никогда не было?
Если вы гражданин РФ и устраиваетесь на первую официальную работу:
- Вам не нужно идти в ПФР, СФР или магазин за бланком;
- При приеме на работу вы предоставляете работодателю необходимые документы (паспорт, СНИЛС, диплом и др.).
- Работодатель самостоятельно формирует отчет о приеме и отправляет его в Социальный фонд.
- С этого момента ваша трудовая деятельность фиксируется в электронном виде. Вы можете в любой момент проверить эти данные через «Госуслуги».
Почему электронная форма надежнее?
Как отмечают эксперты и статистика (более 277 тысяч жителей различных регионов уже выбрали этот формат в первые годы перехода), электронная трудовая книжка имеет ряд неоспоримых преимуществ:
- Невозможность потери: Данные хранятся в защищенной государственной базе.
- Защита от порчи и ошибок: исключен человеческий фактор при заполнении от руки.
- Доступность: выписку можно получить за несколько минут из любой точки мира.
- Прозрачность: работник видит всю историю своих трудоустройств и увольнений в реальном времени.
Помните, что трудовое законодательство РФ не обязывает работодателя вносить записи в бумажную книжку, если она не велась ранее (для новых сотрудников), так как приоритет отдан цифровому учету.