Электронная трудовая книжка (ЭТК) появилась в России 5 лет назад․ Это стало удобно и сразу привлекло внимание как крупных работодателей‚ так и сотрудников․ Сегодня электронный формат стал стандартом учета стажа‚ однако бумажный вариант по-прежнему остается актуальным для многих граждан․ В этой статье мы подробно разберем‚ как завести новую трудовую книжку‚ какие шаги нужно предпринять и на что обратить особое внимание․
Что такое «новая» трудовая книжка?
Понятие «новая трудовая книжка» сегодня может означать два совершенно разных документа:
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) — цифровой формат учета стажа‚ который ведется Пенсионным фондом (ныне СФР)․ Она формируется автоматически для всех работающих граждан․
- Бумажная трудовая книжка нового образца — классический бланк‚ который выдается сотруднику при первом трудоустройстве или в случае утери старого документа․
Как завести электронную трудовую книжку (ЭТК)
Главное преимущество ЭТК в том‚ что вам не нужно никуда ходить и писать заявления для ее создания․ Она формируется автоматически на основе отчетов‚ которые ваш работодатель отправляет в Социальный фонд России (СФР)․
Алгоритм действий для работника:
- Первое трудоустройство — если вы устраиваетесь на работу впервые‚ работодатель автоматически начнет передавать данные в СФР․ ЭТК будет создана без вашего участия․
- Переход с бумажного формата, если вы уже работали‚ но решили перейти на ЭТК‚ вам необходимо подать работодателю заявление о выборе электронной трудовой книжки․ Сделать это можно в любой момент․
- Проверка данных — чтобы убедиться‚ что ваша ЭТК ведется корректно‚ авторизуйтесь на портале «Госуслуги» или в личном кабинете на сайте СФР․ Там будет отображаться весь ваш стаж и периоды работы․
Как завести бумажную трудовую книжку
Несмотря на развитие цифровых технологий‚ бумажная трудовая книжка остается важным документом․ Завести ее можно в двух случаях: при первичном трудоустройстве и при потере (или порче) старого бланка․
Случай 1: Первое трудоустройство
Если вы устраиваетесь на работу впервые‚ обязанность по оформлению и покупке чистого бланка трудовой книжки лежит на работодателе․
Что нужно сделать:
- Предоставить работодателю паспорт и документ об образовании (если есть)․
- Написать заявление с просьбой завести трудовую книжку (в некоторых компаниях это происходит автоматически без заявления)․
- Дождаться заполнения бланка кадровиком (в течение 5 рабочих дней с момента приема на работу)․
Важно: Вы не должны сами покупать бланк в киоске или на рынке․ Работодатель обязан приобрести бланк строгой отчетности и оформить его по правилам․ Взимать с вас плату за бланк работодатель имеет право только с вашего согласия и в размере‚ не превышающем стоимость его приобретения․
Случай 2: Утрачена или испорчена старая книжка
Если вы потеряли документ или он пришел в негодность (порван‚ залит‚ обгорел)‚ необходимо завести дубликат․
Порядок действий:
- Если вы работаете: обратитесь к текущему работодателю с заявлением об утрате трудовой книжки․ Он заведет вам новый бланк (дубликат) и самостоятельно запросит данные о вашем стаже у предыдущих работодателей или в СФР․
- Если вы безработный: вам придется самостоятельно обратиться в СФР для получения выписки о стаже‚ а затем с этой выпиской идти к новому работодателю при трудоустройстве‚ чтобы он внес записи в новый бланк․
Особенности бумажной книжки нового образца
С 2023 года в России введены в обращение бланки трудовых книжек нового образца․ Если вы заводите бумажную книжку впервые или получаете дубликат взамен утерянной‚ вам выдадут именно новый бланк․
Отличия нового бланка:
- Улучшенная защита от подделок (новые водяные знаки‚ специальная бумага с защитными волокнами)․
- Обновленный дизайн обложки и внутренних страниц․
- Увеличенное количество страниц для сведений о работе и награждениях․
Можно ли иметь одновременно две книжки?
Часто возникает вопрос: если я перешел на ЭТК‚ нужна ли мне бумажная? Законодательство позволяет сохранить бумажную трудовую книжку даже после подачи заявления на ведение ЭТК․ В этом случае работодатель будет вести обе книжки одновременно: отправлять цифровые отчеты и вносить записи в бумажный бланк․
Однако заводить две разные бумажные трудовые книжки (например‚ чтобы скрыть какой-то период работы) категорически не рекомендуется․ Это является нарушением и может привести к проблемам при назначении пенсии‚ так как СФР объединяет все данные в единый лицевой счет‚ и дублирование стажа будет выявлено․
Главные правила‚ которые нужно помнить
- Самое главное помнить‚ что электронная книжка не отменяет бумажную автоматически․ Вы сами выбираете формат․
- При первичном трудоустройстве бумажный бланк оформляется бесплатно (или по себестоимости) работодателем․
- Данные в ЭТК обновляются ежемесячно — проверяйте их актуальность на Госуслугах․
- Не покупайте бланки трудовых книжек с рук! Это может привести к признанию документа недействительным․
Завести новую трудовую книжку — процесс несложный‚ если знать свои права и обязанности работодателя․ Электронный формат значительно упростил жизнь‚ сделав процесс учета стажа прозрачным и доступным онлайн․ Но если вам по каким-то причинам нужен классический бумажный документ‚ вы имеете полное право его завести или сохранить․ Главное — следите за актуальностью записей и берегите свои документы!