С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), а с 1 января 2026 года этот процесс завершается: бумажные трудовые книжки перестают быть обязательными для новых сотрудников, а все сведения о трудовой деятельности формируются исключительно в цифровом виде․ Однако многие работники продолжают иметь как бумажную, так и электронную форму учета стажа․ Поэтому при приеме на работу важно правильно определить трудовой стаж, особенно если сотрудник предоставляет только электронную трудовую книжку․
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, в котором хранятся сведения о трудовой деятельности сотрудника, включая:
- даты приема на работу;
- даты увольнения;
- должности и подразделения;
- переводы на другие работы;
- приостановление и возобновление трудовых отношений․
Все эти данные формируются работодателем и передаются в Пенсионный фонд России (ПФР) через систему электронного документооборота․ Сотрудник может получить доступ к своим данным через личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуги․
Какие документы подтверждают стаж при наличии ЭТК?
При приеме на работу работодатель обязан установить трудовой стаж сотрудника для расчета отпусков, больничных, компенсаций и других социальных гарантий․ В случае наличия электронной трудовой книжки, подтверждением стажа служат следующие документы:
Выписка из электронной трудовой книжки (СТД-Р)
Это основной документ, который должен предоставить сотрудник․ Выписка формируется в электронном виде и содержит полную историю трудовой деятельности с 2020 года․ Она может быть получена:
- через личный кабинет на сайте ПФР (pfrf․ru);
- через портал Госуслуги;
- в бумажном виде — по запросу в отделении ПФР или МФЦ․
Форма выписки называется СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности работника)․ Она имеет юридическую силу и может быть использована как доказательство трудового стажа․
Сведения из ПФР (СТД-СФР)
Если сотрудник не предоставил выписку, работодатель может запросить сведения о трудовой деятельности напрямую в ПФР через электронный обмен данными․ Для этого необходимо получить согласие сотрудника на передачу персональных данных․
Документы, подтверждающие трудовую деятельность до 2020 года
Электронная трудовая книжка не содержит сведений о работе до 2020 года․ Для подтверждения стажа до этого периода сотрудник должен предоставить:
- бумажную трудовую книжку (если она сохранилась);
- трудовые договоры;
- приказы о приеме и увольнении;
- справки с предыдущих мест работы;
- выписки из архивов (если организация ликвидирована)․
Все эти документы должны быть заверены печатями и подписями (если это возможно)․ Если документы утеряны, сотрудник может обратиться в архив или в ПФР для восстановления сведений․
Договоры ГПХ (гражданско-правового характера)
Периоды работы по договорам ГПХ также могут учитываться в страховой стаж, если с таких выплат уплачивались страховые взносы в ПФР․ Для подтверждения таких периодов требуются:
- договор ГПХ;
- справка из ПФР (СТД-СФР), подтверждающая уплату взносов;
- документы, подтверждающие фактическое выполнение работ․
Как рассчитать общий трудовой стаж?
Общий трудовой стаж — это сумма всех периодов работы, подтвержденных документально, включая:
- работу по трудовому договору;
- государственную и муниципальную службу;
- военную службу;
- периоды ухода за ребенком до 1․5 лет (до 2020 года — только до 3 лет);
- время получения пособия по безработице;
- время обучения в вузе при условии, что оно было до 2020 года и сопровождалось уплатой взносов․
Важно: При расчете стажа для целей трудового законодательства (отпуска, больничные, компенсации) учитываются только периоды, подтвержденные документально․ Страховой стаж (для пенсии) может включать и другие периоды, но они не всегда влияют на трудовые права․
Пример расчета стажа:
Сотрудник предоставил:
- бумажную трудовую книжку: 2010–2019 гг․, 9 лет;
- выписку из ЭТК (СТД-Р): 2020–2025 гг․ — 5 лет 6 месяцев;
- справку о работе по ГПХ: 2018–2019 гг․ — 1 год (взносы уплачивались)․
Общий стаж = 9 + 5,5 + 1 = 15,5 лет․
При этом периоды по ГПХ учитываются только при наличии подтверждения уплаты страховых взносов․
Что делать, если сведения в ЭТК неполные?
Если в электронной трудовой книжке отсутствуют какие-либо периоды работы (например, до 2020 года), сотрудник должен:
- Собрать все имеющиеся документы (трудовые договоры, приказы, справки)․
- Направить в ПФР заявление о внесении сведений в ЭТК (форма доступна на сайте ПФР)․
- Приложить к заявлению копии документов․
- После проверки ПФР внесет сведения в ЭТК в течение 5–15 рабочих дней․
Работодатель не вправе отказать в приеме на работу только потому, что в ЭТК не все периоды отражены — он обязан принять документы и самостоятельно запросить недостающие сведения в ПФР или архив․
Обязан ли работодатель пересчитывать стаж при переходе на ЭТК?
Нет․ Согласно законодательству, при переходе на электронный формат работодатель не обязан пересчитывать стаж уже работающих сотрудников․ Пересчет требуется только при приеме на работу нового сотрудника или при изменении условий труда (например, при назначении льготной пенсии)․
Практические рекомендации для работодателей
- Запрашивайте СТД-Р — это основной документ для подтверждения стажа с 2020 года․
- Требуйте бумажную трудовую книжку — если сотрудник работал до 2020 года, она остается ключевым доказательством․
- Не отказывайте в приеме из-за отсутствия полной ЭТК — это нарушение трудового законодательства․
- Запрашивайте сведения в ПФР — если сотрудник не предоставил выписку, вы можете запросить данные через электронный обмен․
- Храните все документы, даже если у сотрудника есть ЭТК, бумажные подтверждения до 2020 года должны храниться в личном деле․
Электронная трудовая книжка — это удобный и надежный инструмент учета трудового стажа, но она не отменяет необходимости подтверждать периоды работы до 2020 года․ При приеме на работу работодатель должен:
- запросить выписку из ЭТК (СТД-Р);
- попросить предоставить бумажную трудовую книжку (если есть);
- принять другие документы (договоры, справки, приказы);
- в случае расхождений — запросить сведения в ПФР․
Правильно рассчитанный стаж, это не только гарантия соблюдения трудовых прав сотрудника, но и защита работодателя от претензий со стороны трудовой инспекции и ФСС․ Не игнорируйте документы, даже в эпоху цифровизации бумажные подтверждения остаются важной частью трудового учета․
Важно помнить: Электронная трудовая книжка не обнуляет реальный стаж․ Она лишь упрощает его учет․ Главное — собрать полный пакет документов и действовать в рамках закона․