С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что с этого момента все записи о трудовой деятельности граждан будут храниться исключительно в электронном формате. Однако, несмотря на цифровизацию, бумажные трудовые книжки продолжают оставаться важным документом, и их правильное оформление остается актуальной задачей для работодателей.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка — это цифровая версия традиционной бумажной трудовой книжки, которая хранится в информационной системе Пенсионного фонда России. Она содержит полную информацию о трудовой деятельности гражданина, включая:

• Сведения о приеме на работу;
• Переводы на другую должность;
• Увольнения;
• Награждения и поощрения;
• Сведения о повышении квалификации;
• Иные записи, предусмотренные трудовым законодательством.

Как правильно сделать запись в бумажную трудовую книжку при переходе на ЭТК?

При переходе на электронную трудовую книжку работодатель должен сделать соответствующую запись в бумажной трудовой книжке работника. Эта запись подтверждает, что с определенной даты трудовая деятельность гражданина будет учитываться в электронном формате.

Типовая запись для внесения в бумажную трудовую книжку

Стандартная формулировка для внесения записи выглядит следующим образом:

Порядок внесения записи

1. Определение даты перехода: Как правило, переход на электронную трудовую книжку осуществляется с 1 января 2026 года. Однако работодатель может установить иную дату, если это согласовано с работником.
2. Подготовка документа: Запись вносится в бумажную трудовую книжку работника в разделе «Сведения о работе».
3. Формулировка записи: Запись должна быть четкой, не содержать исправлений и помарок. Она заверяется подписью ответственного лица (как правило, специалиста по кадрам) и печатью организации (если таковая имеется).
4. Уведомление работника: Работник должен быть ознакомлен с внесенной записью под подпись. Это подтверждает его осведомленность о переходе на электронный формат.
5. Передача сведений в ПФР: После внесения записи в бумажную трудовую книжку, работодатель обязан передать соответствующие сведения в Пенсионный фонд России в установленном порядке.

Что делать, если работник отказывается от перехода на ЭТК?

Согласно действующему законодательству, переход на электронную трудовую книжку является обязательным для всех работодателей; Однако работник имеет право сохранить бумажный вариант трудовой книжки. В этом случае:

• В бумажную трудовую книжку вносится запись о том, что с определенной даты трудовая деятельность ведется в электронном формате, но бумажный вариант сохраняется за работником.
• Работодатель обязан продолжать вести бумажную трудовую книжку параллельно с электронной.
• Работник вправе истребовать бумажную трудовую книжку для предъявления в государственные органы или иных случаях.

Какие ошибки чаще всего допускают при оформлении записи?

Неправильное оформление записи может привести к юридическим последствиям. Рассмотрим наиболее распространенные ошибки:

• Отсутствие записи: Если работодатель не внес запись о переходе на ЭТК, это может быть расценено как нарушение трудового законодательства.
• Неправильная формулировка: Запись должна быть точной и соответствовать законодательству. Использование произвольных формулировок недопустимо.
• Отсутствие подписи и печати: Запись должна быть заверена подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии).
• Неознакомление работника: Работник должен быть ознакомлен с записью под подпись. Без этого запись может быть признана недействительной.
• Непередача сведений в ПФР: После внесения записи в бумажную трудовую книжку, работодатель обязан передать сведения в Пенсионный фонд России.

Правовые основы перехода на электронную трудовую книжку

Переход на электронную трудовую книжку регулируется следующими нормативными актами:

• Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»;
• Постановление Правительства РФ от 18 июня 2020 г. № 883 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек»;
• Приказ Минтруда России от 10 октября 2016 г. № 551н «Об утверждении форм и порядка ведения трудовых книжек»;
• Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных».

Что делать, если запись в трудовой книжке уже внесена неправильно?

Если запись в бумажной трудовой книжке была внесена с ошибкой, необходимо:

1. Определить характер ошибки (например, неверная дата, неправильная формулировка и т.д.).
2. Внести исправление в установленном порядке. Исправления в трудовой книжке вносятся путем зачеркивания неправильной записи и внесения правильной записи выше или сбоку. Зачеркивание производится одной чертой, чтобы можно было прочитать зачеркнутый текст.
3. Заверить исправление подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии).
4. Уведомить работника об исправлении под подпись.

Переход на электронную трудовую книжку — это важный шаг на пути к цифровизации трудовых отношений. Однако, несмотря на развитие электронных форматов, бумажные трудовые книжки продолжают оставаться важным документом. Правильное оформление записей в бумажной трудовой книжке при переходе на ЭТК, это обязанность работодателя, которая должна быть выполнена в строгом соответствии с законодательством.

Следуя рекомендациям, изложенным в этой статье, вы сможете избежать ошибок и обеспечить правильное ведение трудовой документации. Помните, что своевременное и корректное оформление записей в трудовой книжке — это залог защиты прав и интересов как работника, так и работодателя.