С переходом на цифровой формат учета трудового стажа многие работодатели сталкиваются с вопросом: что делать, если новый сотрудник сообщает, что у него нет бумажной трудовой книжки (ТК), а сведения хранятся в электронном виде (ЭТК)?
В данной статье мы подробно разберем алгоритм действий кадровика и бухгалтера, чтобы оформление сотрудника прошло в полном соответствии с законодательством 2025–2026 годов.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Электронная трудовая книжка — это не отдельный документ в привычном понимании, а совокупность данных о трудовом стаже человека, которые хранятся в системе Социального фонда России (СФР). Сотрудник может получить выписку из этой системы через портал «Госуслуги», в личном кабинете СФР или в МФЦ.
Варианты ситуации при приеме на работу
Прежде чем приступать к оформлению, важно определить, в какой именно ситуации находится ваш новый сотрудник:
- Сотрудник впервые устраивается на работу. В этом случае бумажная книжка не заводилась, и сведения будут вестись только в электронном виде.
- Сотрудник перешел на ЭТК на предыдущем месте работы. У него есть бумажная книжка, но в ней стоит запись о переходе на электронный формат, и она хранится у предыдущего работодателя.
- Сотрудник просто предоставил выписку из СФР. Он хочет, чтобы все дальнейшие записи велись в электронном виде.
Пошаговая инструкция по оформлению
Шаг 1. Получение документов
Если сотрудник утверждает, что у него ЭТК, попросите его предоставить один из следующих документов для подтверждения стажа (если это необходимо для назначения надбавок или проверки квалификации):
- Выписка из ЭТК (сформированная через Госуслуги или СФР).
- Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р или СТД-СФР).
Важно: По закону работодатель не может требовать «предъявить» физическую книжку, если сотрудник официально перешел на электронный формат.
Шаг 2. Оформление трудового договора
Наличие или отсутствие бумажной книжки не влияет на процесс заключения трудового договора. Вы оформляете его в стандартном порядке: подписываете договор, издаете приказ о приеме на работу.
Шаг 3. Подача сведений в СФР (ЕФС-1)
Это самый главный этап. Поскольку физической книжки нет, вся информация о приеме на работу передается в электронном виде.
- Сформируйте отчет по форме ЕФС-1 (подраздел о трудовой деятельности).
- Укажите в отчете дату приема, должность, структурное подразделение и условия оплаты труда.
- Отправьте отчет в СФР в установленные законом сроки (не позднее следующего рабочего дня после издания приказа).
После того как СФР обработает этот отчет, данные автоматически появятся в электронной трудовой книжке сотрудника.
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли заводить бумажную книжку, если сотрудник хочет ЭТК?
Нет. Если сотрудник впервые устраивается на работу или уже перешел на ЭТК, заводить бумажную книжку не нужно. Все записи ведутся исключительно в цифровом формате через подачу отчетов в СФР.
Что делать, если сотрудник хочет вернуться к бумажной книжке?
Согласно текущим правилам, переход с бумажной книжки на электронную является безотзывным. Если сотрудник однажды подписал заявление о переходе на ЭТК, вернуться к ведению бумажной книжки он уже не может.
Как сотрудник может проверить, что запись о приеме внесена?
Сотрудник может в любой момент:
- Заказать выписку на портале Госуслуг.
- Обратиться в любой отдел СФР или МФЦ.
- Запросить у вас (работодателя) справку СТД-Р (сведения о трудовой деятельности).
Резюме для кадровика
Если у нового сотрудника ЭТК, ваш алгоритм максимально прост:
Трудовой договор $
ightarrow$ Приказ о приеме $
ightarrow$ Отчет ЕФС-1 в СФР.
Никаких записей ручкой, никаких печатей в книжках и никакого хранения бумажных томов для таких сотрудников.