Электронная трудовая книжка (ЭТК), это цифровой аналог привычной бумажной трудовой книжки, который с 2020 года активно внедряется в России. Для работодателей важно понимать, где и как получить доступ к сведениям о трудовой деятельности сотрудников, особенно при приёме на работу или ведении кадрового учёта. В этой статье разберём все доступные способы.
Что такое электронная трудовая книжка
Официальное название цифровой трудовой книжки — СТД-СФР (Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Фонда пенсионного и социального страхования РФ). Это формат отчёта в Социальный фонд России (СФР), который бухгалтеры всех компаний обязаны подавать за своих сотрудников.
Ключевое преимущество: если раньше работник обращался к работодателю за копией трудовой книжки, то теперь любое заинтересованное лицо вправе обратиться в СФР для получения нужной информации, что экономит время и силы на сбор документов.
Где работодатель может найти электронную трудовую книжку сотрудника
Через личный кабинет работодателя на портале СФР
Работодатели, зарегистрированные в информационной системе СФР, могут получить доступ к сведениям о трудовой деятельности сотрудников напрямую через свой личный кабинет. Для этого необходимо:
- Иметь подтверждённую учётную запись в системе СФР
- Обладать полномочиями на запрос сведений о конкретном работнике
- Сформировать запрос в личном кабинете работодателя
Запросить у самого сотрудника
Самый простой и быстрый способ для работодателя — попросить у сотрудника:
- Справку СТД-Р от предыдущего работодателя
- Выписку из электронной трудовой книжки, которую он может получить самостоятельно
Сотрудник может получить выписку через Госуслуги, в МФЦ или в управлении Пенсионного фонда России. Документ можно распечатать, отправить по электронной почте будущему работодателю или просто сохранить на компьютере.
Через портал Госуслуг
Если работодатель подключён к системе Госуслуг и имеет соответствующие полномочия, можно запросить сведения через этот портал. Сотрудники также могут получить выписки из своих трудовых через Госуслуги самостоятельно.
В разделе Справки → Выписки нужно выбрать «Выписка из электронной трудовой книжки». Документ в формате PDF с электронной печатью придёт в личный кабинет.
В центрах «Мои документы» (МФЦ)
Если сотруднику потребуется бумажная выписка из электронной трудовой книжки, он может получить её:
- У текущего или предыдущего работодателя
- В управлении Пенсионного фонда России
- В любом центре госуслуг «Мои документы»
Через электронную почту или личный кабинет сотрудника
Работник может направить работодателю выписку по электронной почте, если компания принимает заявления в цифровом виде. Это особенно актуально при дистанционном оформлении на работу.
Важные нюансы для работодателей
Параллельное ведение бумажной и электронной версий
Если сотрудник по своему желанию оставил бумажную трудовую книжку, работодатель обязан вести обе версии: цифровую и бумажную. Это создаёт дополнительную нагрузку, поэтому многие компании рекомендуют сотрудникам перейти полностью на электронный формат.
Что требуется при приёме на работу
При оформлении нового сотрудника работодателю нужно:
- Запросить у сотрудника выписку из ЭТК или справку СТД-Р
- Проверить сведения о предыдущем стаже
- Внести данные о приёме на работу в информационную систему СФР
Таблица: способы получения электронной трудовой книжки
| Способ | Кто запрашивает | Срок получения | Формат документа |
|---|---|---|---|
| Личный кабинет СФР | Работодатель | Немедленно | Электронный |
| Госуслуги | Сотрудник | 1-3 рабочих дня | PDF с электронной печатью |
| МФЦ / «Мои документы» | Сотрудник | До 10 рабочих дней | Бумажная выписка |
| Управление ПФР | Сотрудник | До 10 рабочих дней | Бумажная выписка |
| Запрос от работодателя | Работодатель → сотрудник | Зависит от сотрудника | Любой |
Что меняется из-за перехода на электронные трудовые книжки
Переход на ЭТК влияет на кадровые процессы компании:
- Новые формы документов: справка СТД-Р, выписка из ЭТК
- Отчётность в СФР: ежемесячная подача сведений о трудовой деятельности
- Отсутствие необходимости хранить бумажные трудовые книжки у себя (если сотрудник не оставил бумажную версию)
- Упрощённый доступ к сведениям для всех заинтересованных лиц через СФР
Работодатель может найти электронную трудовую книжку сотрудника через личный кабинет СФР, запросить у самого работника или получить через Госуслуги. Наиболее эффективный способ — обучить сотрудников самостоятельно запрашивать выписки из ЭТК и предоставлять их при приёме на работу. Это сокращает бюрократические издержки и ускоряет кадровые процессы.
Важно помнить: ответственность за своевременную и корректную подачу сведений о трудовой деятельности в СФР несёт именно работодатель. Нарушение этой обязанности может привести к штрафам.