В 2021 году в России была запущена система электронных трудовых книжек (ЭТК). За пять лет она превратилась в обязательный элемент кадровой документации‚ а к 1 январю 2026 года завершился переходный период по её внедрению. В этой статье мы разберём‚ где и как можно получить ЭТК‚ какие требования к работодателям и какие преимущества она даёт сотрудникам.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки‚ хранящийся в единой базе данных Федеральной службы по труду и занятости (ФСТЗ). Она содержит все сведения о трудовом стаже‚ должностях‚ начислениях и отработанных днях.
- Появилась в России 5 лет назад (2021 г.)
- Обеспечивает быстрый доступ к данным о стаже для пенсионных и социальных выплат
- Позволяет работодателям вести учет сотрудников в электронном виде
- Снижает риск потери‚ порчи или фальсификации бумажной книги
Кому нужна ЭТК?
ЭТК обязана иметь:
- Все работники‚ занятые в организациях‚ где применяются трудовые договоры.
- Работодатели‚ которые обязаны сдавать ЕФС‑1 (отчёт о начислениях и выплатах) в соответствии с поправками‚ вступившими в силу в 2025 г.
Согласно последним данным‚ к текущему моменту около 24 млн работников в России уже переведены на электронную систему.
Где можно получить электронную трудовую книжку?
Получить ЭТК можно в следующих местах:
- В отделе кадров вашей организации – большинство компаний уже интегрированы с системой ФСТЗ.
- Через портал «Электронная государственная служба» (ЕГС) – для самозанятых и фрилансеров.
- У ФСТЗ в вашем регионе – при отсутствии внутреннего отдела кадров.
- Через мобильное приложение «Моя трудовая книжка» – доступно на Android и iOS.
Пошаговое руководство
- Соберите необходимые документы: копию паспорта‚ справку о предыдущем месте работы (если применимо) и подтверждение трудового договора.
- Обратитесь в отдел кадров или в ФСТЗ с заявлением о создании ЭТК.
- Подтвердите свою личность через электронную подпись или биометрический идентификатор.
- Получите электронный сертификат доступа к системе и настройте приложение «Моя трудовая книжка».
- Периодически проверяйте данные в системе и уточняйте их при необходимости.
Как проверить правильность данных в ЭТК?
Для проверки данных используйте:
- Портал «Моя трудовая книжка» – доступ к полному реестру.
- Проверка через письменный запрос в отдел кадров.
- Сравнение с копией бумажной трудовой книжки (если она есть).
Если обнаружены ошибки‚ необходимо подать заявление об исправлении в течение 30 дней с момента обнаружения.
Что делать‚ если ЭТК потеряна или испорчена?
В случае потери или порчи электронной трудовой книжки:
- Сразу сообщите об этом в отдел кадров.
- Подайте заявление о восстановлении в ФСТЗ.
- При необходимости получите временный электронный сертификат‚ пока проводится восстановление.
Эта процедура не требует повторного оформления трудового договора‚ но может занять до 10 рабочих дней.
Как ЭТК влияет на пенсионные и социальные выплаты?
Электронная трудовая книжка автоматически передаёт данные о стаже в пенсионный фонд и органы социального страхования. Это ускоряет расчёт:
- Пенсионных выплат – точный стаж учитывается без ручного ввода.
- Социальных пособий – подтверждение стажа для получения пособий по безработице.
- Отчислений в Фонд социального страхования – автоматическое расчёт и уплата.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли использовать бумажную трудовую книжку одновременно с ЭТК? – Да‚ но бумажная книга считается резервной.
- Как получить доступ к ЭТК‚ если я работаю удалённо? – Через портал «Моя трудовая книжка» и электронную подпись.
- Что делать‚ если данные в ЭТК не совпадают с реальностью? – Подача заявления об исправлении в отдел кадров и ФСТЗ.
- Можно ли получить копию ЭТК в печатном виде? – Да‚ по запросу в отдел кадров‚ но она будет иметь ограниченную юридическую силу.
Электронная трудовая книжка – это современный‚ надёжный и удобный инструмент‚ который упрощает управление кадровыми данными и обеспечивает прозрачность трудового стажа. С переходным периодом‚ завершившимся 1 января 2026 года‚ все работодатели обязаны вести ЭТК‚ а работники получают доступ к своим данным в любое время и из любого места.
Если вы ещё не получили электронную трудовую книжку‚ не откладывайте – свяжитесь с отделом кадров или в ФСТЗ‚ чтобы избежать задержек в расчётах и выплатах.
Дата публикации: 22 мая 2026 года.