С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), новую форму учета трудового стажа работников, предусмотренную Федеральным законом № 439-ФЗ. Этот процесс стал одним из ключевых направлений цифровизации кадрового учета. Ведущую роль в автоматизации этого процесса играет программный продукт 1С:ЗУП (Зарплата и управление персоналом), входящий в экосистему платформы 1С:Предприятие 8.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка, это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки, в котором хранятся сведения о:

• Местах работы;
• Должностях;
• Наградах и поощрениях;
• Увольнениях и переводах;
• Иных кадровых изменениях.

Все данные передаются работодателем в Пенсионный фонд России (ПФР) через специальные формы (СЗВ-ТД). Работник может в любое время проверить свою историю трудовой деятельности через портал Госуслуги или личный кабинет на сайте ПФР.

Когда и для кого обязателен переход на ЭТК?

1. С 1 января 2020 года, все работодатели обязаны вести учет кадровых изменений в электронном виде и передавать сведения в ПФР по форме СЗВ-ТД.
2. С 1 января 2021 года, при первичном трудоустройстве работников оформляется только электронная трудовая книжка, если работник не подал заявление об отказе от ЭТК и сохранении бумажной.
3. С 2020 по 2026 год — действует переходный период: работники, имеющие бумажные книжки, могут сохранить их, если подадут письменное заявление работодателю. В этом случае ведется двойной учет — и бумажная, и электронная книжки.

Как 1С:ЗУП помогает внедрить электронные трудовые книжки?

Программа 1С:ЗУП (зарплата и управление персоналом) — это специализированное решение, полностью интегрированное с требованиями законодательства РФ и ПФР. Вот как она решает ключевые задачи:

Автоматическая генерация СЗВ-ТД

При любом кадровом событии — приеме, переводе, увольнении — программа автоматически формирует электронный документ СЗВ-ТД в соответствии с требованиями ПФР. Нет необходимости вручную заполнять формы — всё делается в рамках стандартных операций в программе.

Управление заявлениями работников

В 1С:ЗУП есть специальный справочник «Заявления работников о выборе формы трудовой книжки». Здесь фиксируется:

• Дата подачи заявления;
• Выбор работника: «ЭТК» или «Бумажная»;
• Статус заявления (активно, отозвано, аннулировано).

На основе этих данных программа автоматически определяет, какие сведения передавать в ПФР, а какие — вести в бумажном виде.

Интеграция с ПФР через ЭДО

1С:ЗУП поддерживает подключение к системе электронного документооборота (ЭДО) с ПФР. Это позволяет:

• Отправлять СЗВ-ТД в автоматическом режиме;
• Получать подтверждения о приеме документов;
• Смотреть статус передачи данных в реальном времени;
• Получать уведомления об ошибках и их устранении.

Формирование выписок для работников

При увольнении работника, выбравшего ЭТК, работодатель обязан выдать ему выписку из электронной трудовой книжки. 1С:ЗУП автоматически генерирует эту выписку в формате PDF с электронной подписью работодателя. Выписка содержит:

• ФИО работника;
• Все места работы;
• Должности и даты приема/увольнения;
• Подпись и печать работодателя (в электронном виде);
• Код подтверждения для проверки подлинности.

Архивирование и доступ к данным

Все данные по ЭТК хранятся в базе 1С:ЗУП в защищенном виде. Доступ к ним имеют:

• Кадровые сотрудники;
• Бухгалтеры;
• Руководители (с ограничениями по правам).

Программа позволяет экспортировать данные в формате XML, PDF или Excel для архивации или передачи в другие системы.

Как настроить ЭТК в 1С:ЗУП?

Вот пошаговая инструкция для настройки:

Шаг 1: Обновление конфигурации

Убедитесь, что используется актуальная версия 1С:ЗУП (не ниже 3.1.16.120, рекомендуется 3.1.18+). Обновление выполняется через Центр обновлений 1С.

Шаг 2: Настройка подключения к ПФР

1. Перейдите в меню: «Настройка» → «Настройка обмена с ПФР».
2. Выберите провайдера ЭДО (например, «СБИС», «Тензор», «Контур»).
3. Настройте подключение: введите сертификат, логин, пароль, ключи ЭЦП.
4. Протестируйте соединение.

Шаг 3: Настройка справочника «Заявления работников»

• Перейдите: «Справочники» → «Заявления работников о выборе формы трудовой книжки».
• Добавьте заявления для всех сотрудников, которые хотят сохранить бумажную книжку.
• Для новых сотрудников по умолчанию включается ЭТК — это задается в настройках.

Шаг 4: Настройка шаблонов выписок

В разделе «Настройка» → «Печатные формы» выберите шаблон «Выписка из электронной трудовой книжки». Убедитесь, что в шаблоне присутствует электронная подпись и печать.

Шаг 5: Тестовая передача данных

Перед отправкой реальных данных проведите тестовую передачу СЗВ-ТД. Проверьте статус в личном кабинете ПФР — все должно быть в статусе «Принято».

Преимущества использования 1С:ЗУП для ЭТК

• Снижение рисков — автоматизация исключает ошибки при заполнении форм.
• Экономия времени — нет необходимости вручную заполнять и отправлять документы.
• Соответствие закону — программа всегда обновляется в соответствии с изменениями в законодательстве.
• Доступность данных — работники могут получить выписку в любое время, даже при увольнении.
• Безопасность, данные хранятся в зашифрованном виде, защищены от потери и подделки;

Что делать, если работник хочет вернуться к бумажной книжке?

Согласно закону, работник может подать заявление о возврате к бумажной трудовой книжке. В 1С:ЗУП это делается так:

1. Сотрудник подает заявление в произвольной форме.
2. Кадровик вводит его в справочник «Заявления работников» с выбором «Бумажная книжка».
3. С этого момента все новые записи вносятся только в бумажную книжку.
4. Электронная книжка остается в архиве, сведения, уже переданные в ПФР, не удаляются.

Частые ошибки и как их избежать

• Ошибка 1: Не обновлена конфигурация 1С → Регулярно проверяйте обновления через Центр обновлений.
• Ошибка 2: Не настроено подключение к ПФР → Проверяйте статус соединения ежемесячно.
• Ошибка 3: Не введены заявления работников → Ведите учет всех заявлений — это обязательное требование.
• Ошибка 4: Не выдана выписка при увольнении → Выписка — обязательный документ, иначе нарушение трудового законодательства.

Переход на электронные трудовые книжки — это не просто нововведение, а фундаментальное изменение в кадровом учете. Программа 1С:ЗУП позволяет работодателям:

• Соответствовать закону без лишних усилий;
• Снизить административную нагрузку;
• Обеспечить прозрачность и защиту прав работников;
• Интегрировать кадровый учет с бухгалтерией, налогами и другими модулями 1С.

Более того, 1С — это российский софт, разработанный с учетом всех особенностей российского законодательства. Его регулярно обновляют, и он всегда в курсе изменений в ПФР, ФНС и Трудовом кодексе.

Важно! Не откладывайте настройку ЭТК в 1С:ЗУП. Даже если у вас небольшая компания — закон не делает исключений. Используйте бесплатный пробный период 1С:ЗУП (30 дней) на сайте 1c.ru, чтобы протестировать функционал и убедиться в удобстве системы.

Электронные трудовые книжки — это будущее. 1С помогает вам быть впереди времени.