С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). С этого момента работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности исключительно в электронном виде. Однако у сотрудников, которые уже получили ЭТК, сохраняется право на бумажный носитель при соблюдении определенных условий. Разберем детально.

Законодательная база и ключевые даты

• С 2020 года — возможность оформления электронной трудовой книжки (ЭТК) по инициативе работника или работодателя.
• С 1 января 2021 года, при приеме на работу кадровики обязаны оформлять только ЭТК, если работник не заявил об отказе.
• С 1 января 2026 года, переходный период завершается. Все новые сведения о трудовой деятельности вносятся только в электронный реестр. Бумажные трудовые книжки, выданные ранее, сохраняют силу, но новые записи в них не производятся.

Право сотрудника на бумажную книжку: условия и процедура

Сотрудник, у которого уже ведется ЭТК, может получить бумажный дубликат. Это его право, а не обязанность работодателя. Для этого необходимо:

1. Написать заявление об отказе от электронной трудовой книжки и о выдаче бумажного дубликата.
2. Указать в заявлении, что он не хочет, чтобы сведения о его трудовой деятельности передавались в электронный реестр.
3. Передать заявление работодателю.

Важно: Если сотрудник не написал такое заявление, работодатель вправе вести его трудовую историю только в электронном виде. Одновременное ведение и электронной, и бумажной книжки не допускается (кроме случаев, когда бумажная книжка была выдана до 2021 года и продолжает заполняться).

Что происходит после заявления?

• Работодатель обязан выдать сотруднику бумажную трудовую книжку (обычно это новый бланк).
• Все записи, которые уже были внесены в ЭТК, переносятся в бумажный вариант на основании имеющихся данных.
• Сведения о дальнейшем трудовом стаже этого сотрудника не будут передаваться в электронный реестр (Социальный фонд России).

Преимущества и риски бумажного варианта

Преимущества бумажной книжки:

• Физический носитель, который всегда под рукой.
• Не требует доступа к интернету или специальных сервисов для проверки.
• Для некоторых категорий граждан (пожилые, проживающие в отдаленных районах) может быть привычнее и понятнее.

Риски и недостатки:

• Риск утери или порчи документа. Электронная версия хранится в защищенном реестре.
• Задержки в передаче сведений в Социальный фонд. Это может повлиять на расчет пенсии, так как стаж учитывается по данным реестра.
• При смене работы новый работодатель не сможет внести записи в бумажную книжку, если вы отказались от ЭТК. Он будет вести ваш стаж только в своем электронном реестре, а вы должны будете самостоятельно контролировать их соответствие.
• При утере бумажной книжки восстановить все записи будет сложнее, чем получить выписку из электронного реестра.

Что делать, если у вас уже есть электронная трудовая книжка?

Если вы получили ЭТК, но хотите перейти на бумажную:

1. Сразу после получения ЭТК (или в любой момент) подайте заявление об отказе.
2. Убедитесь, что работодатель выдал вам бумажный дубликат со всеми записями.
3. Храните бумажную книжку в надежном месте.
4. Периодически (например, при увольнении) запрашивайте у работодателя выписку из электронного реестра для сверки с вашей бумажной книжкой, чтобы избежать расхождений в будущем.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Если у меня есть старая бумажная книжка, выданная до 2021 года, могу ли я продолжать ею пользоваться?

Ответ: Да. Старые бумажные книжки, выданные до введения ЭТК, сохраняют силу. Работодатель будет вносить в них новые записи, а также передавать сведения в электронный реестр. Это двустороннее ведение, которое разрешено законом только для таких «исторических» книжек.

Вопрос: Что будет с моим стажем, если я перейду на бумажную книжку?

Ответ: Весь ваш стаж, отраженный в ЭТК на момент отказа, будет перенесен в бумажную книжку. Последующий стаж будет учитываться только на основании записей в этой бумажной книжке. При назначении пенсии СФР будет учитывать данные из электронного реестра. Если вы отказались от ЭТК, ваш стаж после отказа в реестре не появится. Поэтому крайне важно, чтобы все записи в вашей бумажной книжке были сделаны правильно и своевременно.

Вопрос: Могу ли я потом передумать и вернуться к электронной книжке?

Ответ: Да, вы можете в любой момент подать заявление о возобновлении ведения ЭТК. Работодатель будет обязан принять это заявление и с этого момента вести вашу трудовую книжку в электронном виде. Записи, сделанные в бумажной книжке после отказа, должны быть внесены в ЭТК.

С 2026 года электронный формат становится основным и обязательным для всех новых трудовых отношений. Однако сотрудник, имеющий ЭТК, сохраняет конституционное право на получение информации о своем трудовом стаже в бумажном виде.

Перед принятием решения взвесьте «за» и «против»:

• Выбирайте бумажную книжку, если вы не доверяете цифровым технологиям, не имеете постоянного доступа к интернету или планируете трудиться в сельской местности с плохой связью.
• Оставайтесь в электронном формате, если вы цените безопасность данных, удобство контроля (можно в любой момент заказать выписку через Госуслуги) и хотите гарантировать беспроблемный учет стажа в Социальном фонде.

Главный совет: Если вы решили получить бумажную книжку, будьте предельно внимательны к ее заполнению и храните в безопасности. В противном случае, пользуйтесь преимуществами современного электронного реестра, который защищен от подделок и потери.

Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ (Трудовой кодекс, Постановление Правительства № 796) и разъяснений Минтруда и Социального фонда России. Дата актуальности информации: май 2026 года.